月間2億円超の請求をスプレッドシートで管理する限界を突破。Scalebaseで月次請求を2〜3営業日から数時間に短縮、AI Agentで契約登録も5分→2分に

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コリビング（家具付き・フレキシブルな住まい）という新しい居住スタイルが注目を集めています。海外から日本に来られる方を中心に約1,500室を運用するHmlet Japanでは、急速な事業拡大に伴い、スプレッドシートによる請求管理が限界を迎えていました。月間2億円を超える売上を手作業で管理する状況は、まさに「奇跡に近い」綱渡りだったと言います。

今回は、Scalebaseの導入によって請求業務を大幅に効率化し、さらにScalebase AI Agentで契約登録の自動化も実現した経緯と成果について、Hmlet Japan株式会社の経理チームマネジメント 内田様（写真・右）、全社オペレーション・DX統括 武田様（写真・中）、営業サポート 植田様（写真・左）に、お話を伺いました。

-会社と事業の概要について教えてください。

内田 様：
Hmlet Japanは、2019年に三菱地所の新規事業提案から始まった会社です。「フレキシブルリビング」という家具付きのフレキシブルな住まいをご提供する事業を展開しています。もともとシンガポールで創業されたHmletと三菱地所のジョイントベンチャーとして始まった会社で、現在はHmlet Japanとして1,500室ほどを運用しています。今年度もさらに拡大していく予定です。

サービスの特徴としては、家具付き賃貸マンションのハード面だけでなく、多言語対応や、24時間サポートといったソフト面も充実しています。日本での銀行口座や印鑑が不要な仕組みを整備し、テクノロジーの力でスムーズに入居手続きができるようにしている点が、当社ならではの価値です。

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月間2億円超をスプレッドシートで管理。「奇跡に近い」状態からの脱却が急務だった

-Scalebaseでどのようなサービスの請求管理をされていますか。

武田 様：

基本的には賃料管理がメインです。入居時の初期費用や、入居中の月々の賃料を管理しています。それ以外にも、オプションの請求も一部あります。入居時に一括払いか毎月払いかを選択いただける仕組みになっていて、初期費用やサービス費、清掃費なども含めた一元管理ができる点が助かっています。

--Scalebase導入前の課題はどのようなものでしたか？

武田 様：

導入前は、会計ソフトで請求書発行を行っていましたが、契約管理や請求管理はスプレッドシートに頼っていました。顧客数の増加に伴い限界が来てしまい、非常に多くの人手が介在する業務になっていました。

大きなミスこそ起きていなかったものの、「本当にギリギリでよく起きなかったな」というのが正直なところです。当時すでに1,300室以上を管理していて、月間2億円を超える売上をスプレッドシートで回していたのは、かなり奇跡に近い状態でした。1件1件目視でチェックしていましたから、「ここをどうにかしなければ」という危機感は常にありました。

-Scalebase導入の決め手について教えてください。

武田　様：

グローバル展開も視野に入れ、複数社での比較検討をしていました。他社でも販売管理の機能はあったのですが、日本市場で考えた時に、少額決済への対応や、プラン設計、請求サイクルの柔軟性といった観点で、Scalebaseが適していると判断しました。

やはり一番大きかったのは、Scalebaseが日本の商習慣にしっかりマッチしていた点です。当社のサービスは料金体系が何度か変わった経緯もあり、現在は複数のプランが混在しています。こうした複雑な料金設定にも柔軟に対応できるところが決め手になりました。

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複雑な契約体系をScalebaseに落とし込む。CSチームの丁寧な伴走で導入を完了

-稼働までのオンボーディングはいかがでしたか？

武田 様：

正直なところ、当初の想定よりも時間がかかりました。当社の契約形態は1つ1つの内容が複雑で、それをどのようにScalebaseの設定に落とし込むか、既存のオペレーションにどうはめ込むかというところが非常に肝でした。料金の設定方法やオペレーションへの組み込み方を詰めていく作業に時間を要しましたが、ScalebaseのCSチームには丁寧にサポートいただき、無事に導入を完了できました。

月次請求が2〜3営業日から数時間に短縮。カード決済処理も丸1日→2時間に

--Scalebase導入後、業務はどのように変化しましたか。

武田　様：

非常に大きな変化がありました。今月の請求がどれくらいあるのかが一覧で把握でき、売上や金額もリアルタイムで確認できるようになった。これは以前のスプレッドシート管理では到底実現できなかったことです。

以前は月末の請求数字の取りまとめだけで約3日かかっていました。それに加えて、毎月の定期請求にも多くの工数が割かれていましたが、そうした部分も含めて大きく削減されています。カード決済の処理についても、以前は選定作業だけで丸1日を費やしていたものが、今では数時間で完了するようになりました。

AI Agentで契約登録が5分→2分に短縮。ヒューマンエラーの防止が最大の価値

-Scalebase AI Agentの効果はいかがですか。

植田 様：

導入前は、プランやカスタム項目もすべて手入力だったので、1件あたり約5分かかっていました。今では2分程度で完了しています。手入力がなくなったので、クレジットカードの読み取り処理をしている間に銀行書類を作成するといった並行作業もできるようになり、大幅に効率が上がりました。

武田 様：

PDFを読み込ませて、日付や金額などを目視で確認するだけという流れです。マニュアル作業はディスカウントの入力ぐらいで、精度も実際の契約内容との相違がないか確認するだけで十分なレベルです。

植田 様：

特に助かっているのは、契約期間や金額といった「絶対に間違えてはいけない」項目でのヒューマンエラーを防げる点です。以前は最後まで入力を終えた後に間違いに気づいてデータを消してやり直す、ということもありました。そうした手戻りがなくなったのは、現場として本当にありがたいです。

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「毎日メールを開くのと同じ感覚」。請求データの信頼できる唯一の情報源に

-Scalebaseを一言でいうとどんな存在ですか？

植田 様：

「毎日メールを開くのと同じ感覚で開くツール」ですね。Scalebaseがマスタデータとして「ここを見に行けば絶対に正しい」という状態になっているので、毎日必ず開いています。

支払いが遅れている方の集計もすぐにできるようになり、全員がいつでも状況を確認できるようになりました。以前はスプレッドシートで管理していたので、誰がどこまで進んでいるかが見えづらく、ブラックボックスになりがちでした。今は透明性が格段に高まって、支払い状況の把握も早くなり、本当に便利になったと感じています。