請求管理業務とは？継続課金ビジネスにおける重要業務。業務内容から気をつけるべきポイントなどを解説

請求管理業務とは、サービス提供を行った際に行う、請求・入金確認・会計処理など、請求書の発行や送付だけではなくその前後を含めた一連の業務を指します。特にサブスクリプションなど継続的な請求が必要な場合は、契約期間などの管理や請求金額の変動もあり、その煩雑さは多くの企業の課題になっています。

今回は、継続課金ビジネスにおける請求管理業務の内容を解説し、ミスの削減や業務の効率化のポイント、請求管理システムの導入について詳しくご紹介します。

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目次
請求管理業務とは
継続課金ビジネスにおける請求管理の業務内容
請求管理業務で気をつけるべきポイント
請求管理システム導入のメリット
請求管理システム「Scalebase」の紹介
まとめ

請求管理業務とは

「請求管理業務」とは、受注後における、請求・入金確認・会計処理など、代金回収における一連の管理業務のことをいいます。

請求書の発行や送付はもちろんのこと、請求書を発行・送付するために、どの取引先といついくらの取引を行ったのか契約情報の管理業務から、入金管理、その後の会計処理までが範囲になります。サービス代金の回収は、経営や資金繰りに大きく影響が出るため、一連の業務を正確に対応することが求められます。

近年、サブスクリプションをはじめとした継続課金の普及で、同一の顧客に対して毎月継続的に行うケースがあります。契約期間を伴うサービス提供を行う際に、毎月、四半期に1回などあらかじめ設定しておいた一定期間ごとに、請求書を発行し請求することになります。取引数が増えればそれだけ負担も増えることになり、いかに効率よく正確に行うかが重要になってきます。

継続課金ビジネスにおける請求管理の業務内容

次に、請求管理の業務内容についてフローに沿って説明します。

0. 受注・契約情報の管理

正確な請求書を発行するために、まず重要になのが受注・契約情報の管理です。提供サービスの詳細、価格、数量、契約日、契約期間などの情報を適切に管理することによって、請求書の発行がスムーズに行えるようになります。

継続課金ビジネスの場合、契約途中のプラン・オプション変更、従量課金の採用などにより、必ずしも毎月請求金額や内訳が同じにならないのが特徴です。請求時点で適用されている契約をしっかりと管理することも大事ですが、契約の変遷を時系列で管理することが求められます。

1. 請求の締め・請求内容の整理

請求の締めとは、取引先ごとの請求内容を確定させることです。継続課金ビジネスでは毎月月末などあらかじめ指定した日付けで、前回の締め日から今回の締め日までに発生した取引内容を基に、取引内容を集計し、請求金額を確定します。
請求金額や支払い期限にミスはないかなどもチェックし、正確な請求書を作成します。

2. 請求書の発行と送付

請求を締めた後は、請求書を発行します。請求書は、顧客に対して支払いを求めるための書類で、買い手と売り手の間で「取引が成立したこと」を証明する役割もあります。そのため、契約管理の情報をもとに記載した取引の内容に間違いがないか必ず確認を行いましょう。
請求書を取引先に送付した後は、入金を待ちます。

3. 入金確認と消込

入金確認は、顧客からの支払いが入金期日までに正しく行われたかどうかを確認する作業です。請求書に記載した銀行口座の明細と、取引先ごとに支払期日と入金されるべき金額が記載されているリストを準備し、実際の入金情報と付け合わせていきます。ここで、入金額が異なる、支払期日までに入金がないといった場合は、取引先に確認を行います。

入金確認に問題がなければ、消込を行います。入金消込とは、会計帳簿に記載された売掛金（債権）を消す作業を行います。入金確認と入金消込を適切に行うことで、正確な請求管理を実現することができます。

