請求業務の工数が9割削減し、請求・契約管理に関しての満足度は100％！契約内容が全て正確に登録されるScalebaseを、事業計画の「拠り所」に

営業管理で使用するCRM・SFAと会計で使用する会計ソフトの間にある契約・請求管理業務は、スプレッドシートやExcelなどをもとにアナログで管理されていることが多くあります。

今回は、事業成長に伴って発生した契約・請求管理のオペレーション課題と、Scalebaseの価値、そしてScalebaseのレポート機能について、株式会社movから、執行役員CFO 諸見里卓様(写真・右)、コーポレート部 マネージャーの武野光晃様(写真・左)とメンバーの中澤様に、お話を伺いました。

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-会社と事業の概要について教えてください。

諸見里 様：
株式会社movは「日本のポテンシャルを最大化する」という使命を掲げ、口コミサイトを”もっと”売上に変えるAI店舗支援SaaS「口コミコム」、および国内最大級のインバウンドビジネスの総合メディア「訪日ラボ」を提供・運営しています。

Scalebaseを活用している店舗支援事業の「口コミコム」では、Googlemap、食べログ、大衆点評、dポイントクラブ、Rettyなど19の口コミサイトと連携しており、店舗情報の一括更新や、AIによる口コミの分析、インバウンド対策などにより、店舗の課題解決に貢献しています。

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営業管理で使用するSalesforce、会計で使用するfreeeの間をシステムが連携する形でDXしたい！

-「口コミコム」での契約・請求管理に特徴はありますか？

武野 様：
「口コミコム」は、サブスクリプションの月額課金モデルで、店舗を運営している様々な業界の事業者様に導入いただいています。1店舗の事業主から数千店舗規模の企業に提供しており、導入目的や業界、店舗数などをもとに様々な契約バリエーションを抱えています。

特に、コロナが収束したことや、インバウンド需要の回復で、新規契約や店舗数追加の対応が重なり、グロースが著しい状況となっています。

-Scalebase検討の背景、導入前の課題はどのようなものですか？

諸見里 様：
SFAとして使用するSalesforce、財務会計で使用するfreeeの間を、システムが連携する形でDXしたいというのがテーマでした。

契約管理の観点では、契約更新の時期にカスタマーサクセス部からコーポレート部に対して契約内容を確認する問い合わせが多くあり、「クラウドサイン」まで遡って確認することが多くありました。契約書の格納先も分かりにくく、現時点の契約がどのような内容でどこに契約書があるのか、メンバーが必要なときにアクセスできる環境を構築したいと考えていました。

また請求管理の観点では、契約・請求の台帳をスプレッドシートで作成していましたが、導入企業数が急激に増えたことで追いつかなくなっていました。契約更新やアップセルで契約内容が変わる際にどのように表現するのかなども含め、運用に行き詰まっていました。事業のグロースしていくなかで、ヒューマンエラーが発生する前に手を打ちたいと考え、システム化の検討をはじめました。

Scalebase導入の決め手について教えてください。

武野 様：
他社のCFOにおすすめされたのがScalebaseでした。導入の決め手は、国内SaaS企業の導入実績が豊富で、外資系サービスと比較しても販売・請求管理における業務効率化という観点でROIが適正だと感じた点です。また、CS担当者との相性や、UIの分かりやすさなども、後押しになりました。

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スプシレッドシートの請求管理表が不要になり、かつ請求データのfreee連携を実現。請求書の発行業務が9割削減された！

-稼働までのオンボーディングはいかがでしたか？

中澤 様：
稼働開始時期のゴールを提示し、逆算してスケジュールを組み立てていただきました。取引先と契約の情報をScalebaseに登録し、データ連携したfreeeから実際に請求書を作るまでに約2ヶ月、反映されたレポートの確認と細かな修正に2ヶ月かけました。MTGも頻繁に開催いただいたのでお互いの認識をしっかり合わせることができ、「こういう確認項目があると嬉しいです」と注文すると運用案をいくつかいただけるなど、非常にやりやすいオンボーディングでした。

諸見里 様：
作成した請求データに間違いはないか、従来運用していたスプレッドシートの請求管理表とScalebaseの並行稼働を約3ヶ月行いました。数字が完全に一致するのをみて、問題なく移行できると確信したことを覚えています。

-Scalebase導入の効果をどのように感じていますか。

武野 様：
一番大きな変化は、スプレッドシートの請求管理表が不要になったことです。Scalebaseに、取引先と契約の情報を一度登録してしまえば、毎月自動で請求データが生成されます。契約変更や新規契約があればその都度反映することで、対象月における変更履歴や契約開始の一覧がレポートとして見れるので、月末はそのレポートを確認するだけで済むようになりました。

また、Scalebaseでは、生成した請求データのfreee連携に対応しているため、請求書発行における大幅な工数削減にもつながりました。以前はスプレッドシートを見ながら、freee上で請求書を1通1通作成しており、新規分はもちろん、継続分についても先月のデータを1社1社複製し、期日を修正することで対応していました。請求管理表が間違っている可能性があるだけでなく、freeeへの入力ミスの可能性もあり、ダブルで間違える可能性があった。それが今では約20分で、全ての請求書を作成することができています。

結果として、以前は1営業日まるまる掛かっていた請求書業務でしたが、約9割の工数を削減できました。導入が遅ければもっと乖離していた可能性があり、今では非常に大きな存在になっています。

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「改定一覧」「前月差分付きMRR」といった請求回りのレポートが充実している

-レポート機能の印象はいかがでしょうか？

中澤 様：
請求回りのレポートは非常に活用しています。特に重宝しているのが、新規登録や更新処理を行った契約を確認できる「改定一覧」と、前月からの請求比較ができる「前月差分付きMRR」のレポートです。

今月発生した新規契約や契約変更などを抽出したレポートで、処理漏れや請求漏れがないか、請求発送前の確認に非常に役立っています。

-経営企画の視点ではどうでしょうか？

諸見里 様：
経営企画的な視点でも、魅力的なレポートだと感じています。例えば、P/Lにあがっている売上を確認する場合、freeeの方で按分処理が漏れていて一括であげてしまったみたいなこともあるので、freeeの数字を見ただけだともしかしたら間違っているという疑念が残ります。Scalebaseが算出する理論値のMRRは、契約情報をもとにした正しい数字になるため、P/L数字との差分の確認などに役立てています。

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コーポレート部として、申込書や契約書の内容が正確に反映されているScalebaseを「拠り所」にしたい

-Scalebase導入の効果をどのように感じていますか。

諸見里 様：
Scalebaseは、SaaSビジネスの基盤となるような販売管理システムだと思っています。

請求と契約管理に関しては100％満足しています。レポート機能に関してはこの1年でかなり注力されてきたと伺っています。セールスが更新するSalesforce、コーポレート部が更新するfreee、どちらの数字が正しいのかというもやもやがあるなかで、契約情報が全て正確に登録されているScalebaseを「正」にするようにしました。

特に、Salesforceで事業数字が把握できるようになると、どちらのKPIを見に行けばいいのか、二重管理のような状況になると思います。コーポレート部としては、申込書や契約書の内容が正確に反映されているScalebaseを「拠り所」にしたい。Scalebaseは、外資のツールと比較しても、料金的にも非常に良心的なので、レポートのカスタマイズ性を今後より一層強化していただきたいと思っています。