登録事業者23万超のプラットフォームを支える請求・クレジットカード決済を、数字の根拠をすぐ説明できる収益管理基盤へ。海外製システムからのリプレイスの舞台裏

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建設業界では人手不足が深刻化し、現場の担い手確保に向けたデジタル活用が進んでいます。23万の登録事業者数を誇る、建設現場で働く事業者と工事会社をつなぐマッチングプラットフォーム「助太刀」を運営する株式会社助太刀では従来、顧客に対する契約・請求・収益管理を海外製のサブスクリプション管理システムで行っていました。しかし、多機能なシステムを使いこなすための体制を組みきれず、数字の根拠を詳細に説明しきれない状態が社内での課題に。契約更新の節目に費用対効果を見直し、同社はリプレイスを決断しました。現在はクレジットカード決済やセルフサーブ販売までScalebase上で完結させ、事業成長の基盤として活用を広げています。

今回は、約4ヶ月でScalebaseへの移行をやり遂げた経緯と成果について、株式会社助太刀の執行役員CAO 吉田様、経理チームリーダー 両角様、経理チーム 木宮様、Ops部営業支援チームリーダー 西内様、Ops部営業企画チーム 清水様、開発部 バックエンドグループマネージャー 山口様に、お話を伺いました。

―会社と事業の概要について教えてください。

吉田　様：

当社は、建設現場で働く事業者と工事会社をつなぐマッチングプラットフォーム「助太刀」を運営しています。お客様は工事会社が中心で、営業担当が丁寧にご提案しながら導入いただくスタイルが基本です。

社内の役割分担としては、日々の契約登録や請求・決済のオペレーションはOpsチームが担い、経理はそこから上がってくる数字を確認する体制です。開発部は、自社サービスとScalebaseのつなぎ込みを担当しています。Scalebaseでは、お客様への毎月の請求から、クレジットカード決済、収益認識までを管理しています。

本来は専任エンジニアを置いて使いこなす海外製システム。次第に、社内で説明しきれない「ブラックボックス」に

―Scalebase導入前の課題はどのようなものでしたか？

吉田　様：

もともと売上はスプレッドシートで管理していましたが、監査法人から「システムで統制・管理すべき」という指摘を受け、機能が最も豊富だったことを理由に、以前のシステムを導入した経緯があります。

ただ、本来であれば専任のエンジニアを複数名置いて使いこなすような大きなシステムで、現在のフェーズの当社ではそこまでの体制を組みきれませんでした。結果として、どのような操作がどのような計上につながるのかを社内で説明しきれない、いわばブラックボックスの状態になっていきました。数字の根拠を確認しようにも海外の開発元への問い合わせが必要な場面が多く、回答までに1〜2週間を要することもあり、会計監査に必要な説明を揃えるのに大きな手間と時間がかかっていました。

西内　様：

オペレーションの現場でも、入力した結果がどの数字にどう反映されるのかが分かりにくく、想定と違う動きをしたときに原因を特定するのが難しい。経験則で運用ルールを補いながら業務を回していました。

山口　様：

開発の観点では、リファレンスが英語であることもあり、APIの細かい挙動を把握するのに時間がかかりました。分からないことは自分で動かして確かめる必要があり、SFAとの連携も一部は手作業で補っていました。

契約更新の節目に費用対効果を見直して決断。「こちら側の人か」と思うほどの担当者の業務理解が決め手

―リプレイスを検討されたきっかけを教えてください。

吉田　様：

システムの契約更新の時期が近づいていたことです。決して小さくないコストを払い続けており、一度更新すればその先も長く使い続けることになります。「今の活用度合いにコストが見合っているのか」と見直しを始めたタイミングで、ちょうどScalebaseからご連絡をいただきました。

実は約5年前に、以前のシステムを選定した際にもScalebaseは候補に挙がっており、当時は機能面で見送ったと聞いています。ただ、その経緯を知るメンバーはすでに社内におらず、ゼロベースでお話を聞くことにしました。社内にはSFAへの作り込みやスクラッチ開発という声もありましたが、リソースを考えると現実的ではなく、この領域で実績のある既存プロダクトを探すと、自然とScalebaseに絞られていきました。

―Scalebase導入の決め手について教えてください。

吉田　様：

PoCの段階で、当社の課題を丁寧に整理していただいたことです。当社は商品構成が複雑で、手間のかかる商材も多いのですが、担当の方が「こちら側の人か」と思うほど業務を理解したうえで、「こういうことができるのではないか」という提案をまとめてくださいました。

もうひとつは、収益認識機能をこれから開発するという話があったことです。当社にとって一番のポイントは収益認識で、請求やクレジットカード決済はその次でした。「これから作る」のであれば、当社の要件も聞いていただけるのではないかという期待が持てました。コストも大きく下がる見込みでしたし、当時300社ほどの導入実績があり、大手企業の事例もあることも決め手になりました。

決済データと収益データが「当たり前に」一致する。問い合わせの回答は2週間から最大2日に

―Scalebase導入後、業務はどのように変化しましたか。

西内　様：

何をどう入力すれば、どのような請求データが出てくるのかが明確に分かるようになりました。以前は、入力の結果がどのような請求になるのか、確信を持てないまま請求日を迎えることもありましたから、大きな違いを感じています。

それから、サポートの速さです。「こんなに速いレスポンスがあるのか」と驚いたほど、回答も調査も迅速です。以前は回答まで1〜2週間かかっていたものが、今は遅くとも2日ほどで返ってきます。しかも、いつもこちらのオペレーションを理解したうえで答えていただけるので、的外れな回答を受け取ったことがありません。

