複雑なプライシングに寄り添い、実現に向けた運用提案まで。様々な事象に対処するための社内外チームワークはScalebaseだからこそ!

契約・請求管理システムは、複雑な契約・プライシングに対応することで請求業務の効率化を図るだけでなく、販売戦略の実現にも関わってくる領域です。そして、複雑な領域だからこそシステム以外に求められるのが、カスタマーサクセスの対応力です。

今回は、契約・請求管理システムとしての「Scalebase」の価値とそのカスタマー対応について、2020年から約3年間利用いただいているatama plus株式会社の矢幡 和宏様（写真・左）、根本 潤様（写真・右）に、お話を伺いました。

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-会社と事業の概要について教えてください。

矢幡 様：
atama plus株式会社は、「教育に、人に、社会に、次の可能性を。」をミッションに、テクノロジーを活用することで、「基礎学力」の習得にかかる学習時間を短縮し、「社会でいきる力」を養う時間の増加を目指しています。

AI教材「atama＋」（アタマプラス）は、最先端のテクノロジーで、一人ひとりの得意、苦手、伸び、つまづき、忘却度などの情報を収集・分析し、世界にひとつの「自分専用カリキュラム」を提供する学習システムとして、全国の塾・予備校3,500教室以上（2023年7月現在）に導入いただいています。

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導入数の増加と複雑な請求計算。第2営業日までに売上を確定できないことが多くなっていた

-「atama＋」の契約・請求管理に特徴はありますか？

矢幡 様：
AI学習教材「atama＋」の契約・請求管理でScalebaseを利用しています。

「atama＋」の提供先は学習塾・予備校で、利用料は従量課金を採用しています。そのため、前払いがなく毎月請求を行う必要があるのは大きな特徴だと思います。
また、利用料の計算も複雑な課金ルールで運用しています。最近では新サービスの提供もはじまり、1つの塾に対して複数の契約が発生するなど、さらに複雑な契約・請求管理が求められています。

-Scalebase検討の背景、導入前の課題はどのようなものですか？

根本  様：
まず、コロナ期間に導入いただいた学習塾・予備校の数が急増したことです。
以前は、営業が顧客名やプランなどを入力したスプレッドシートをもとに、経理が料金計算と請求書発行を行っていました。請求書の発行件数が数十から数百になり、この運用ではさすがに厳しくなっていました

また、第2営業日までに売上を確定させたかったことも背景としてあります。
学習塾はカリキュラムが1年単位で作成されることが多く、「atama＋」は新学期である4月に契約を開始するケースがほとんどです。そのため1年間の売上予測は、4月時点である程度計算が立ちます。その後、利用量の推移や毎月の請求額などの実績をモニタリングし、4月時点の売上予測と比較することで、先生たちへの情報提供や個別フォローといった対策を、タイムリーに講じていくことが重要視されていました。

月次決算にタイムリーさが求められる一方で、第2営業日までに対応できない月も多くなり、まさに対策が求められていました。

-Scalebase導入の決め手について教えてください。

矢幡 様：
2020年の導入で少し過去の話になりますが、チェックポイントとしては、利用量によって毎月請求額が異なるような複雑な契約にも対応できるか、金額感、請求書発行システム（freee）との連携でした。こちらの要件をすべて満たしたうえで、決め手については、カスタマーサクセス（CS）のレスポンスの早さや開発要望に対する姿勢でした。

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対象や提供教科が広がり、顧客も1,000教室増加。2年間で環境は大きく変わるも、売上は第2営業日で確定。

-Scalebase導入の効果をどのように感じていますか。

根本   様：
事業が成長する中で、重大なミスもなく、人員も増やさずに、今もなお月初2営業日で売上を確定できていることに大きな価値を感じています。

この2年間で利用教室数が1,000教室増加しており、事業が大きく成長しました。対象が小学生にも広がり、提供する教科も英語・数学から、中学生向けの理科・社会などに拡大しました。「atama＋」自体の改善や教室運営モデルづくりに活かすことを目的に、実証事業として学習塾「THINX」の運営も開始しています。こうした状況で、今まで通り請求業務が対応できているのは、まさにScalebaseのおかげです。

