サブスク管理とは？管理方法や管理事項、注意点などを徹底解説

サブスク管理とは、サブスクリプションサービスの提供において必要な、顧客管理や契約管理、請求管理など、一連の管理業務のことを指します。

サブスクリプションビジネスが順調に成長し、顧客数が増加する一方で、管理業務が追い付かなくなった。そんな悩みを抱える企業も少なくありません。この記事では、煩雑になりがちな「サブスク管理」の管理方法や管理事項、注意点、そして「サブスク管理システム」についてまとめました。

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目次
サブスク管理とは？
事業者が陥るサブスク管理の課題
サブスク管理で押さえるべき項目
サブスク管理システムとは
サブスク管理システムの「Scalebase」について
まとめ

サブスク管理とは？

サブスク管理とは、サブスクリプションサービスの提供において必要な、顧客管理や契約管理、請求管理など、一連の管理業務のことを指します。

IT企業がソフトウェアのパッケージ販売から、サービスの利用権の販売といった定額課金ビジネスに移行したことで、サブスクリプションが一般に周知されるようになりました。

サブスクリプションビジネスでは、利用者が一定の料金を継続的に支払うことで、継続的にサービスを享受できるのが特徴です。そのため、企業側は、顧客の基本情報から、プラン変更やオプション追加などの契約の変更履歴、年間契約時の割引やキャンペーンの適用といった販売条件、そして毎月の請求情報といった内容を正確に把握することが求められています。

事業者が陥るサブスク管理の課題

サブスク管理でミスがあると、最終的に誤請求という顧客との関係性に影響を及ぼす可能性があります。
この項目では、サブスクリプション事業者が陥りがちなサブスク管理の課題についてご紹介します。

・初期フェーズでのアナログな管理

事業を開始しや初期フェーズの段階では、商品・サービスの販売戦略を優先し、管理業務への投資を後回しにする傾向があります。代金回収に直結してくるため、サブスク管理の必要性を感じている経営者はいますが、多くの企業ではエクセルなどでのアナログな管理を選択します。その結果、管理内容の複雑性から業務の属人化やミスに苦しむことになります。

・顧客数の増加に伴い、管理が限界になる

事業者にサブスクリプションビジネスは、顧客数が毎月積みあがっていくため、事業成長とともに急速に管理業務の負荷が大きくなるモデルとも言えます。顧客にとっても、初期費用を抑えられるサブスクリプションは導入しやすい課金モデルです。そのため急速に顧客数が増加すると、せっかくの事業成長に管理業務が追い付かず、事業全体の足をひっぱることになってしまいます。

・多様なニーズへの対応によって料金体系や管理項目が複雑になる

事業成長に際して、より多様なニーズに対応するために、新プランの提供や、従量課金の採用など、顧客に合わせたこまめなプラン設計が必要になります。サブスクリプションの主流は年額もしくは月額単位での「定額制」ですが、利用者がサービスを利用した分だけ課金する「従量制」の選択肢もあります。
他にも顧客事情によるプラン変更やサービス追加、ボリュームディスカウント等が頻繁に発生するようになり、契約・請求管理は自然と複雑になり、ミスや漏れが発生します。

サブスク管理で押さえるべき項目

サブスクリプションサービスの契約内容や利用状況は顧客により異なります。管理項目が多くなればなるほど、複雑さを増しますが、ここでは抑えるべき項目として3つ紹介します。

・顧客情報

サービスを提供する上で必要な顧客の基本情報をまず管理します。顧客の名称、担当者の連絡先、配送先の住所などが該当します。

・契約情報

顧客がいつ、どのプランを申し込んだか。契約期間はいつまでか。営業担当は誰か、決済方法は何かなど、契約内容も必ず管理するべき情報です。
契約情報を元に、毎月の請求や、売上の管理などを行うため、正確に管理しましょう。ここで注意が必要なのは、サブスクリプションの契約情報は、契約期間という時間の概念が入るため、変更される可能性があるということです。プランの変更やオプションの追加といった変更履歴まで管理し、過去の契約情報を常にさかのぼれるようにしておく必要があります。

・請求情報

顧客と契約情報を元に作成する、（毎月の）請求データも管理すべき項目です。
ビジネスはサービスを提供するだけでなく、代金を回収してはじめて成立します。漏れなく、正確に請求を行えるようにしましょう。

