月末月初に3営業日かかっていた請求業務が半日に短縮。Scalebase 見積で1件あたり約15分かかっていた見積作成も一瞬に！

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AI面接や採用支援、入社後の定着支援といったHR領域のAI SaaSが急速に広がる中、選択式の従量課金やチケット制（前課金）など、課金モデルはますます複雑になっています。年商約1,700億円のレバレジーズ株式会社が展開する【AI人事プラットフォーム】「NALYSYS（ナリシス）」も、6つのサービスに複数の料金プランが混在し、契約・請求の形もお客様ごとに様々です。見積はExcelで1件ずつ手入力、契約・請求管理もExcel頼みという状況で、月末月初には3営業日を請求業務に費やす状態だったと言います。

今回は、ScalebaseとScalebase 見積の導入によって見積から契約・請求までの管理を一元化した経緯と成果について、レバレジーズ株式会社 NALYSYS事業部の事業部長 大滝様、契約・請求業務ご担当 窪田様、カスタマーサクセス 難波様に、お話を伺いました。

―会社と事業の概要について教えてください。

大滝　様：

当社レバレジーズは、設立から約20年、年商約1,700億円規模の会社です。その中で私たちの事業部は、採用・配置・マネジメントから労務DXまで、組織改善をトータルでサポートするAI人事プラットフォーム「NALYSYS（ナリシス）」を提供しています。

具体的には、採用におけるAI面接サービスや、入社後の定着を支援する離職防止マネジメントなど、人事業務のあらゆるフェーズに寄り添うAI SaaSを展開している部署になります。

―Scalebaseでどのようなサービスの請求管理をされていますか。

大滝　様：

「NALYSYS」の契約・請求管理でScalebase本体とScalebase 見積を使用しています。当社のサービスは現状6つあり、その中にも複数の料金プランがあるという複雑な構成です。プライシングも、選択式の従量課金でラダーになっているもの、アカウント数や使用量で按分していくもの、前課金型のチケット制と、大きく3つの形があります。お客様によってはそれらを組み合わせてご利用いただいているので、契約の仕方も請求の仕方も複雑になっている状態です。

月末月初の請求業務に3営業日。料金体系が複雑な分、正確に対応し続けるプレッシャーがあった

―Scalebase導入前、契約・請求管理はどのように行われていましたか。

大滝　様：

契約管理も請求管理もExcelで行っている状態でした。フローを整備するより先に契約数が増えていき、月末になると新規契約と既存契約をリストアップし、請求書を作るという作業をやっていました。月末月初の3営業日ぐらいはそれにかかりきりでしたね。社内での確認のやり取りも頻繁に発生していて、「いよいよ仕組みを整えないと」という状態でした。

窪田　様：

私が請求業務を引き継いだ当初は、複数の管理シートを渡されたものの、それぞれのつながりを把握するのに苦労しました。契約書を探すのにも時間がかかり、毎月Excelと向き合いながら作業していました。料金形態が複雑な分、正確な請求を出し続けること自体が大きなプレッシャーで、常に気を張っている状態でした。

代表的な課金モデルがプリセットで用意されていた。CSサポートの手厚さと合わせて2点が決め手に

―Scalebaseをどのような経緯で選定されましたか。

大滝　様：

最初のきっかけは展示会です。当社も出展していて、チラシをいただいて、Scalebaseのことは以前から知っていました。決め手は2つあります。1つは、代表的な課金モデルがプリセットで用意されていて、商品の金額を設定すればすぐに使えるという点。もう1つは、CSのサポートが手厚いと伺っていた点です。この2点で決めさせていただきました。

―Scalebase 見積も当初からセットで検討されていたのですか。

大滝　様：

最初は考えていませんでした。請求書を送ったり契約を管理したりするところが喫緊の課題だったので、まずそこが最優先でした。ただ、最初の打ち合わせで見積の話を聞いて、「もっと手前のところもできるんだ」と。

窪田　様：

HubSpotとの連携もできると聞いて、「すごくいいじゃん」となったのを覚えています。

約2ヶ月、毎週の定例とSlackの即レスで伴走。帳票レイアウトの細かい相談にも応えてもらえた

―オンボーディングはどのように進みましたか。

窪田　様：

約2ヶ月間、毎週定例を組んでいただいて、どうやって活用できるかという相談に乗っていただきました。具体的なご提案までしていただけるのがありがたかったです。Scalebase 見積を導入する段階では、いざやってみると「レイアウトはどうしよう」といった細かいところで正直困ったのですが、ご相談すると一つひとつ対応してくださいました。

