大型受注で契約件数が急増しても、受注後の案件管理から請求書発行までの業務がスムーズにこなせています！

SaaS事業をはじめ継続課金モデルのサービスは、受注後の取引先・案件の管理が継続的に求められ、増え続ける顧客数や、途中の契約変更なども正確に管理する必要があります。

そこで今回は、スプレッドシートでの案件管理の課題とScalebaseの価値について、営業アシスタント・請求担当目線で、株式会社Showcase Gigの佐々木様に、お話いただきました。

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-会社と事業の概要について教えてください。

佐々木 様：
株式会社Showcase Gigは「日常の消費に溶け込むテクノロジーにより生活を向上させること」というミッションを掲げ、消費の世界でこれまでとは違う新しい体験と、それを起点とした更なる事業拡大の実現に取り組んでいます。

環境が大きく変化する飲食・小売業にむけて、これからの時代の店舗における「当たり前」を生み出すモバイルオーダーサービス「O:der Platform」の提供をしています。イートインからテイクアウトまで、あらゆる飲食・小売業のデジタル化をサポートするだけでなく、お店・お客様双方に寄り添い、役に立つサービスとなることを目指しています。

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スプレッドシ－トで行っていた受注後の案件管理。1企業との契約で複数店舗の管理が発生し、行数が爆発的に増加。

-「O:der Platform」での契約・請求管理に特徴はありますか？

佐々木 様：
「O:der Platform」には、テイクアウトモバイルオーダーサービス「O:der ToGo」、スマホでメニュー閲覧＆注文できるセルフオーダーシステム「O:der Table」、マルチペイメント対応次世代タッチパネル型注文決済端末「O:der Kiosk」という3つのプロダクトがあり、その契約・請求管理にScalebaseを使用しています。

料金体系は、O:der TableとO:der Kioskは月額固定のみ、O:der ToGoは月額固定+従量となっています。従量料金は、注文の総額に一定の料率を掛け合わせて算出していますが、O:der TableとO:der Kioskに関しては従量を導入すると金額が大きくなりすぎる心配があるため、O:der ToGoのみで適用しています。

O:derサービスは主に飲食事業者が提供先になりますが、1企業において複数店舗でのご導入の意思決定をいただいても、店舗ごとに異なる契約開始時期でご導入いただくケースが多々あり、店舗ごとの契約管理は必須になります。さらに、店舗ごとの業務改善活動の一環で、契約プランを定期的にチューニングしており、それに伴ったプランの追加や契約期間の変更等に関するご希望に都度対応する必要があるという特徴があります。

-Scalebase検討の背景、導入前の課題はどのようなものですか？

佐々木 様：
スプレッドシ－トで行っていた受注後の案件管理が課題でした。

例えば1企業でも複数店舗で導入いただくようなケースでは、最終的な請求は1枚に合算しますが、店舗ごとに契約内容を管理するため、スプレッドシートの行数も多くなります。店舗ごとにショット（単発）の請求が発生したり、契約内容の変更も多いため、この管理にも手を焼いていました。どうしても人為的なミスが発生し、修正にかかる時間なども含め非効率な環境に課題を感じていました。将来にわたってこの運用を続けていくことは現実的ではないと考えていました。

Scalebaseの導入は2021年の年末だったと思います。請求書発行システムは導入済みだったので、その前段階の案件管理ができるサービスということでScalebaseにたどり着きました。ちょうどマーケティング・営業の方でHubSpotを導入するタイミングでもあり、業務全体のデジタル化を進めるという観点で、Scalebaseも採用したという流れでした。

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スプレッドシートで作業することのデメリットがすべて解消！100店舗以上の受注があっても、負担なく平常運転でやっていける。

-稼働までのオンボーディングはいかがでしたか？

佐々木 様：
既存案件の登録からスタートしました。その後、データを検証し、本番環境の移行までにかかったのは2〜3ヶ月程でした。契約内容と請求データに間違いがないか、問題なく登録できたかの確認は念入りに行いました。

