請求書発行後の問い合わせが90％以上削減！ 「未来につながる時を生む」請求書受領サービス提供のTOKIUM

TOKIUM株式会社は、請求書オンライン受領・処理サービス「TOKIUMインボイス」を提供しており、最近では「至急、経理をDXせよ！」のCMで話題の会社です。
スプレッドシートや手作業での請求書発行を行っていた頃は、 毎月30件ほどの問い合わせ対応を行っていたとのことで、Scalebase導入による請求ミスの減少、また経理向けのサービスを提供する会社としてScalebaseを信頼した理由について、コーポレート本部 経理部・総務部長の池田 悠様（写真・右）、経理部の黒木 智春様（写真・左）に、お話を伺いました。

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-会社と事業の概要について教えてください。

池田様：
「時間革命で体感寿命を延ばす」という企業理念のもと、請求書を受取りから完全ペーパーレス化し、「未来につながる時を生む」請求書受領クラウド「TOKIUMインボイス」を提供しています。

IT×人力により、AI-OCRでは不可能な「99.9%」以上の高精度な読み取りを強みにしており、また、電子帳簿保存法やインボイス制度といった請求書・領収書における法対応支援も行っています。2022年7月にはTVCMも開始し、今後さらなる事業拡大を目指しています。

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13工程を踏んで作成したスプレッドシートに多くのミス。 請求書発行後、毎月30件の問い合わせ対応が経理業務を圧迫

-「支出管理クラウド」TOKIUMの請求の特徴について教えてください

池田様：
「TOKIUMインボイス」は請求書・領収書などの処理枚数をベースに、250枚（/月）単位でプランが設定されたラダー型の料金体系です。（月250枚プラン、月500枚プランなど）

お客さまの事業が成長するとともに、我々も成長するモデルですが、年途中でのプラン変更は行っておらず、ラダーを超えたら追加料金（追加チケット）で対応します。実績枚数はプロダクト内で管理をしていますが、毎月の追加チケットや更新時のアップグレード等の対応が必要になります。

黒木様：
また、細かい部分ですが、オプションの有無や、営業時点での個別値引き、月額から3年単位まで存在する請求期間など、様々な条件での契約が存在します。

-Scalebase導入前は、どのような請求フローでしたか？

黒木様：
Hubspotの契約情報をもとにfreeeで請求書を発行していました。毎月120件中70件は手作業での連携、残りの50件はスプレッドシートに作成し、freeeにインポートというフローでした。

スプレッドシートについては、実績枚数の確認など13工程を踏んで、様々なシステムから情報を集約して作成していました。1つ工程を間違えると全部が無駄になることもあり、手作業での連携と比較しても、負担軽減に繋がっていない状況でした。 また、請求件数が増えたことでミスも増え、請求書発行後の1週間は、毎月30件もの問い合わせ対応が発生し、経理業務を圧迫していました。

-Scalebaseの導入の決め手について教えてください。

池田様：
大前提で前後のHubspotとfreeeを変えることはできず、その連携部分は重要視していました。そして、そこまで多くはない選択肢から、CFOが目を付けたのがScalebaseでした。

Scalebase導入の決め手は「価格設計の柔軟性」です。 過去に採用していたID制の料金プランや、現在適用している枚数ベースの料金プランなど、様々な料金形態が混在しており、1つのシステムでできる限り完結したいという思いがありました。その点について、Scalebaseではどういった課金パターンに対応できるのか、導入前の段階から綿密に確認しており、導入後の料金変更も負担のない形での運用ができると確信できました。

黒木様：
また、「サポートが手厚い」というのもポジティブでした。契約・請求管理が社内でもブラックボックス化しており、移行作業のリソースも確保できない状況でした。そうした中で、複雑なスプレッドシートの解読から、データのクレンジングをはじめ、CSチーム主導で移行いただき、運用後の手厚いフォローをお願いできたことも非常に大きかったと思います。

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受注時点でScalebaseに登録すれば、毎月必ず請求が出る。 ラダーの価格変更も通常オペレーションで対応可能