もともと「サポートの手厚さで決めた」と言っていたのですが、まさにその通りでした。小さな質問からSlackでやり取りさせていただいて、すぐに回答や対応をいただけるので、本当に助かっています。

月次請求が3営業日から半日に短縮。「1回で正しい情報にたどり着ける」状態に

―Scalebase導入後、業務はどのように変化しましたか。

大滝　様：

今月の請求業務は半日で終わりました。3営業日かかっていたものが、昼過ぎには確認まで完了している。本当に早くなりましたね。正確性の面でも、データがすべてScalebaseに集約されているので、内容をすぐに確認・突合できるようになりました。

それから、いろいろなリスクが減ったと感じています。請求まわりの正確性も高まりましたし、契約更新のタイミングを逃してお客様のサポート機会を失う、といったリスクも低減できて、みんなの精神的な負荷も下がりました。私自身はレポートをよく見ていて、事業の意思決定やKPI管理に使えるようになったのが大きいです。請求業務に使っていた時間を、事業の計画を練るという一段上のところに使えるようになりました。

窪田　様：

請求書の作成から送付まで、今は1営業日で完了しています。以前は1通ずつ内容を確認しながら送っていたので、一斉送信できるようになったのは大きいです。何より、マスタとなる箱ができたことで「ここを見れば正しい情報が分かる」という安心感が生まれました。

難波　様：

カスタマーサクセスとしては、お客様の今の契約形態をもとに打ち合わせや提案に伺うので、それがすぐ確認できるようになったのは本当にありがたい変化でした。以前はHubSpotに開始日・終了日を入力してもらうフローはあったものの、それが最新の情報かどうかを確認しづらい状態でした。今はScalebaseの契約から契約書をパッと見に行けるので、「1回で正しい情報にたどり着ける」のがすごく嬉しいところです。

HubSpot連携で見積作成は約15分から一瞬に。内訳が商品マスタとつながり、サービス別の売上も見えるように

―Scalebase 見積の効果はいかがですか。

難波　様：

これまでExcelで作成していた頃は、日付や項目をすべて手入力していたので、1件あたり15分ぐらいはかかっていたと思います。今はHubSpotと連携しているので、商談の情報をそのまま見積に取り込めます。手入力がなくなって、見積を作ること自体は一瞬です。

大滝　様：

承認フローも整いました。今はSlackのワークフローで上長が承認してから見積を出す形になっているので、社内で決めている割引率の範囲内に収められるようになりました。どの見積で進行しているのか、どれで締結したのかも全部Scalebase 見積上で分かるようになりました。オペレーションが整備されて、組織全体でルールが統一されたと思います。

窪田　様：

見積が商品マスタとつながっているので、サービスごとの売上も分かりやすくなりました。見積と契約が常に一致した状態で一元管理できているのが非常に大きいです。

―社内のコミュニケーションにも変化はありましたか。

窪田　様：

契約の管理を一つの場所でみんなが同じ目線で見られるようになったので、「新しい契約はこういう形にできるんだっけ」「ここはもっとこうした方がやりやすいよね」という会話が増えました。こうした会話が増えたからこそ、運用がより良いものになっている実感があります。

難波　様：

以前は「これどうしよう」というイレギュラーへの対処だけで労力を使い切っていたのが、今は対処の時間がぎゅっと短くなったので、「今後どうするか」という話に時間を使えています。

「一番大切なパートナー」であり「事業の基盤」。

―Scalebaseを一言でいうとどんな存在ですか？

窪田　様：

「一番大切なパートナー」ですね。いなくなったら本当に困る存在です。

難波　様：

「事業の基盤」という言葉が浮かびました。契約・請求まわりの土台になっている感覚です。

大滝　様：

正直、導入前は「まだいけるかな」と思っていた部分もあったんです。でも、実際に使ってみると、もうScalebaseを使っていなかった頃には戻れなくなっています。業務が効率化されただけでなく、売上をはじめとした事業の状況がすべて可視化されるようになったので。パートナーであり基盤、まさにそういう存在だと思います。