属人化した契約・請求管理業務から脱却。段階型課金や従量課金の自動計算、「マイナス料金」機能活用で特殊な請求調整も柔軟に対応

今回は、ポーターズ株式会社のコーポレートユニット ゼネラルマネージャー/公認会計士の佐久間 康郎様に、複雑な計算ロジックを持つSaaS事業にとっての最適な販売管理システムと、Scalebaseの活用について、お話を伺いました。

---

-会社と事業の概要について教えてください。

佐久間 様：
ポーターズは、「テクノロジーで世界の雇用にもっとも貢献する」というビジョンのもと、クラウド型マッチングサービスである「PORTERS」をはじめとする人材ビジネスに特化したクラウドソリューションを提供しております。

人材紹介の決定数、人材派遣の稼働数を最大化するための営業管理、登録管理、求職者やスタッフと求人情報のマッチングと決定・採用までのプロセスの進捗までを一気通貫で行うことができる「PORTERS Agent」、「PORTERS Staffing」など人材紹介・人材派遣業務に特化したクラウドサービスの提供をとおして、人材ビジネスに貢献しています。

---

段階型従量＋さまざまなオプション… 多様な料金体系が生んだ契約・請求管理業務の属人化

-「PORTERS」の契約・請求管理に特徴はありますか？

佐久間 様：
「PORTERS」の料金体系は、初期導入費用＋ユーザーID月額利用料（段階型従量）＋オプション月額利用料となっています。

ユーザーID月額利用料は、1IDごとに、10IDまでは15,000円、11ID以降は7,500円と段階型従量課金方式で提供しています（2025年6月現在）。オプションのサービスとしてAPI連携機能などを提供しており、サービスごとに定額制、従量課金制、多段階制、スポット課金制と料金体系が異なります。

ID数による段階型の従量料金と各オプションの料金体系が組み合わさるため、取引先ごとに複雑な請求計算が必要になっています。

-Scalebase検討の背景、導入前の課題はどのようなものですか？

佐久間 様：
そもそもの課題は、もともと利用していた販売・請求管理システムの社内での業務プロセスが属人化していたことでした。

多機能で柔軟性は高かったのですが、業務に合わせて複雑な計算ロジックや請求書のテンプレート作成・修正などのカスタマイズを行った結果、自社開発システムのようになっていました。また、異動や退職による担当者変更なども考慮する必要があり、これからも発生し得る新サービスのリリースや料金改定の際に迅速かつ正確に対応し続けるためにも、計算ロジックなどが標準装備された、構築が不要なシステムを探すことにしました。

-Scalebase導入の決め手について教えてください。

佐久間様：
「Scalebaseなら、サブスクリプションビジネス特有の複雑な料金計算に強みを持っている」と伺い、サービスサイトを確認したところ、段階料金や従量課金への対応などが明確に打ち出されており、まさに弊社のビジネスモデルや抱えている課題に合致すると感じました。

複雑な料金体系を正確に算定するという、請求書発行の前段階を解決してくれるシステムは他になかなか見当たらず、導入を決定しました。

また、同時に請求書発行システムもScalebaseペイメントにリプレイスしました。Scalebaseとのデータ連携が最もスムーズで、何よりサポート窓口が一本化される安心感が決め手でした。

---

6年分の蓄積データもスムーズに移行。請求金額の算出を自動化し請求書発行作業を月5時間削減

-稼働までのオンボーディングはいかがでしたか？

佐久間 様：
6年間利用したシステムに蓄積されたデータ量が膨大で、かつ弊社独自の運用に合わせたデータの持ち方をしていたため、移行には正直不安がありました。

しかし、弊社の状況に合わせて複数のデータ移行案を提示いただき、課題や懸念点を一つひとつクリアにしながら進めることができました。また、毎週の定例MTGやTeams上での細かい質問にも迅速かつ丁寧に回答いただけたので、不安なく移行作業を完了できました。

-Scalebase、Scalebaseペイメント導入の効果をどのように感じていますか。

佐久間 様：
請求書発行までの作業時間と心理的ストレスが削減されました。

これまで担当者が設定に時間を費やしていた請求金額の算出が、Scalebaseの標準機能でカバーされ、ボタンをクリックするだけで自動的に請求データを作成できるようになりました。弊社は毎月900枚以上の請求書を発行しており、請求データ作成完了までに半日程度作業時間が必要でした。しかし、作業時間が月あたり約5時間削減されたことにより、今までよりもデータの最終確認にリソースを活用することができるようになりました。

また、新サービス追加に伴う料金改訂や、法改正に伴う請求書テンプレートの変更なども、簡単に設定変更できるため工数を大幅に削減できています。

-Scalebase、Scalebaseペイメントの使い勝手はいかがですか？

佐久間 様：
Scalebase、Scalebaseペイメントともに管理画面が非常に見やすく、直感的に操作できる点も評価しています。社内で特別なマニュアルを作成しなくても、操作に関する質問がほとんどきません。不明点がある場合は、管理画面上のマニュアルやQ&Aで解決できるため、担当者の心理的なストレスも軽減されていると感じています。

また、Scalebase上で契約内容やその変更履歴をすぐに確認できる点もありがたいです。以前は、管理部門が契約の詳細を確認したい場合、都度、営業担当者などに問い合わせる必要がありました。Scalebaseを見れば、いつ、どのような契約を結び、どう変更されてきたかが一目でわかるため、現場担当者の工数をかけることなく、管理部門側で迅速かつ正確に情報を把握できます。これは内部統制の観点からも非常に有用だと感じています。

---

「マイナス料金」のおかげで、一時的かつ流動的な請求額の調整も、正確に実施できる。

-Scalebaseで、気に入っている機能はありますか？

佐久間 様：
「マイナス料金」の機能です。

まれに、値引きなどの処理を行う必要があります。しかし、こうした処理は契約登録当初から予定されているものではなく、突発的・変動的に発生します。そこでScalebaseに、値引き用アイテムを作成し、対象の契約に追加することで、必要なタイミングで対象契約の値引きを可能にしています。

このような調整は、流動的に発生します。「マイナス料金」機能は、このような一時的かつ流動的な請求額の調整を、任意のタイミング、期間、金額で、簡単に行うことができるため、非常に柔軟性が高く、重宝している機能です。この機能により、安定的に正確な請求業務を実施できていると感じます。

-今後活用したい機能はありますか？

佐久間 様：
Scalebase ペイメントの「AI入金消込」機能を活用していきたいです。
入金データを取り込むだけで、「入金金額×振込人名義」をもとに請求データと自動でマッチングできる機能には非常に期待が大きいです。

毎月900件以上の請求と入金があるため、その照合がよりスムーズになり、担当者間での情報共有が効率化されると、さらに業務が改善されると思います。経理部門としては、この部分の自動化が進むと大変助かります。

---

Scalebaseは事業成長に欠かせない、信頼できる「影の社員」

-Scalebaseを一言でいうとどんな存在ですか？

佐久間 様：
社内でもよく話に出るのですが、「影の社員」のような存在です。複雑で手間のかかる請求業務を、ミスなく、適切なタイミングで自律的にこなしてくれる、専門知識を持つ社員がいるような安心感を抱いています。

販売・請求管理システムを導入する際は、これから生まれる新しいサービスや料金のことも念頭に入れて選定する必要があります。それに加え、法令の改正など外部環境の変化も加わるので、考慮すべきことがたくさんあります。Scalebaseは、事業成長や外部環境にどのような変化が起きても、柔軟且つ正確に対応できると感じています。単なるシステムではなく、事業成長に欠かせない、信頼できる社員そのものです。