「Day1からスケールに耐えうるオペレーション基盤作りを」創業初期からScalebaseを導入した理由とは

スプレッドシートでサブスクの契約・請求管理をする問題点と、創業後何よりも早くScalebaseを導入しオペレーション基盤を整備した背景について、「テクノロジーの力で “はたらく” をもっとなめらかに。」というミッションのもと、副業・フリーランス管理クラウド「Lansmart」を提供する株式会社CloudBrains 代表取締役の眞壁 雅彦様にお伺いしました。

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-導入のきっかけは？

眞壁様：
CloudBrainsは、創業時から掲げているミッション「テクノロジーの力で “はたらく” をもっとなめらかに。」のもと、事業が成長した際に、オペレーション業務がボトルネックにならないように、バックオフィスもビジネスサイドも可能な限りツールを導入して、業務を効率化することにこだわってきました。

これまでのキャリアでも、SaaS間の連携を前提とした業務効率化が当たり前の時代になると感じていました。サブスクリプション管理も当然、ツールを導入しようと考えていましたが、管理ツールは市場に多くありません。そんな中、Scalebaseと出会いました。

スプレッドシートを使い続けることは負債になることも。情報の特性に応じたツールを選定すべき

-これまでのキャリアではどのように業務管理をしていた？

眞壁様：
前職はオペレーショナル・エクセレンスな会社で、オペレーションを仕組み化し、効率的に業務を進行していました。その際にスプレッドシートでデータ管理をしていたのですが、汎用性が高い一方で、管理する項目の増加に伴い複雑で動作も重たくなってくるため、いずれ管理しきれなくなるだろうとも感じていました。
そういった経験があったので、創業したCloudBrainsは、事業のスケールに耐えうるオペレーション基盤をDay1から作りたかったんです。紙ベースの非効率なやり取りは一切排除し、管理ツールもエクセルやスプレッドシート以外の選択肢を積極的に検討するようにしてきました。

スプレッドシートは汎用的で使いやすい一方で、管理する情報の特性によっては、使い続けることで負債になる可能性があるからです。無理にスプレッドシートで対応しようとすると、将来管理が難しくなり業務のボトルネックになりかねません。また、スプレッドシートは、データベースとしての利用には不向きなので、更新が頻繁に行われるような情報を蓄積し、応用する前提であれば管理ツールを選定すべきです。

-導入プロセスについて教えてください。

眞壁様：
オンボーディングは、かなりスムーズだったと思います。導入中にプロダクトのプライシング変更などがありましたが、対応し続けられたのは、Scalebaseが汎用的に設計されていたからです。

Scalebaseは、細かい項目まで幅広くカバーできる一方で、どうしたら上手く使えるのか不安でした。しかし、疑問が浮かぶたびにSlack上で都度対応してもらったので、不安もすぐに解消されました。
Scalebaseは、使い方に慣れるまである程度の負荷がかかるジャンルのSaaSです。カスタマーサクセスの有人サポートは、ユーザ側の負担が削減されると共に、理解も深まるので非常に助かりました。

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Scalebaseがなければ人為的なミスは多発していた

-導入後の効果はいかがですか？

眞壁様：
創業当初から導入しているので、前後の比較はできませんが、Scalebaseがなければ人為的なミスは多発していたと思います。また、業務をマニュアル化できたことが一番の効果だと感じています。

Scalebaseへの契約登録は、オンラインアシスタントサービスのCASTER BIZに外部委託(BPO)していますが、マニュアル化できたおかげで依頼する際のオペレーションもスムーズです。
SaaSとBPOは、両方導入することで双方にメリットがあります。請求書は、Scalebaseとマネーフォワード請求書を連携させて自動生成し、それをCASTER BIZに送付してもらう形で、請求書関連の導線を一本化したことで、業務効率的が上がり人為的ミスも削減できました。

-Scalebaseの好きな機能は何ですか？

眞壁様：
分析ダッシュボードは、数値がグラフ化されていて、見るたびにもっと数字を伸ばせるように頑張ろうと思わせてくれるので好きな機能の一つです。SaaSビジネスは、見るべき指標がある程度決まっています。Scalebaseは、やるべきことを明確化してくれるので、事業のスケールには欠かせないツールです。