契約管理の業務効率化

契約管理システムとは、顧客の契約情報を電子データやクラウド上で一元的に管理するシステムです。契約書の作成、検索、保管、更新など、契約管理に必要なあらゆる作業を支援します。特に、顧客ごとに契約状況が細かく異なるSaaSビジネスでは、契約管理が煩雑化しやすいため、契約管理システムの導入が効率化のカギとなります。 契約管理システムには、契約管理に特化したものや、契約締結から契約書の管理までを一元化できるもの、契約書以外の社内文書にも対応したものなど様々なシステムがあります。また、AIを活用した契約内容の分析や、紙の契約書をデジタル化して契約管理を効率化する機能を持つシステムもあります。このように、契約管理システムは、契約管理における課題を解決し、ビジネスを円滑に推進する上で不可欠なツールといえます。

契約管理システムの導入は、業務効率化とコスト削減において大きなメリットがあります。顧客の契約状況やサービス提供内容、請求情報を一元的に管理でき、必要な情報を迅速に検索・確認することで業務効率化を実現します。紙の契約書ファイルとは異なり、クラウド上で利用できる契約管理システムは場所を問わずアクセスが可能で、検索性も高いため、作業時間を大幅に短縮します。 また、契約管理システムは過去の契約内容の記録や契約変更の設定、契約更新時のアラート機能を備え、契約管理における作業ミスや更新漏れを防ぎます。特に、契約管理が複雑化しやすいSaaSビジネスでは、契約管理システムを導入することで、契約状況を正確に把握し、顧客対応や請求業務のスピードと精度を向上させることが可能です。

Scalebaseの契約管理の特徴は、契約書そのものの管理ではなく、サービス提供にあたって取引先との間に発生する契約情報を管理する点です。 取引先・提供サービス・プラン・価格・オプション・契約期間などの情報を管理し、また契約期間中のプラン変更やオプション追加などの履歴管理にも対応しています。Excelやスプレッドシートで管理をする場合、1社あたりの行数が増える、上書きにより最新の情報しか把握できない、などの問題があります。Scalebaseでは、こうした問題を解消すると同時に、契約情報をもとに毎月の請求データを自動生成し、請求業務の効率化にも寄与します。