登録した契約情報に沿って口座振替までを一気に！過去のシステム導入の失敗を経て、毎月2,000件の請求を正確かつ効率的に

法人向けのサービス提供では、毎月の利用料請求に口座振替を活用するケースがあります。定額請求の場合でも、取引先数が多くなると契約管理や催促業務の必要性が生じ、どのように効率化を実現するかは非常に悩ましい問題です。

そこで今回は、中小建設業の企業向けにWEB制作やSaaSサービスを提供するBRANU株式会社の財務経理部 ゼネラルマネージャー 塩野賢一様に、BRANUでの請求業務について、お話を伺いました。

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-会社の概要について教えてください。

塩野 様：
BRANU株式会社は、「建設業界をテクノロジーでアップデートする。」というビジョンのもと、中小建設業の企業の成長と発展を支援し、デジタルの力で社会に貢献しています。

WEB制作・保守をはじめ、工事受注の獲得、職人の求人募集、施工管理などに対応した建設業向け統合型ビジネスツール「CAREECON Plus」は約2,000社以上の導入実績があり、中小の建設会社が持ち前の技術を最大限生かせるよう、建設業界のDXを加速させています。

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口座振替を軸に、正確かつ効率的な請求フローをどのように構築すべきか？

-Scalebase導入前の課題はどのようなものですか？

塩野 様：
複数のサービスがありますが、WEB保守料であれば月額12,000円、SaaSサービスは月額50,000円など、定額での提供を行っています。

当社の特徴としてはやはり、取引先の多くが元々WEBサイトを持っていない中小・零細の建設会社であるため、未入金が多く発生している点だと思います。そのなかで、以前から活用する口座振替を軸にどのようにして正確かつ効率的な請求フローを構築すべきか、これが課題になっていました。

-具体的には、どのような問題が発生していましたか？

塩野 様：
弊社では、毎月の請求にジャックスが提供する口座振替を利用しています。

請求フローとしては、受領した契約書の内容をジャックスに登録し、毎月引き落としを掛けるというシンプルなものです。ただ契約管理の仕組みがなく、「取引先Aから毎月1万円を請求する」という情報だけがジャックスに記録されるイメージです。そのため、登録漏れがあって引き落としができていない、間違った月から請求しているなどの事象が発生していても、何が正解か分からないので気づけない。こうした請求ミスによって取引先に迷惑を掛けてしまうことが何度かありました。

また、取引先の口座から残高がある限り引き落としができる口座振替は、未入金率の削減、取引先の利便性にとても貢献しています。ただ、それでも月2,000件の請求を行うとすると、約70件は未収になるという問題もありました。金額にして月100万円以上。金額の問題もありますが、後日改めて督促状の郵送対応など業務面でも大きな負担になっていました。

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「CRM・SFAを軸としたビジネスアプリケーション」への移行プロジェクトが失敗

-課題に対してどのように取り組みを行ったのでしょうか？

塩野 様：

当初は、「別の請求管理サービス」を導入して改善を図りました。当時意識したことは、口座振替後の入金管理を徹底し、未入金先にスムーズに督促を行うこと。また、営業の商談管理を中心に利用している「SFA・CRMを軸としたビジネスアプリケーション」に組み込む請求管理サービスを導入することで情報を集約することでした。

しかしこのプロジェクトは失敗しました。一番大きな失敗は、ジャックスへの口座振替データの連携がうまくできず、今まで通りジャックス画面に入力することになった点です。代替フローとしてジャックスで作成した請求データとして取り込むことも考えましたが、実際の入金データの取り込みにも苦戦し、消込までうまく接続することができませんでした。

データ構造や操作性などそのビジネスアプリケーション特有の難しさがあり、それを踏まえたサポート体制が当社にとって不足していました。こうした失敗を経て、新しい形での運用を模索することになりました。

-そこで検討にあがったのがScalebaseでしょうか？

塩野 様：
まさにそのタイミングでお話したのがScalebaseです。以前お話をした印象では、契約管理のサービスだと認識していましたが、Scalebase ペイメントの提供開始により、我々が求めているようなサービスに進化していると感じました。

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Scalebaseに契約情報を入れれば、口座振替まで一気に処理できる！そして、請求ミスという致命的な問題をなくせたことが何よりの価値

-Scalebaseの導入により変化したことはありますか？

塩野 様：
Scalebaseの導入により、契約情報が正確に管理され、かつ口座振替にリンクさせることができました。Scalebaseに登録した契約情報に沿って、口座振替まで一気に処理できる。ジャックスへの二重登録の必要がないだけでなく、契約情報もすぐに確認できるので、二重請求や請求漏れの懸念もなくなりました。未入金発生後の督促状の自動送付とまではいきませんが、最終的に消込まで対応できとても満足しています。

塩野 様：
Scalebaseの良さは、融通の利く契約管理だと感じています。例えば、取引先Ａに対して、初年度は割引をしていて、2年目から料金が上がりますという場合、ジャックス上では初年度と2年目以降という形で2つのデータの登録が必要でした。Scalebaseでは、それを1つの契約として登録でき、契約期間の概念に合わせてその内容を反映した請求データを作成してくれるのは、よくできた設計だと感じています。

-Scalebase導入による効果はどのようなものですか？

塩野 様：
請求ミスという致命的な問題をなくせたことに何よりの価値がありますが、あえて数字に換算するなら、口座振替の設定なども含め月間20時間程度の業務削減ができたと考えています。

また、コストの面での効果もありました。口座振替サービスによると思いますが、当社は取引先の口座情報を管理するにあたってマスタ管理費というものを毎月支払っていました。すでに解約した取引先も含めて約4,000件近く。それを、Scalebase ペイメント上で口座情報のマスタ管理ができるようになったことで、マスタ管理費が発生しなくなり、想定外の費用削減もできました。

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Scalebaseのレポート機能もこれから使っていきたい

-Scalebaseの導入を振り返って感想はありますか？

塩野 様：
請求業務は、お金を取り扱うため取引先とのつながりがある領域のシステムです。そのため、まずは間違えのない仕組みというのが大事。Scalebaseは、契約に沿って請求されるため安心して見守ることができます。請求データのジャックス連携、入金消込に対応した「ペイメント」ができて本当に良かった。

また、Scalebaseのレポート機能をもっと活用していきたいと考えています。Scalebaseを契約情報の箱ではなく、生きたリアルデータと捉えると、CRM・SFAにある不確かなレポートよりも、正確性が高いと感じています。ScalebaseはUIもよく、クリック、クリックで操作を進められ、ボタンの配置も分かりやすい。スキルも必要なく、導入後のサポートも手厚いためこれからも期待したいです。