サブスクの契約管理をシステム化！脱エクセルで業務効率を高めよう

契約管理はビジネスの円滑化に欠かせない業務です。とくにサブスクリプションの契約管理は事業の成長と共に煩雑になりやすいため、システムを導入することが得策です。本記事では、契約管理の重要性や、サブスクリプションビジネスにおいて契約管理をシステム化するメリットを解説します。

サブスクリプションをはじめとした、継続課金ビジネスを成長に導くポイントをまとめた「BtoB継続課金ビジネスを成功に導く販売・請求管理」も、あわせてご一読ください。

目次
サブスクビジネスにおける契約管理の重要性
エクセルでは限界！サブスクの契約管理をシステム化すべき理由
サブスクの契約管理にシステムを導入するメリット
サブスクの煩雑な契約管理を効率化する「Scalebase」

サブスクビジネスにおける契約管理の重要性

まずは、契約管理の目的や重要性について見ていきましょう。

契約管理とは　

企業間取引は、事前に取り交わした契約の内容に基づいて進められます。契約は法的な効力をもち、トラブルなどが発生した際は対処の根拠となるため、契約内容は適切に管理する必要があります。一般的に、契約管理とは契約に関する書類の管理を指します。締結した契約書の原本や関連書類を保管するほか、契約期間や更新期限、各種規定などをすぐに参照できるように管理することも含まれます。

契約管理を適切に行うことは、リスクマネジメントの観点でも非常に重要です。近年は、契約書を一元管理するシステムや電子契約サービスが提供されており、検索性やセキュリティ性の向上に役立ちます。

サブスクビジネスの契約管理とは

サブスクリプションビジネスにおける契約管理は、一般的なビジネスと比べて特殊で複雑になりやすいという特性があります。一度の取引で商品・サービスの提供が完了する売り切り型のビジネスとは異なり、多彩なプランが用意されているサブスクリプションでは契約期間内に複数の請求や入金処理が発生することが多々あります。時系列で変化する契約情報を請求時に正確に把握する必要があるため、サブスクリプションに適した契約管理の仕組みが求められます。

契約管理の重要性

サブスクリプションの契約管理が適切に行えない場合、請求漏れや誤請求などのミスが起こりやすくなります。ミスがあると修正対応や顧客との調整業務などが発生し、請求処理の遅延や、状況によっては顧客とのトラブルを招く可能性もあります。サブスクリプション特有の複雑な業務を円滑に進める上で、契約管理の重要性は非常に高いといえます。

エクセルでは限界！サブスクの契約管理をシステム化すべき理由

サブスクリプションの契約管理にはシステムを活用するのがおすすめです。エクセルで契約管理を行うことも可能ですが、事業の成長に伴って限界を迎えてしまうパターンが多く見られます。

ここでは、サブスクリプションの契約管理をシステム化すべき理由を4つ紹介します。

契約期間の管理が複雑だから

サブスクリプションでは契約期間や更新期限の管理が煩雑になりやすいです。契約期間が顧客によって異なるため、それぞれの契約開始日・終了日に合わせてサービスの提供や請求処理を行う必要があります。

事業を始めたばかりで顧客数が少ない段階ではエクセル管理でも問題はないですが、顧客数が増えてくると必然的に手間が増大します。そうなると、契約更新のタイミングを間違えたり、終了した契約に対して請求をしてしまったり、顧客の信用に関わるミスが起こりやすくなります。

契約の履歴管理が必要だから

多くのサブスクリプション型サービスでは、多様な顧客ニーズに対応したプランやオプションの選択肢が複数用意されています。顧客は任意のタイミングでプラン変更やオプションの追加を行うことができるため、いつ・どのような変更が行われたのかを時系列で管理する必要があります。エクセルでは顧客ごとの契約内容の変更履歴をわかりやすく管理することは難しく、検索性という点でも不便です。

契約内容の情報共有が難しいから

サブスクリプションでは顧客の入れ替わりや契約内容の変更が多く発生するため、管理表の更新作業も頻繁に行われます。エクセルでは複数人で同時にファイルを開いて管理表を閲覧することは可能ですが、誰かが編集作業を行っている間はファイルが最新の状態とならず、リアルタイムな情報共有が難しくなります。新規顧客やプランのバリエーションが増えれば、常に何らかの編集を行っている状態になりやすいため、速やかな情報共有にはエクセルは不向きといえます。