吉田　様：

Scalebaseは、設定したとおりに計算されます。決済のデータと収益のデータが、当たり前のこととしてきちんと一致します。これは、請求から決済、収益認識までが同じ基盤の上でつながっているからこそです。以前は数字の背景を自分たちの言葉で説明しきれないことに、もどかしさを感じていました。今は「この数字はなぜこうなっているのか」と問い合わせれば、すぐに「こういう計算です」と根拠が返ってきます。多くの場合は自分たちの入力に原因があるのですが、原因が分かるため次に活かせます。以前抱えていた悩みの大半は、リプレイスで解消されました。当たり前のことと思われるかもしれませんが、この「当たり前」がいかに重要なことか再認識しました。

数字の根拠を求められたときに計算ロジックをすぐに確認し、自分たちの言葉で説明できるようになったのは大きな変化です。収益スケジュールのエクスポート機能をこちらの要件に合わせていち早く開発・提供していただくなど、必要なものも着実に揃ってきています。「当社の要件も聞いていただけるのではないか」という導入時の期待は、実際にそのとおりになったと感じています。

合言葉は「欲張らないミニマムリプレイス」。専任担当を立て、4ヶ月でデータ移行を完了

―オンボーディングはどのように進みましたか。

吉田　様：

前のシステムの契約期限が決まっていたので、後ろ倒しのできない短納期のプロジェクトでした。データと商品を知り尽くしたメンバーを専任に据え、他の業務から切り離して移行に集中してもらう体制で臨み、現行データでの検証と本番データの投入、2段階に分けて約4ヶ月で移行しています。

意識したのは、「欲張らないミニマムリプレイス」です。以前の運用でやりきれていなかったことを、導入初期段階のScalebaseで無理に実現しようとしない。リプレイスと同時に業務改善まで欲張ると、必ずどこかに無理が生じます。そのため、入金消込の自動化なども、あえて初期スコープから外しました。きれいに載せ替えることだけを目指した結果、狙いどおりに置き換えることができ、「次はどこを良くするか」を考えられる状態になりました。

西内　様：

短納期だった分、移行の正解となる「以前のシステムでどのように収益データが作られていたのか」の把握には、もっと早く着手すればよかったと感じています。収益データの投入では何度かやり直しも発生しましたが、Scalebaseの方に伴走いただきながら、稼働までたどり着くことができました。

日本語リファレンスのAPIでセルフサーブ販売を実現。「あとはアクセルを踏むだけ」の状態へ

―開発・システム連携の観点ではいかがですか。

山口　様：

APIの機能数だけで言えば、正直なところ、以前のシステムの方ができることは多いと思います。ただ、実際に使いこなせる機能の数で言えば、むしろ逆転していると感じます。Scalebaseの方がシンプルで扱いやすく、何よりリファレンスが日本語であることが大きいです。

現在は、お客様がクレジットカードで決済すると、Scalebase APIで契約と請求が自動的に作成され、翌月以降はScalebase ペイメントの自動決済で更新される、セルフサーブの仕組みが稼働しています。実装中に困った点はSlackですぐに相談できますし、「初回の請求日はお申込みの当日にしたい」という要望には、約1週間でAPIのパラメータ追加をリリースしていただけました。

―今後の展望について教えてください。

吉田　様：

当社のサービスは、ご利用いただく事業者数がそのまま事業の成長を左右します。これまでは営業担当による提案型の導入が中心で、「まずはお試しで」という入り口を用意しきれていませんでした。現在は、気軽に始められるプランをセルフサーブで提供し、価値を実感いただいてから上位プランへ進んでいただく流れを広げていきたいと考えています。セルフサーブは申込みから更新まで基本的に自動で進むので、営業工数をかけずにお客様の裾野を広げられます。

山口　様：

決済の成功・失敗の確認から再決済までのワンサイクルも自動化されれば、完全に人の手を介さない販売の仕組みができます。そこまで整えば、あとはこちらがアクセルを踏むだけです。セルフサーブ向けAPIのさらなる拡充に期待しています。

西内　様：

入力業務の工数自体は、既存の業務フローをそのまま移行したため、実はまだ大きく変わっていません。これは意図したとおりで、ここからが本番です。請求書送付や入金消込など、まだ使いきれていない機能を活用しながら、手作業の確認が多い当社のオペレーション全体を最適化していきたいと考えています。

「一緒に成長してくれるパートナー」。こちらのニーズを汲み、要望が形になって返ってくる

―Scalebaseを一言でいうとどんな存在ですか？

西内　様：

まず思い浮かぶのはサポート力です。どなたに質問してもレスポンスが速く、答えが的確で、開発のスピードにも驚かされます。質問の背景まで理解して、「こういう機能があったらいいですね」という形に翻訳までしてくださるので、本当にありがたいですね。

吉田　様：

「一緒に成長してくれるパートナー」ですね。海外製のシステムは、グローバルで磨かれた標準仕様に業務を合わせて使いこなす思想で作られていると感じます。それが合う会社もあると思いますが、やりたいことが次々に出てくる当社には、ニーズを汲みながら一緒に進化してくれるScalebaseが合っていました。「今週中にお願いしたい」とお伝えしたら翌日にはできあがっていたこともありますし、依頼したことが途中で消えてしまったことは一度もありません。忘れられてしまったかなと思っていた要望が、しっかり形になって出てきたこともありました。当社にとって非常に心強い存在で、リプレイスして本当に良かったと思っています。