2024.12.26

請求業務の悩みを解消！サブスク管理システム導入のメリットと選定ポイント

サブスクリプション型ビジネスは、顧客に対して定期的なサービスを提供し、安定した収益を得ることが可能ですが、請求業務の負担は増加する一方です。特に顧客数が増えると、バックオフィス業務は非常に煩雑になり、手作業では処理が追いつかなくなることがあります。この記事では、サブスクリプションビジネスにおけるバックオフィスの課題と、それらを解決するための管理システムの選定ポイントについて解説します。

BtoB向け継続課金サービスの事業を成功させるためには、サブスク管理システムの導入以外にも、いくつか押さえるべきポイントがあります。成功のポイントを詳しく知りたい方は「BtoB継続課金ビジネスを成功に導く販売・請求管理」をお読みください。

目次
サブスクリプションサービスのバックオフィスにおける課題
 サブスク管理システムの一般的な機能とは？
サブスク管理システム導入のメリット
 サブスク管理システムの選定ポイント
 サブスク事業の契約管理、料金計算、請求・代金回収までを支える「Scalebase」

サブスクリプションサービスのバックオフィスにおける課題

多様な料金プランの運用

サブスクリプションサービスの成長において、多様な料金プランの提供は欠かせません。月額・年額プランや、利用量に応じた従量課金、さらには期間限定のプロモーションや割引など、顧客のニーズに応じたプランを柔軟に設定することが重要です。

ただし、こうした柔軟な料金設定は、バックオフィスの業務負担を増大させます。具体的には、以下のような課題が生まれます。

・複数のプランやオプションの組み合わせ
顧客によって契約プランが異なり、オプションを複数追加している場合もあるため、個々の契約状況に応じて間違いのない計算が求められます。

・プロモーションの適用期間や条件
適用のキャンペーンによって異なる料金計算を行わなければなりません。また、適用条件を満たしているかを都度確認する必要もあります。

契約変更の対応

サブスクリプションサービスは、顧客が契約内容を自由に変更できることが特長です。顧客がサービスをアップグレードしたり、ダウングレードしたり、解約をすることは珍しくありません。このような契約変更の対応は、顧客にとっての利便性を高めますが、一方でバックオフィスの業務としては非常に手間がかかります。

・契約変更による料金計算
アップグレードやオプション追加の場合、変更日から適用を行います。日割りでの料金計算は複雑で手間がかかります。

・解約に伴う返金や割引適用
未使用期間の返金を行う場合や、契約時にキャンペーン等で割引適用を行っていた場合の返金は、料金計算が煩雑です。

毎月の請求と請求ミスの防止

サブスクリプションサービスには、定期的な請求業務が発生します。しかし、手作業による請求書の作成や送付は、ミスが発生しやすい業務です。請求ミスが発生すると、顧客からの信頼を損ない、ビジネス全体に悪影響を及ぼす可能性があります。さらに、キャッシュフローの遅延やミスによる未収金の発生は、長期的にはビジネスの収益性に大きなダメージを与えるでしょう。

・金額や宛名の間違い
計算間違いや新プラン適用の未反映などにより、金額の間違いが起きる可能性があります。また宛名についても、前株や後株などは、特にミスが発生しやすいです。

・請求遅延または未請求
顧客ごとに異なる締め日に対応しなければならないため、請求漏れが起きる可能性があります。また請求遅延は未収金発生のリスクに繋がります。

【参考記事】サブスク管理とは？管理方法や管理事項、注意点などを徹底解説

サブスク管理システムの一般的な機能とは？

サブスク管理システムは、上記の課題を解決するために以下のような機能を提供しています。

顧客管理機能

サブスク管理システムの中心的な機能として、顧客情報の管理があります。これは、顧客の基本的な連絡先情報から、契約状況、支払い履歴、過去の問い合わせ履歴まで幅広くカバーします。

・顧客情報の一元管理
顧客の個別情報を一箇所で管理することで、契約内容や支払い状況を簡単に確認できます。これにより、顧客サービスやサポートが迅速かつ正確に行われます。

・契約状況の記録
契約の開始日、更新日、終了日などの情報をはじめ、契約の変更履歴を記録します。

請求・課金機能

サブスクビジネスにおいて、正確な請求・課金処理は重要な機能の一つです。

・定期的な自動請求
月額や年額の定期的な請求を自動で行う機能によって手動での請求作業を省き、請求ミスを防止します。

・多様な料金プランの管理
複数の料金プランを提供する場合でも、顧客に応じた正確な料金計算を自動で行います。

・プロモーションや割引の適用
割引キャンペーンやプロモーションコードを適用した上で、請求を行います。

・支払い方法の多様化
クレジットカード、口座振替など、複数の支払い手段に対応し、顧客にとって便利な決済手段を提供できます。

・支払い失敗時のリトライ
支払い状況の確認に加えて、支払いが失敗した場合、自動的に再請求を試みることも可能です。

契約管理機能

サブスク管理システムには、顧客の契約を管理する機能も備わっています。契約の変更、キャンセル、アップグレード、ダウングレード、契約更新など、様々な契約操作が可能です。

