サブスク対応のDBを構築し、スプレッドシート運用を撤廃

業種：通信サービス業/SaaS（BtoB）
従業員規模：700～800名

<導入前の課題> ・数千件の契約情報をスプレッドシートで管理しており、作業工数が割かれると同時にミスが発生しやすい環境。セキュリティ上のリスクも懸念 ・スプレッドシートがベースとなるため、集計・分析の負荷が高くデータ活用が進まない ・運用・管理に人員が割かれるため、事業拡張への対応が困難 ＜本プロジェクトのポイント＞ ・サブスクの販売管理に特化したScalebaseにより契約管理・請求データ生成を自動化し、スプレッドシート管理を撤廃  ・サブスク特有のKPIや実績管理、売上予測など豊富なレポート機能で意思決定を高速化 ・外部システムと組み合わせたオペレーション構築も、中立的な立場から現実的かつ効果的な方法をご提案    ＜チーム体制＞     ・専任コンサルタント（1名）/　開発担当者（適宜アサイン）

見積作成から販売・契約管理、請求データ生成を自動化し、スプレッドシート運用を撤廃

プロジェクト概要

Scalebaseにご相談いただいた課題は、スプレッドシートで行っているサブスクリプションの契約管理を自動化したいということでした。

数千件におよぶ契約情報を10名弱の共同作業で運用・管理されており、ミスが起こりやすい環境であるほか、契約件数が増加するにつれて人員を増やす必要があるという経営的なリスクも抱えていらっしゃいました。過去にシステム障害が起きた際に、顧客情報がスプレッドシートでの管理となっていることが問題視された経緯もあります。加えて、スプレッドシート運用では過去の契約履歴が一つのセルに羅列されているため、データの集計・分析が困難でデータ活用が進まないという課題もありました。

また、現行フローでは、受注管理、契約管理、請求管理を複数のシステムで行っており、それぞれのデータが分断されているため、手作業でメンテナンスする手間が発生。データの正確性にも懸念が残るという状況でした。 

本プロジェクトでは、見積作成から販売管理・契約管理、請求データ生成までの業務を『Scalebase』に移管し、スプレッドシート運用を完全に撤廃。Scalebaseの標準機能として備わっているダッシュボードで各種KPIや実績をリアルタイムで把握し、データドリブンな事業活動ができる基盤を構築しました。

  導入前の 課題

•  現行の販売管理システムではサブスクリプションに対応できないため、数千件の契約情報をスプレッドシートで管理。多くの作業工数が割かれると同時に、スプレッドシートへの共同作業によりミスが発生しやすい環境
•  スプレッドシートがベースとなるため、集計・分析に時間がかかりデータ活用が進まない
• スプレッドシート管理では将来的な事業拡張への対応が困難。かつセキュリティ上のリスクも懸念

↓
〈導入後〉

スプレッドシートでの契約管理を撤廃。
サブスク対応のDB構築により、今後の事業拡大も見据えた管理基盤へ。

システム移行・オペレーション構築の難所として、現行の販売管理システムで行っている仕入管理（Scalebaseの機能対象外）をどうするかという論点がありました。弊社では複数の解決策をご提示し、最終的に仕入管理業務のみ現行システムで対応することに帰結しました。

Scalebaseでは、ご利用中の外部システムも含めてクライアント様の状況を深く理解し、一緒に最善の方法を検討します。

膨大なデータ移行も手厚くサポート。事前の操作・運用検証で、想定通りの本稼働へ

プロジェクト実行プロセス

本プロジェクトでは、スプレッドシートによる運用・管理を完全に撤廃するとともに、データドリブン経営を実現するための基盤を構築したいというご要望があり、スプレッドシートに入っている過去10年分の契約情報を全てScalebaseに移行することになりました。膨大なデータ移行量となりましたが、全社を挙げてフォロー体制を組み、無事に本番稼働を迎えることができました。

プロジェクトの実行プロセスは、次の通りです。

①操作検証
既存の契約サンプルを用いて、様々なユースケースとの適合性や出力結果の確認、操作性を確認していただきます。これまでスプレッドシートをベースに運用されていたため、システムの操作については、とくに丁寧なレクチャーを心がけました。また、より効率的な運用方法も、この段階で一緒に検討します。

②データ移行
スプレッドシートで管理していた、約4,000件の契約情報をScalebaseに登録していただきました。本プロジェクトでは、CSVインポートと手作業を組み合わせて移行しています。修正箇所のバッチ処理を行うなど、可能な限り負荷を軽減できるようにサポートしました。