-もし、今Scalebaseが無くなったら何に困りますか？

根本   様：
無くなったら困るどころではないです！スプレッドシートはもう考えたくないです。作業内容を考えると、請求書を発行するのに10日くらいかかると思います。

・契約中の塾のリストを営業と確認する。
・契約プランと特約の有無を確認する。
・利用量のデータをもとに、請求金額を計算する。
・料金計算に間違いがないかを確認する。
・宛先に変更がないか確認する。
・請求書を作成する。
・複数の契約がある場合は1枚にまとめる。
・請求書の送付漏れが無いか、スプレッドシートとfreeeを見比べて確認する

これらの作業を、毎月数百件分と考えたら、かなり厳しいです。実証事業としてはじめた学習塾は、生徒の保護者の方に月謝を請求するのでより繊細にならざるを得ない状況です。そうした意味でも、学習塾向けのtoB事業の方で契約管理から請求書発行までを安定して効率的にまわせていることは大きな助けになっています。

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請求業務は絶対に間違えられないプレッシャーもあるが、前向きに取り組めているのはScalebaseとCSの存在が大きい

-販売戦略の実現という観点ではいかがでしょうか？

矢幡   様：
売上が第2営業日までに確定することで企画側に貢献していることはもちろんですが、「atama＋」は料金プランを定期的に見直しており、Scalebaseのプライシングに対する柔軟性の高さにも助けられています

稀にあまりにも複雑なプライシング案があがることもありますが、Scalebaseで計算できるか、どういう影響があるか、請求のオペレーションまでを考えて商品企画がされるようになりました。プライシングの型を考えるのは大変ですが、データをインポートすれば料金計算を自動で行ってくれるのはScalebaseの素晴らしい価値だと思います。

開発側のメンバーもどうやったら計算に必要な従量課金のデータを作成できるか、この契約プランはScalebaseで実現できるのかなど、請求に対する感度があがっており、同時にScalebaseという言葉が社内に浸透しているのを感じています。

-導入の決め手にもあげていただいたカスタマーサクセスについてはいかがでしょうか？

根本  様：
複雑なプライシングに対応する上で、カスタマーサクセスの方の尽力も大きいと思っています。

新しいサービスのプライシングが非常に複雑で既存機能では表現できなかったため、Scalebaseでどのように運用すればよいかを相談しました。その際にレポート機能を応用的に活用することで、シンプルで分かりやすい管理方法を構築いただきました。既存機能だけだと表現が難しいなか、サポートの方の細やかな運用提案と対応のおかげで実現できたプライシングだったと思います。

（Scalebase内のデータを様々な業務シーンで活用いただけるよう、レポート機能を充実させています。）

根本  様：
システムがどれだけ素晴らしいものでも、例外は発生します。そのなかで弊社のプライシングを深く理解して、実現に向けて運用提案までいただけるのは非常に感謝しています。請求業務は絶対に間違えられないプレッシャーもありますが、前向きに取り組めているのはScalebase、そしてアルプのカスタマーサクセスの方の存在あってだと思っています。

アルプが大きい会社になったときにここまでのサポートが続くのかは不安ですが、レスポンスの速さ、作業のサポート、機能要望への対応には、すごくありがたく思っています！

（取材後の弊社CSとのMTG風景）

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システム活用による徹底した自動化と、様々な事象に対処するための社内外のチームワークが請求業務には重要

-Scalebaseを一言でいうとどんな存在ですか？

矢幡 様：
「これからが楽しみな請求システム」です。最初に使ったときから、直感的に使いやすく、想像以上に複雑なことができると感心しました。開発スピードも踏まえて、これからさらに進歩していくと感じています。請求書や決済回りの領域にも拡張しており、どこまで広がりを見せるのか楽しみです。

根本  様：
お客さまからお金をいただく請求業務は、経理の中でも最もミスが許されない仕事だと思います。だからこそ、システム活用による徹底した自動化と、様々な事象に対処していくための社内外のチームワークは重要と考えています。そのどちらにおいてもScalebaseはおすすめできると思います！