請求管理システムとは？クラウド型のメリット・デメリットと選び方のポイント

請求管理システムとは、企業が請求書の発行や管理を効率化するためのツールです。特にクラウド型のシステムは、インターネットを通じてどこからでもアクセスできる利便性が魅力です。本記事では、クラウド型請求管理システムのメリットとデメリット・選び方のポイントを解説します。

BtoB向け継続課金サービスの事業を成功させるためには、請求管理システムの導入以外にも、いくつか押さえるべきポイントがあります。成功のポイントを詳しく知りたい方は「BtoB継続課金ビジネスを成功に導く販売・請求管理」をお読みください。　

目次
請求管理システムとは
クラウド型請求管理システムを導入するメリット
クラウド型請求管理システムを導入するデメリット
クラウド型請求管理システムを導入するときのポイント
請求管理システム「Scalebase」の紹介

請求管理システムとは

「請求書発行システム」は、請求書の作成から発行までの一連の作業を自動で行い、業務を効率化できるシステムです。特に、インターネット上で利用できるクラウド型のシステムは、どこからでもアクセスできる利便性と低コストで導入できる点から、多くの企業に選ばれています。

従来の請求書発行業務では、Excelなどの表計算ソフトで請求書を作成し、メールに添付して送信するのが一般的でした。しかし、この方法では作業に時間がかかるだけでなく、金額の入力ミスや計算間違いが起こりやすいという問題があります。

一方、請求管理システムを使えば、請求書を自動で作成でき、電子化によって作成から送付までのすべての作業をオンラインで完結できます。さらに、請求書以外にも納品書や明細書など、さまざまな帳票の発行にも対応可能です。

クラウド型請求管理システムを導入するメリット

クラウド型請求管理システムを導入するメリットは、次の3つです。

・請求管理の業務を効率化できる
・発送にかかる手間やコストを抑えられる
・請求漏れや誤請求の人的ミスを減らせる

それぞれのメリットについて、詳しく解説していきます。

請求管理の業務を効率化できる

クラウド型請求管理システムを導入すれば、請求管理の業務を効率化できます。請求書を作成する際、取引先の情報や取引内容をあらかじめシステムに入力しておき、会計ソフトと連動させることで、請求書に必要な項目（取引先名、請求金額など）を自動的に転記できます。請求書を作成するたびに、同じ情報を何度も入力する必要がありません。

また、請求書のデータを活用して、納品書や領収書などのほかの帳票も簡単に作成できます。さらに、毎月同じ内容の請求書を発行する場合は、「配信予約機能」を使うことで自動発行が可能です。このように作業を自動化することで、業務にかかる時間と手間を大幅に削減できるでしょう。

発送にかかる手間やコストを抑えられる

クラウド型請求管理システムを導入するもうひとつのメリットは、請求書の発送にかかる手間とコストを抑えられることです。

従来は請求書を一通ずつ送るのが一般的でしたが、請求管理システムなら、請求書の発行と同時に各取引先に合わせた請求書を一括で自動発送できます。取引先情報をあらかじめ取り込んでおけば、宛名や住所の記入、封入や投函などの手間も不要です。

また、すべての業務がオンラインで完結するため、印刷代や郵便料金などのコストも削減できます。2024年10月の封筒の郵便料金値上げをきっかけに、多くの企業がシステムの導入を検討しています。

請求漏れや誤請求の人的ミスを減らせる

クラウド型請求管理システムを活用すれば、請求漏れや誤請求などの人的ミスを減らせます。その理由は、以下のような機能が備わっているためです。

①取引先情報の管理：システム上の管理画面で取引先の住所や連絡先などの情報を管理・更新できるため、請求書の宛先を間違えるリスクを抑えられる ②請求状況の可視化：請求済みの件数や未請求の件数、入金予定額などが一目で分かるため、請求漏れがないかを簡単に確認できる ③自動発行機能：毎月の請求書を自動で発行する機能を使えば、請求書の作成自体を忘れてしまうことを防げる

たとえミスが発生したとしても、システム上ですぐに請求書の訂正や削除、再発行が可能です。ミスをした際に素早く対応できる点も、クラウド型請求管理システムの大きなメリットといえるでしょう。

クラウド型請求管理システムを導入するデメリット

クラウド型請求管理システムには、先ほどお伝えした多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットもあります。主なデメリットは、次の4つです。

【クラウド型請求管理システム導入のデメリット】

・システムの導入や維持にコストがかかる
・情報漏洩やデータ改ざんのリスクがある
・システム障害が発生する可能性がある
・従業員への研修やサポートが必要になる

特に注意が必要なのは、セキュリティ面です。クラウド型システムではインターネットを通じてデータにアクセスするため、対策が不十分だと情報漏洩などのリスクが高まります。事前にしっかりとセキュリティ対策を行いましょう。

ただし、これらのデメリットは、事前に十分な計画を立て、必要な予算や社内のサポート体制を整えることで、最小限に抑えられます。システムを導入する際には、メリットとデメリットを理解して慎重に検討することが重要です。