③最終確認
Scalebaseに登録した契約情報をもとに、請求データが自動生成されます。今回のケースでは、外部の請求システムにCSVをインポートするフローとなっているため、実際のデータを用いて想定通りのアウトプットになっているかを突合確認していただきました。

また、これまでのフローに、スプレッドシートのデータを加工して営業部門に各種リストとして渡すという工程がありました。Scalebaseに切り替えた後も同様のリストを出せるよう、SQLを作成してDBから簡便にデータを抽出できるようにお手伝いしました。

④本番移行
Scalebaseの本稼働がスタートします。お問い合わせへの即対応はもちろん、万が一の不具合があった場合にも、すぐにフォローできる体制をとっています。

⑤運用サポート
Scalebaseでは「導入したら終わり」ではなく、運用開始後も継続的にサポートします。「業務フローを変更したい」「連携する外部システムを増やしたい」など、変わり続けるニーズに対応します。

課題を的確に捉え、ベストな解決策を選択できるよう中立的な立場からご提案

本プロジェクトにおけるご支援のポイント

Scalebaseでは、クライアント様ごとに異なる課題や要件、社内事情などを熟知した上で、最善のシステム移行・オペレーション構築をご提案します。本プロジェクトにおいてポイントとなる支援内容を3つに整理しました。

課題1：スプレッドシートでの契約管理を撤廃して、作業工数削減とミスのない運用を実現したい

＜ご支援のポイント＞

サブスク対応のDB構築により、契約管理・請求データ作成を自動化

契約管理業務をScalebaseに移管し、スプレッドシードで行っていた手作業を全て自動化。顧客別/プラン別の契約情報や、契約変更・更新・解約履歴などを正確かつ効率的に管理できるシステム化を実現しました。

加えて、見積管理〜契約管理〜請求データ作成まで一連のプロセスが自動化され、契約・請求業務のオペレーションが大幅に改善されました。

課題2：データドリブンな営業活動や経営判断ができるよう、リアルタイムで簡便に分析できるようにしたい

＜ご支援のポイント＞

サブスク特有のKPIや売上予測、収益分析も即時に把握

（上表は見本です。実際とは異なります）

Scalebase のレポート機能により、MRR/ARR、チャーンレート、LTV、前月差分、顧客別実績/契約情報、アイテム別実績、推移などのデータを作成工数の負荷なくリアルタイムで把握できます。蓄積された情報を次のアクションや意思決定にお役立ていただけます。

課題3：外部システムと組み合わせたワークフローも視野に入れて、より効率的でスムーズな運用方法を提案してほしい

＜ご支援のポイント＞

中立的な立場から、現実的かつ効果的な方法をご提案

クライアント様の業務や生じている課題、社内事情等を深く理解した上で、ソリューション要件を整理。最良の選択ができるよう、ご提案します。本プロジェクトでは、複数の外部システムをつなぐワークフローとなりました。スムーズに連携できるよう、CSV出力形式を調整しています。

Scalebaseでは各種SaaSとの標準APIも豊富に準備しており、今後も拡大予定です。

スプレッドシート管理に伴う作業負荷とリスクを解消し、データドリブンな体制へ

得られた成果

 煩雑な手作業を要したスプレッドシートによる契約・請求管理を、サブスクの販売管理に特化したScalebaseに移管したことで、作業工数とリスク解消において大幅な改善を実現できました。同時に、クライアント様の強いご要望であったデータ活用力の向上においても、期待に応えるシステム基盤を構築することができました。

＜クライアント様の評価ポイント＞

• サブスク特化の管理DB構築によって、今後の事業拡大を見据えたプライシング変更なども柔軟に対応できる
•  データ管理基盤が整ったことで、「データをどう活用していくか」次のフェーズを考えられるようになった。 Scalebaseに蓄積されるデータを使い倒して、社内の様々な部署にインパクトを与えていきたい

担当コンサルトから

本プロジェクトではスプレッドシート管理の課題を解消すると同時に、現行の外部システムを含めて、どのようなシステム体系を構築するのがベストか、一緒に検討させていただきました。様々な論点が出てきた中で、「 Scalebaseをぜひ使いたい」というお言葉をいただいたときは大変嬉しく、大きな励みとなりました。

弊社はサブスク・SaaSビジネスに特化したエキスパートとして、どんなにハードルの高い要件でも、全社を挙げて徹底的に向き合う姿勢があります。ぜひお気軽にご相談ください。

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