サブスク管理システムとは

サブスク管理システムは、継続課金（定額/従量）ビジネスなどで発生する特有の管理業務を効率化するツールです。
契約期間・契約内容をもとに、顧客に対して適切なタイミングで適切な料金を適切な回数だけ請求する仕組みを構築でき、サブスクリプションサービスとしての顧客との長期的な関係構築に貢献します。

エクセル・スプレッドシートを用いた請求管理の課題

事業開始当初のサブスク管理は、エクセルやスプレッドシートなどでも事足りる可能性はありますが、管理項目や件数が増えてくると、作業に膨大な時間と手間がかかり、人的ミスがどうしても起こります。他にも以下のような問題を抱えることになります。

・情報が上書きされるため、プラン変更などの契約の変遷・履歴が辿れない
・イレギュラー対応などのメモが担当者しか理解できない
・セルのずれによって関数が機能しなくなる
・毎月の請求額の確定に時間がかかる
・件数が増えることで動作が遅くなる　など

サブスク管理システムでできること

多くの顧客を持つ企業や、エクセルを用いたサブスク管理に限界を感じている方には、サブスク管理システムの利用をおすすめします。以下のようなメリットがあります。

・システムに沿って設定するだけで契約・請求管理のオペレーションを仕組化できる

システムの項目に沿って情報を登録するだけで、サブスクリプションビジネスに必要な契約・請求管理オペレーションが成立。複雑なオペレーションを考える必要がなく、スピーディなビジネスの立ち上げが可能にです。また汎用的なオペレーションにより属人的な業務の解消につながります。

・登録情報に基づいて請求作業を自動化できる

顧客情報や契約内容などを一括管理でき、登録情報に基づいて請求処理が自動化されるのも、メリットの1つです。キャンペーンや割引、従量課金など顧客に合わせた複雑な料金プランをにも対応し、毎月の請求金額を自動計算するため、ミスなく効率的な請求業務を行えます。

・アップセルなどを含め、顧客ごとに契約履歴の管理ができる

現時点の契約内容だけでなく、契約期間全体における、顧客ごとのプラン変更やオプション追加といった変更履歴までを管理できます。過去のある時点の契約情報をいつでもさかのぼれることで、必要なタイミングですばやく確認することができます。

・毎月の売上やMRR、利用率・解約率などの数字が出せる

契約・請求情報を管理しているため、新規の利用者数、顧客の解約率、月間売上などの指標をレポートすることができます。サブスク管理システムを正しく使用するだけで、事業運営に必要なKPIを整理することができ、事業拡大に向け一手を後押しします。

サブスク管理システムの「Scalebase」について

最後に、アルプが提供するサブスク管理サービス「Scalebase」を紹介します。

Scalebaseは、SaaSやサブスク・リカーリングなど、あらゆる継続課金ビジネスに特化した販売・請求管理SaaSです。特にプライシング設計の柔軟性に強みを持っており、毎月の従量課金の計算も、使用量データをインポートするだけ。事前にScalebaseで設定した計算式をもとに、自動で請求金額の算出をするため、ミスなく迅速に請求データの確定が行えます。

他にも、顧客ごとに異なる契約条件、日割りやキャンペーンの適用といった情報を正確に管理し、さらに契約の変更履歴も残すことができるため、複雑化しがちなサブスクリプションビジネスの契約・請求業務を誤りなくスムーズに行えます。

Scalebaseはサブスク管理業務に必要な基本機能がすべてそろっています。導入時のサポートだけでなく、サブスクリプションビジネスに関する豊富なノウハウを活用した支援サービスも提供しており、SaaS事業者をはじめ多くの企業にご利用いただいています。ご興味がある場合は、是非お問い合わせください。

まとめ

サブスクリプションサービスの提供する際、顧客管理や売上計算、請求業務などの一連の管理業務が大きな負担になります。特に、契約期間の概念があり、顧客との契約も常に可変で、請求業務も毎月必要になります。そして、事業成長に伴い、管理すべき顧客数も増加します。中期的な視点で、事業開始の段階にサブスク管理システムを導入することもぜひ検討してみてください。