Scalebaseは難しいシステムではなく、操作自体も簡単な方だと思います。私自身が業務全般の流れを理解していて、上司に確認することが少なかったのもあり、サクサク進められました。

-Scalebase導入の効果をどのように感じていますか。

佐々木 様：
スプレッドシートで作業することのデメリットがすべて解消されました。手入力がなくなり、それによる人為的ミスがなくなりました。Scalebase導入当初に比べて契約件数・請求件数は3倍以上ありますが、導入当初から、請求業務にかける時間やスケジュールは変えていません。ミスなく、また業務負荷なくできるのはScalebaseのおかげだと思います。

導入直後にも、1契約で100店舗以上の大型受注がありましたが、その時点で安定して回せるようになっていたのはとても良かったです。今後、契約件数が一気に増えても、大きな負担なく平常運転でやっていける目途がたっている点で大きな価値があると思っています。

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好きな機能は「契約のタイムライン」。「レポート機能」の充実も著しく、営業チームや事業全体に向き合って行ける時間を作りたい。

-Scalebaseで、気に入っている機能はありますか？

佐々木 様：
導入当初から好きな機能があって、それが「契約のタイムライン」です。案件ごとに契約の変更履歴が全て残り、凄く便利に感じています。

この価格で正しいのか、どうしてこの価格で提供されているのか？など、少しでも違和感があると、過去から遡ってどういう変遷があるのか確認を行います。スプレッドシートの場合、店舗名ごとにフィルターをかけて、1つ1つ追いかける作業が必要でした。操作ミスで履歴を削除してしまうことや、変更履歴を残す人の書き方によって伝わらないなど多くの問題がありました。

「契約のタイムライン」では、情報を更新した際に、自動で記録してくれるため、履歴が残ることで確認の際の手間が省けるだけでなく、仮に更新内容が間違っていたとしてもすぐに戻すこともできる。特に弊社では、契約内容が頻繁に変わることがあるので、導入時から、過去分の契約内容まで全て正確に登録しています。性格上きっちり入れておきたいというのもありますが、将来的に請求業務が私の手から離れても、後任が遡って確認できるという意味でも、非常にありがたい機能だと感じています。

-長く使用されている中で、Scalebaseの進化は感じますか？

佐々木 様：
約3年使っていますが、機能拡張も著しいと感じています。最近だと「レポート機能」でしょうか。

営業確認用で、今月契約開始の案件を一覧で出したいときなどは、レポートで対応しています。以前のスプレッドシートでは、フィルターや関数を組んで集計をしていたので、精度も不安で、手間も大きく掛かっていました。
「あったらいいなあ」という情報を定例時に要望すると、すぐ実装いただけたこともありました。案件管理、請求業務は順調に回っているので、私自身レポート機能をもっと活用し、営業チームや事業全体に向き合って行ける時間を作るというのが今のミッションにしています。

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Scalebaseを触らない日はない。「日常生活におけるスマホ」のような存在です。

-Scalebase導入の効果をどのように感じていますか。

佐々木 様：
Scalebaseを触らない日はないので、「日常生活におけるスマホ」のような存在です。Scalebaseなしでの顧客・案件管理はもう考えられず、本当に大事なシステムです。

Scalebaseは、契約プランが多い、お客さんにあわせて契約・請求を柔軟に対応したい企業さんにはおすすめです。「O:der Platform」は、契約内容や料金プラン自体はすごく複雑というわけではありませんが、契約数が大幅に伸びており、契約内容の変更も多い。もし、スプレッドシートでの管理が続いていたら、毎月の請求業務は今の2倍3倍と時間がかかり、ミスも多く苦労していたと思います。

また、サポートが手厚いので、システム導入の経験がない人でも、やる気さえあればできると思います。私自身、システム導入から運用まで回すという経験ははじめてでしたが、今では十分にScalebaseを理解し、使いこなせています。Scalebaseは操作もしやすく、分からないこともサポートがすぐに回答してくれるため、安心して導入いただけるサービスだと思います。