・契約の自動更新
顧客の契約が自動で更新されるように設定でき、更新時期が近づいた際にリマインダーを送ることも可能です。

・変更や解約の処理
顧客がサービスの変更や解約を希望する際、システム上で簡単に対応でき、その内容に基づいた料金計算が自動で行われます。

・契約履歴の管理
顧客が過去にどのプランを利用していたか、どのタイミングで変更が行われたかといった履歴を追跡することで、将来のカスタマーサポートやマーケティングに役立てられます。

分析機能

サブスクビジネスの成長と改善には、既存顧客から得られるデータの活用が重要です。サブスク管理システムは、顧客の利用状況や売上の動向、チャーンレートなどを可視化し、経営の意思決定をサポートします。

・顧客行動の分析
どのプランが人気か、解約の理由は何か、プロモーションの効果はどうだったかなど、顧客の行動データを分析することで、サービスの改善点や新たなビジネスチャンスを発見できます。

・売上分析と収益予測
月次や年次の売上を可視化し、将来の収益を予測する機能が備わっているため、経営の意思決定に役立ちます。これにより、企業は短期・長期的な経営計画を立てやすくなります。

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サブスク管理システム導入のメリット

業務が効率化する

サブスク管理システムのメリットの一つは、業務効率化を実現できる点です。サブスク管理システムの導入により、請求金額の計算、請求書発行、送付、入金消込、未払いの際の督促など、これまで多く手作業で行っていた業務を自動化できます。顧客ごとに異なる料金プランや従量課金、プロモーション適用など、複雑な料金計算も自動で行います。これにより人的リソースの削減が可能となり、企業はより付加価値の高い業務に集中できます。

顧客満足度が向上し、解約率が下がる

サブスク管理システムは、顧客体験の向上にも貢献します。顧客が自身の契約プランを簡単にアップグレードやダウングレードできる環境を提供し、顧客のニーズに合わせたサービスをスムーズに提供します。また、契約更新時期や支払い期日など、重要なタイミングで自動的にリマインダーを送信し、顧客がサービスを忘れずに利用し続けられる環境を整えます。これにより、顧客がサービスに不満を感じることなく、継続利用を促進できます。

経営戦略の材料になる

サブスク管理システムには、ビジネスに関する豊富なデータを収集・分析する機能が搭載されており、このデータを基に戦略的な意思決定が可能になります。顧客ごとの収益や解約率を分析することで、LTV最大化に向けた施策の立案や、収益性の高い顧客層をターゲットにした施策を展開できます。

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サブスク管理システムの選定ポイント

導入目的とコストのバランス

システムの導入費用や運用コストが予算に適合しているかや、自社のサブスクリプション事業に必要な機能が含まれているかを確認しましょう。たとえば、請求業務を自動化したい場合は、課金方法の多様性や定額・従量制に対応できる機能が必要です。一方で、あまりに多機能なシステムを導入すると、不要な機能のためにコストがかさむことがあります。

カスタマイズ性

ビジネスの成長や変化に対応するため、システムが柔軟にカスタマイズ可能か確認しましょう。たとえば、新たな料金プランやサービス内容の変更が必要になった場合、それに合わせてシステム調整を行わなければなりません。順応性のないシステムを使用していると、事業の方向性が変わるたびにシステムを乗り換える必要があり、時間やコストの無駄が発生します。

使いやすさ

シンプルで直感的に操作できるインターフェースが提供されているかを確認しましょう。使い勝手の良いシステムは、導入後すぐに使用できるため、業務の円滑な進行に貢献します。操作性が悪いシステムだと、慣れるまでに時間がかかり、操作ミスや混乱が発生する可能性が高くなります。

外部ツールとの連携性

外部ツールと連携できるかどうかも重要です。CRM（顧客管理システム）、SFA（営業支援システム）、会計ソフト、決済システムなど、すでに使用しているツールと連携がスムーズに行えるかを確認しましょう。

導入サポートとアフターフォロー

システム導入時のサポートとアフターフォローも、選定時の大切なポイントです。システム導入時には、スムーズに運用を開始するために、提供元からのサポートが必要です。また、システムのアップデートや法規制への対応など、導入後の継続的なサポートが行われているかも確認しましょう。

サブスク事業の契約管理、料金計算、請求・代金回収までを支える「Scalebase」

サブスク管理システム「Scalebase」を紹介します。

Scalebaseは、営業が使用するSalesforceなどのCRM・SFAと、経理が使用する会計ソフトの間に位置するサービスです。サブスクリプションビジネスならではの複雑な契約形態、従量課金において取引量に応じて変動する料率設定、オプション機能の追加などを踏まえた契約変更の履歴管理に対応しています。

請求管理では、Scalebaseで設定した計算式（商品マスタ）と使用量データのインポートによる料金計算、サービス・オプションを組み合わせた合計請求額などを自動で算出し、請求書発行にまで対応。前受収益の管理や会計ソフト連携にまで対応しています。