-稼働までのオンボーディングはいかがでしたか？

黒木様：
どのようなプランが適用されているのか、徹底的に調べるところからスタートしました。営業によるプランのカスタマイズはもちろんですが、チャーンが少ないサービスなので利用歴が長いお客さまだと旧プランの適用もありました。整理をして改めてこんなにイレギュラーがあるんだと驚いたのを覚えています。

イレギュラーは多かったですが、データのクレンジングも含めて、その都度1つ1つ丁寧に対応いただき本当に助かりました。

池田様：
何かあったときのサポートの対応スピードを見ていると信頼できました。請求書は月初の2〜3営業日でお客さまに出さないといけない。「支出管理クラウド」TOKIUMも同様ですが、経理向けのサービスは、スピード感や正確性、締め日の認識や繁忙期のケア、遅れることができないという期日の意識は非常に重要だと思っています。
こうした認識を理解されていて、スピードが求められる中で対応してもらえるのはありがたいことでした。

-Scalebase導入前後で業務がどのように変化し、どのくらいの効果を実感できているか教えてください。

黒木様：
1番の効果は、請求ミスが明らかに減ったことです。以前は、発注書受取側と請求書発行側の連携ミスも多く、なかには数ヶ月分の請求が漏れていたというケースもありました。特に毎月の追加チケットは、満了までの継続請求もあれば、その月限りの単発もあり、CSチームとの確認等も必要でした。
それが、契約確定、受注時点でScalebaseに登録すれば必ず請求が出る。請求書発行後に毎月追われていた問い合わせも30件からほぼ0件になり、Scalebase導入後は安心して請求を行えています。

池田様：
Scalebase導入後、オプション追加やラダーごとの価格変更も何回か行っています。
対応する商品カタログの新規登録を行ってしまえば、あとは通常のオペレーションと変わりません。こうした対応を経理担当が大きな負担なくできることは、経営戦略としてプライシングの最適化を図る上でも大きな価値だと感じています。

-社内での評判はいかがでしたか？

池田様：
会社として予算の限りがある中では、ビジネスやプロダクトに投資が優先されるのは仕方のないことだと思います。ただ、スプレッドシートでの対応も限界に近く、我々としてScalebaseの導入はギリギリのタイミングだったと思います。

その一方で、Scalebaseの導入は非常に評価されており、社内表彰までされました。 限界ギリギリだった分、請求ミスによる問い合わせも減り、経理業務全体での効率化を実感できました。弊社でも経理回りはアナログな部分が多く、「未来につながる時を生む」という意味でコーポレートとして「時間革命」が実現できたと感じています。

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Scalebaseに売上数字の締めがかかっている

-Scalebaseを一言でいうとどんな存在ですか？

池田様：
「相棒であり戦友」です。Scalebaseに売上数字の締めがかかっているので、本当に一緒に戦っているという印象です。

黒木様：
私も似たような感覚ですが「武器」でしょうか。これがないともう仕事ができません。

経理業務は担当者の職人技で成り立つ部分がよくあり、たまたま担当者が休暇を取得しているだけで対応できないこともあります。Scalebaseでは、受注時に情報さえ登録されていれば、いつ請求書が必要かなど全て分かるため、本当に助かります。

池田様：
もっと分析機能を使いこなせれば、ただの請求管理システムではなく、コーポレートとして数字からビジネス側に提案できるようになると思うので、その部分が今後の期待かなと思っています。

-最後にサブスクリプションの契約・請求管理に困っている企業に向けてメッセージをぜひお願いします。

池田様：
Scalebaseは、サービスとしても素晴らしく、サポートも真摯に対応いただけます。そしてまだ完成形ではなく、これから成熟していくサービスだと思うので、一緒に成長している感覚もあります。サブスクリプションのサービスを提供する経理に「推せるサービス」だと思います。

また、せっかくですので支出管理については、「未来につながる時を生む」「支出管理クラウド」TOKIUMもご検討いただけたら嬉しいです。