請求管理業務で気をつけるべきポイント

請求管理は企業にとって重要な業務の一つであり、確実な代金回収が求められます。

まず請求書の作成においては、支払期日、請求内容、振込先情報などを正確かつ明確に記載することが必要です。不明確さや誤りがあると、支払い期限が過ぎても支払われないということが起こり得ます。請求書の作成の前段階として、契約情報の正確な管理が大前提であることに注意しましょう。

支払い遅延が発生した場合は、迅速な対応を心がけましょう。支払い遅延が長期化すると、売掛金の未回収リスクが高まるからです。請求書が届いていないなども考えられるため、支払い状況の確認や支払い遅延の催促などに対応できるようにしておくことが大切です。

また、与信管理によって、取引開始前に企業の支払能力を確認しておくことも必要です。特に、先に商品やサービスを提供し、後で代金を支払ってもらう場合は、代金未払いのリスクが必ず発生します。そのため、取引先の支払い能力を事前に確認しておくことで、一括前払いの提案をするなど、毎月の請求を回避することも可能です。

以上のポイントを抑えることで、請求管理業務をスムーズに行うことができます。

請求管理システム導入のメリット

継続課金の請求管理業務を効率化する1つの方法に、請求管理システムの導入があります。同一の顧客に、定期的に請求を行う継続課金ビジネスの場合は、特におすすめします。

継続課金ビジネスは、取引数や規模が大きくなればなるほど作業量が増えるため、請求書の作成・送付の効率化は必須です。請求管理システムでは、1度登録した顧客データや商品情報などのデータベースを利用し、自動的に請求書を作成、送信でき、2回目以降の請求業務を効率的に行うことが可能になります。

また入金管理にも役立ちます。継続課金ビジネスでは継続的にサービス提供を行うため、顧客の支払い状況を常に把握しておく必要があります。請求管理システムにより、請求書の支払期限や銀行口座との連携で入金状況も管理することがで、未入金や遅延入金の管理が容易になります。

請求管理システムは、業務効率化のほかにも業務プロセスの透明化や情報の共有化にも役立ちます。作業の煩雑さにより担当者の経験値に頼らざるを得ない部分がありますが、請求管理システムの導入により業務を標準化することで、属人化しない請求運用を構築できます。

請求管理システム「Scalebase」の紹介

最後に、SaaSやサブスク・リカーリングなど、あらゆる継続課金ビジネスに特化した販売・請求管理SaaS「Scalebase」をご紹介します。

「Scalebase」は契約情報を正確に管理し、毎月の請求管理業務を効率化するサービスです。特に、継続課金ビジネスのトレンドにもなっている従量課金にも対応し、事前にScalebaseで設定した計算式と使用量データをインポートによって、自動で請求金額の算出をするため、ミスなく迅速に請求データの確定が行えます。

他にも、顧客ごとの適用される、日割りやキャンペーンの適用といった情報や、営業段階にて行われる顧客ごとに契約条件の調整、契約期間途中の変更履歴なども記録することができるため、複雑化しがちなサブスクリプションビジネスの契約・請求管理業務を誤りなくスムーズに行えます。

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継続課金ビジネスの販売戦略・プライシング戦略に最適化された販売・請求管理システムとして、BtoB継続課金ビジネスを展開する100社以上の企業に導入いただいています。

まとめ

本記事では、継続課金ビジネスにおける請求管理業務について、業務内容から気を付けるべきポイントなどをお伝えしました。

「請求管理」は、受注後における、請求・入金確認・会計処理など、代金回収における一連の管理業務のことをいい、確実に代金回収を行うことが目的です。継続課金ビジネスにおいて、取引数や規模が大きくなればなるほど作業量が増え、販売条件・契約管理が複雑化する傾向にもあるため、請求管理はかなり煩雑な業務になりますが、同一の顧客に定期的に請求を行うため、請求管理システムによる自動化と相性が良くなっています。

特に、プラン・料金計算の複雑性によって請求管理業務にお悩みの事業者はぜひ「Scalebase」にお問い合わせください。