SaaS事業に最適な販売管理とは？契約期間に沿って各月の売り上げを自動で按分！3日かかっていた請求業務が1日に！

今回は、株式会社オープンエイト　コーポレート戦略室 経理・財務グループの野中 淳子様と甲斐 淳子様に、事業の多様化を経験した際に感じたSaaS事業にとっての最適な販売管理システムと、Scalebaseの活用について、お話を伺いました。

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-会社と事業の概要について教えてください。

野中 様：
株式会社オープンエイトは、「世界を豊かにするコンテンツテクノロジーカンパニーになる。」をVisionに、AIビジネス動画編集クラウド「Video BRAIN」などの提供を行っています。「Video BRAIN」は、企業活動におけるコミュニケーション課題を動画で解決しDX推進をサポートするサービスとして、あらゆる用途での動画制作・配信・分析まで動画活用をワンストップで実現しています。

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「Video BRAIN」の急成長でSaaS事業に特化した管理システムが必要に

-「Video BRAIN」の契約・請求管理に特徴はありますか？

甲斐 様：
「Video BRAIN」は、サブスクリプションモデル（月額制）で提供されるSaaSです。

「誰でも簡単に動画をつくれる」というプロダクトバリューが支持されて、広報やマーケティングはもちろんのこと、社内研修や業務マニュアルなどこれまでワードやパワーポイントなどで作成されていた様々なビジネス資料を動画シフトさせるクラウドサービスとして累計900社以上に導入される、5年連続シェアNo.1 AIビジネス動画編集クラウドとして成長していくことができました。

多様なニーズにお応えするために「エンタープライズプラン」と「スタンダードプラン」の2つをラインナップし、各種オプションメニューとの組み合わせることにより、導入のしやすさや活用の拡がりを支えています。

-Scalebase検討の背景、導入前の課題はどのようなものですか？

野中 様：
Scalebase導入の背景は、「Video BRAIN」事業が順調に成長したことで、SaaS事業に特化した管理システムが必要になったためです。

以前は、動画広告事業も展開しており、広告主と販売先の管理、配信期間の管理、月を跨いで配信した場合の按分処理など、広告事業に特化した販売管理システムを利用していましたが、SaaS事業の立ち上げを受けて管理システムの切り替えを模索することに。そのタイミングに見つけたのがScalebaseでした。

-Scalebaseは、どのような点でSaaS事業に適していると感じましたか？

甲斐 様：
サブスクリプションモデルならではの「請求と売上の概念」がしっかり考慮されている点です。

弊社のサブスクリプションモデルは、初月一括でのご請求となりますが、売上は契約期間で按分する必要があります。複数の販売管理サービスを比較検討しましたが、各月の売上を手動で入力する必要があるサービスが多い中で、Scalebaseは契約内容を入力すると契約期間に沿って各月の売上が自動で生成されます。契約期間の情報を保有し、MRRへの自動変換する仕様が導入の決め手となりました。

会社名	見送り理由
A社	利用料が高額
B社	エンジニアや情シス部門の工数負荷が高い
C社	サブスクリプションモデルへの対応なし

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契約期間に沿って各月の売り上げを自動で按分！3日かかっていた請求業務が1日に短縮！

-Scalebase導入前の業務フローはどのようなものでしたか？

野中 様：
Scalebase導入前は、手動での運用を行っていました。

営業部門がシステムに登録した契約情報に基づき、経理側で契約期間に沿って月次按分データを手動で作成。経理内で二重三重にチェックを行った後に請求リストを作成していました。請求書についても当初はエクセルで作成しており、請求データの作成漏れや転記漏れなどあってはならないミスが最終チェックの段階で見つかったこともありました。また、一部の顧客における請求オプションへの対応も加わり、サブスクリプションモデルに対応した販売管理システムの導入が急務でした。

-Scalebase導入の効果をどのように感じていますか。

甲斐 様：
Scalebaseの導入で、3日かかっていた請求業務が1日に！請求漏れ等のリスクが解消し、作業時間も大幅に削減されました。

Scalebaseでは、契約情報を入れるだけで請求業務が完結します。請求データは、年間一括・分割の半年払いなどの請求サイクルの設定に沿って自動で生成され、しかるべきタイミングに漏らすことなく請求書発行システムにデータが連携されます。また売上データを契約期間をもとに、各月に按分した内容で自動作成してくれることで、会計上の処理にもスムーズに対応しています。

ScalebaseとのAPI連携に対応する請求管理クラウド「Makeleaps」の導入との相乗効果で、以前は1.5人日×3日要していたしていた業務が、わずか1日に短縮することができました！郵送のための出社や請求書を個別添付したメール送付からも開放され、大幅な業務効率化を実現できました。

請求に関連するリスクが解消したことで、顧客が弊社のサービスを安心して継続利用いただけるという信頼を担保できたことこそが最大の効果だと感じています。

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導入して既に2年。Scalebaseは進化が目覚ましく「可能性しかない」

-普段の業務でScalebaseをどのように活用しているか教えてください。

野中 様：
過去のプラン改定でプラン名称や利用料が変更になっていたり、オプションメニューも多岐に渡るため、契約履歴を参照する機会が多いかと思います。

甲斐  様：

他には、Scalebaseで生成される請求No.もよく活用しています。会計システムと請求書発行サービスに同期させているため、各システム間での紐づけという意味で、よく使っている内容だと思います。

また、会計システムインポート用のCSVを作成する目的でレポート機能、特に当月の売上金額を算出する際に、前受収益のレポートを毎月活用しています。Scaelaseの特徴である、契約期間の情報を保有し、年間契約のものもMRRで積み上げるという表現が、まさに役に立っている部分だと思います。

-Scalebaseを一言でいうとどんな存在ですか？

野中 様：
「可能性しかないサービス」です。

前述の通り、Scalebaseを導入する前は手動で運用しており、相当な工数を販売管理および請求管理に割いていました。奇しくもコロナ禍により各社の請求書の電子化や電子印に対応が進んだという背景もありますが、Scalebaseの導入を通して自社にあった適切なサービスをしっかりと活用することの重要性を感じました。

Scalebaseは導入2年目を迎えますが、請求書発行機能「Scalebase ペイメント」のリリースやレポート機能の充実、UI/UX改良など進化が目覚ましく、良くなっている実感がありますので、それらの機能も余す所なく活用することで、更なる業務改善に繋げていきたいと考えています。