クラウド型請求管理システムを導入するときのポイント

クラウド型請求管理システムを導入するときには、以下のポイントを意識することが重要です。

・サービスの内容が自社のニーズに合っているか
・外部システムとの連携が可能か
・サポート体制は整っているか

それぞれのポイントについて詳しく見ていきましょう。

サービスの内容が自社のニーズに合っているか

クラウド型請求管理システムを導入するときは、サービス内容が自社のニーズに合っているかどうかをまずは確認しましょう。請求管理システムにはさまざまな種類があり、自社のニーズに合ったものを選ばなければ、十分な効果が期待できないためです。

以下の表に、想定されるニーズとそれに適したクラウド型請求管理システムのタイプをまとめました。

ニーズ（悩み）	おすすめのタイプ	特徴
大量にある請求書の処理業務を効率化したい	請求書発行特化型	・請求書の作成と送付に特化したシステム ・シンプルで使いやすく、基本機能が揃っている
取引先ごとに送付方法が異なり手間がかかっている	送配信方法多用型	・請求書の送付方法が豊富なシステム ・Web、郵送、メール、FAXなど取引先の希望に応じた送付方法を選べる
請求書の発行だけでなく、受領の手間も減らしたい	発行・受領対応型	・請求書の発行だけでなく、受領も管理できるシステム ・受領した請求書をデジタル化し、一元管理することも可能
請求管理だけでなく、入金管理の手間も減らしたい	入金管理対応型	・請求書の発行とともに、入金管理も行えるシステム ・銀行口座からの入金データを取り込み、自動で入金消込を行う

上記のように、請求書の作成から発送までの手間を減らしたいのか、入金管理なども効率化したいのかによって、選ぶべきシステムは異なります。自社のニーズを明確にしたうえでシステムを選びましょう。

外部システムとの連携が可能か

もし請求書処理に関連するデータが外部システムにあるなら、導入予定の請求管理システムがそれらと連携できるかどうかも重要なポイントです。外部システムと連携できれば、以下のようなメリットがあります。

連携するシステム	連携により得られるメリット
会計システム	請求データを会計システムに自動的に連携することで、財務報告や経理処理がスムーズに行える。
ERPシステム	企業全体の業務を統合管理するERPシステムと連携することで、在庫管理や生産管理、販売管理などのデータを一元化できる。
CRMシステム	顧客管理システム（CRM）と連携することで、顧客情報や取引履歴を統合し、より効果的な顧客対応ができる。
銀行システム	銀行システムと連携することで、入金確認や自動引き落としなどの金融取引を自動化できる。
給与計算システム	従業員の給与計算システムと連携することで、給与支払いに関するデータを自動的に反映させられる。

また、会社の事業が成長するにつれて、新しいシステムやツールを導入する必要が出てきます。連携できるシステムを選ぶことで、将来的なニーズにも柔軟に対応できます。

サポート体制は整っているか

サポート体制が整っているかどうかも確認しておきましょう。請求書の発行業務は、毎月決まった時期に集中することが多く、その繁忙期にシステムに不具合が発生すれば、大きな影響が出てしまうためです。

請求書の発行が遅れれば、取引先にも迷惑をかけることになりかねません。だからこそ、トラブルが発生したときに頼れるサポート体制が重要です。

サポート体制の充実度は、以下のような点をチェックしてみましょう。

【サポート体制の充実度を確認できるポイント】 ・24時間対応のサポートを行っているか ・専門知識を持つスタッフが在籍しているか ・電話、メール、チャットなど、複数の方法でサポートを受けられるか ・詳細なマニュアルやFAQが用意されているか ・社員向けの説明会など、導入時のサポートが用意されているか

これらのポイントを満たしていれば、安心してシステムを利用でき、業務の効率化や生産性向上につながります。

請求管理システム「Scalebase」の紹介

最後に、SaaSやサブスク・リカーリングなど、あらゆる継続課金ビジネスに特化した販売・請求管理SaaS「Scalebase」をご紹介します。

「Scalebase」は契約情報を正確に管理し、毎月の請求管理業務を効率化するサービスです。特に、継続課金ビジネスのトレンドにもなっている従量課金にも対応し、事前にScalebaseで設定した計算式と使用量データをインポートによって、自動で請求金額の算出をするため、ミスなく迅速に請求データの確定が行えます。

他にも、顧客ごとの適用される、日割りやキャンペーンの適用といった情報や、営業段階にて行われる顧客ごとに契約条件の調整、契約期間途中の変更履歴なども記録することができるため、複雑化しがちなサブスクリプションビジネスの契約・請求管理業務を誤りなくスムーズに行えます。

▶詳しくはこちら

継続課金ビジネスの販売戦略・プライシング戦略に最適化された販売・請求管理システムとして、BtoB継続課金ビジネスを展開する100社以上の企業に導入いただいています。

まとめ

本記事では、クラウド型請求管理システムのメリットとデメリット・選び方のポイントについて解説しました。クラウド型請求管理システムを使えば、業務の効率化・コスト削減・ヒューマンエラー防止など多くのメリットがあります。

本記事の内容を参考に、自社に合ったクラウド型請求管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。請求管理業務でお悩みの方は、サブスク企業が多く使用する請求管理システム「Scalebase」をぜひチェックしてみてください。

サービスについて詳しく知りたい方は「請求管理の業務効率化 | Scalebase（スケールベース）」から資料をダウンロードできます。