多様な課金モデルが存在するから

サブスクリプションは月額または年額の定額課金制が主流ですが、使用量やユーザー数に応じて料金が変動する従量課金制のサービスも増えています。他にも、上限・下限を設定するパターンや多段階型、変動従量型など多様な課金モデルが存在し、期間限定のディスカウント処理や日割り計算が必要になる場合もあります。課金モデルの選択肢が多いほど、エクセルでの契約管理も煩雑化し、人的ミスを招きやすくなります。

→導入実績多数！サブスクリプションに特化した契約管理なら「Scalebase」

サブスクの契約管理にシステムを導入するメリット

サブスクリプションの契約管理をシステム化することで、主に3つのメリットが得られます。

メリット①契約管理の煩雑さが解消する

サブスクリプションの管理に適したシステムを導入すれば、複雑な契約管理表を一から作成して継続的にメンテナンスをする必要がなくなります。また、既存のシステム（CRMや会計システムなど）とデータ連携をすることで、入力や転記などの手作業を大幅に減らすことができます。

これにより、事業拡大に伴って顧客やプランが増えたとしても、手間をかけず効率的に契約管理ができるようになります。

メリット②処理漏れや誤請求などのミスを防げる

多くの作業が自動化されることで、顧客ごとの契約情報やプラン変更、オプション追加の内容を時系列で正確に管理できるようになります。期間内に何度も契約内容の変更が発生したとしても、しかるべきタイミングで請求処理を行えるようになるため、処理漏れや誤請求などのミスを防ぐことができます。

メリット③過去の契約情報をすぐに確認できる

エクセルでは難しい契約内容の履歴管理も、システム化をすれば適切に管理できるようになります。過去から現在に至るまで、契約内容がどのような変遷を辿ってきたのかがわかりやすく可視化されるため、顧客からの問い合わせにもスムーズに対応できます。契約情報の検索性が向上することで、請求データの推移分析や事業の成長推移の分析も効率的に行えます。

【参考記事】サブスクリプション管理システムとは｜導入のメリットや選び方も解説

サブスクの煩雑な契約管理を効率化する「Scalebase」

SaaSをはじめとするサブスクリプションの契約管理や請求業務を効率化するには、継続課金ビジネスに対応したシステムの導入が挙げられます。ここで、SaaS企業を中心に約200社以上の導入実績を持つ販売・請求管理システム「Scalebase」を紹介します。

Scalebaseは、営業が使用するSalesforceなどのCRM・SFAと、経理が使用する会計ソフトの間に位置するサービスです。継続課金ビジネスならではの複雑な契約形態、従量課金において取引量に応じて変動する料率設定、オプション機能の追加などを踏まえた契約変更の履歴管理に対応しています。

請求管理では、Scalebaseで設定した計算式（商品マスタ）と使用量データのインポートにより従量計算、サービス・オプションを組み合わせた合計請求額などを自動で算出するため、ミスなく迅速に請求データの確定が行えます。作成された請求データは、請求書の発行、もしくは決済システムへ連携され、毎月の請求業務の効率化に貢献します。

さらにScalebaseでは、契約・請求データをもとに毎月のMRRやChurn Rateの可視化にも対応しています。毎月、顧客に出す請求のデータをそのまま活用するため、正確な数字を設定なしで可視化します。

まとめ

業務が煩雑になりやすいサブスクリプションビジネスを成長軌道に乗せるためには、契約管理をシステム化することが有効です。顧客ごとの契約管理を正確かつスピーディに行えるようになれば、管理業務に要していたリソースを重要度の高い業務に振り向けられるようになります。

サブスクリプションの契約管理において「エクセルでの管理に限界を感じている」「契約管理のミスに起因した請求の処理漏れや誤請求がある」といった課題がある場合は、「Scalebase」をご検討ください。サブスクリプションの契約管理や請求管理に役立つ多彩な機能を備え、事業の円滑な運営と成長を後押しいたします。
サービスについて詳しく知りたい方は、「契約管理の業務効率化」もご一読ください。