従量課金の請求業務を効率的に行う方法とは？

従量課金とは、「使った分だけ利用料が発生する」料金形態のことです。サービスの利用時間や利用回数に応じて料金が決まる課金モデルで、身近な例として水道料金や電気料金などの光熱費があげられます。

一方、Amazonプライムなどの動画配信サービスのように、利用時間や頻度に関係なく固定料金が発生する料金形態として定額課金があります。

従量課金は、定額課金と異なり毎月請求する金額が変動するため、請求に手間がかかってしまいます。そこで、この記事では従量課金の請求業務を効率的に行う方法を紹介します。

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目次
従量課金とは
従量課金のメリット・デメリット
経理担当者を悩ませる従量課金モデルの請求課題
エクセル・スプレッドシートで従量課金の請求管理を行う場合の問題点
従量課金の請求業務を効率的に行う「Scalebase」

従量課金とは

従量課金とは、顧客がサービスをどのくらい使用したかに基づいて請求額を決める課金方法を指します。

顧客の使用実績に基づいた請求金額のため、顧客にとって金額に対する納得感は高くなりますが、その一方で企業側は、顧客ごとに請求金額を算出する必要があります。

従量課金のメリット・デメリット

従量課金のメリット

まず、従量課金を採用するメリットを3つ紹介します。

1つ目は、サービス利用までの敷居の低さがあげられます。実際にサービスを使用するまで料金が発生しないため、「まずは登録だけ」といった形でサービスを利用してもらうことができ、顧客獲得のハードルを下げられます。

2つ目は、顧客間の請求額に対する不公平感がないことです。実際の使用実績と支払う金額が連動するため、顧客にとっては請求金額に納得しやすい課金モデルであり、サービスの満足度につながります。

3つ目は、サービスの解約につながりにくいことです。サービスを利用しなければ請求も発生しないため、一時的に利用しないケースでも契約関係を維持することができます。使いたいときに使えるサービスとして顧客にもメリットのある課金モデルともいえます。

従量課金のデメリット

従量課金を採用するデメリットは2つあります。

1つ目は、売上が不安定になりやすいことです。従量課金の場合、売上は顧客の利用状況に左右されます。顧客のそのときの志向や季節的な需要などにより利用状況が変わるため、収益の予測が難しく、毎月の売上にばらつきが生じます。

2つ目は、請求業務が煩雑になりやすいことです。毎月、使用実績に基づいて顧客ごとの請求金額を算出する必要があります。締め日から請求までの短い期間で、利用実績の確定から請求金額の算出、そのほか請求作業を行う必要があり、定額のサービスと比較してもかなり複雑な業務が発生します。

経理担当者を悩ませる従量課金モデルの請求課題

デメリットの1つにもあげましたが、従量課金を採用すると必ず向き合わなくてはいけないのが請求の問題です。ここではその請求課題を、3つに絞ってご紹介します。

・請求額が一定でない

顧客の利用量によって請求額が変わるため、同じ顧客でも毎月の請求額が一定でないことがあげられます。定額課金であれば請求作業にかかる作業は多くありませんが、従量課金の場合は毎月の利用実績に基づいて請求金額の算出が必要になってしまいます。

・締め日まで請求額が確定しない

定額課金の場合は、利用月が始まると同時に請求額が決定します。しかし利用実績に基づいて料金が発生する従量課金モデルは、毎月締め日まで請求金額を確定できないため、早く請求がほしいといわれても前もって準備をすることができません。

・顧客数の増加が請求業務の増加につながる

1顧客に対して毎月のように請求が発生するため、顧客数の増加が請求業務の負担に影響します。従量課金部分の料金計算以外に、キャンペーンによる値引きや、オプションの追加などが発生すると、より複雑な契約・請求管理が求められます。

エクセル・スプレッドシートで従量課金の請求管理を行う場合の問題点

エクセル・スプレッドシートを使って従量課金の請求管理を行うケースが多いと思います。しかし、顧客数やプロダクト数が増えるにつれシートは複雑になっていきます。

ここで顧客数やプロダクト数が増え続けた時に、エクセル・スプレッドシートを使用し続けた場合の問題点をご紹介します。

・編集の履歴が辿れない

継続課金サービスの契約・請求管理では、従量課金の計算のほかに、基本のプラン料金やオプションの有無などの管理が必要になります。過去のある時点にさかのぼって、適用されていた契約内容を確認したい場合、現在と同じプランなのか、もしくはプラン変更があったのかなどの確認は容易ではありません。再作、契約書のデータから探すことになり、手間のかかる作業になってしまいます。
特に、請求額に間違いが見つかった場合、どのタイミングから間違っていたのか、先月から間違っていたのかといったケースで、かなり負担のかかる作業になります。

・イレギュラー対応などのメモ残しが複雑

「この月は～～理由で特別値引きした」「この月だけ～～理由でプランを変更した」といった内容をすべてメモで残す場合、エクセルの行がその分増えてしまいます。
一人の人間がすべてを管理しているなら問題ないですが、複数人が見るシートに大事な内容をメモで残すのは見落としのリスクにもつながります。

・機能が煩雑になると起動が遅い

提供するプランやオプションが増え、契約のパターンが複数存在するようになった場合、エクセル・スプレッドシートの列も増え、動作処理が遅くなることがあります。画面が見づらいものになるだけでなく、シート内を複数の関数がはしごしていることで、1か所をいじると不可の個所で不具合が起きてしまうといったことが起き、作業効率の低下につながります。

従量課金の請求業務を効率的に行う「Scalebase」

継続課金ビジネスでは、契約情報の正確な管理と請求金額の迅速な確定は、お客様との中長期での関係を築くためにもとてもです。従量課金といった複雑な課金モデルが毎月の「請求」に関係することも忘れてはいけません。

従量課金といった複雑な課金モデルにおける、毎月の請求管理を支えるサービスとして、「Scalebase」をご紹介します。Scalebaseは、SaaSやサブスク・リカーリングなど、あらゆる継続課金ビジネスに特化した販売・請求管理SaaSです。

特に、毎月の従量課金の計算は、毎月の使用量データをインポートするだけ。事前にScalebaseで設定した計算式をもとに、自動で請求金額の算出をするため、ミスなく迅速に請求データの確定が行えます。

他にも、顧客ごとに異なる契約条件、日割りなどやキャンペーンなどの適用といった情報を、正確に管理し、契約の変更履歴も残すことができるため、複雑化しがちなサブスクリプションビジネスの契約・請求業務を誤りなくスムーズに行えます。

まとめ

従量課金の請求課題について紹介しました。従量課金は請求額が顧客ごとに一定でないため、請求作業の際に多くの作業があり、作業の分だけミスも多くなってしまいます。そんな従量課金をエクセル・スプレッドシートのみで管理するのはかなり骨の折れる作業だと思います。

課金プランは顧客の満足度に影響するだけでなく、社内の請求業務の負担に直結します。事業の拡大を見据えて、請求管理システムの導入を検討するのはいかがでしょうか。

SaaSビジネスをはじめ従量課金モデルでのサービス提供を行う事業者の方は、販売・請求管理システム「Scalebase」をぜひチェックしてみてください。「従量料金計算の業務効率化 | Scalebase（スケールベース）」からも資料をダウンロードできます。