サブスク管理とは？複雑な業務を効率化するシステムの活用法とScalebase

近年、デジタル化の進展や顧客ニーズの変化に伴い、サブスクリプションビジネスは飛躍的な成長を遂げています。音楽・動画配信サービスからBtoBのSaaSまで、幅広い分野で「所有」から「利用」へと価値観がシフトし、多くの企業が継続課金モデルを採用しています。

この成長を支える一方で、企業はサブスク管理の複雑さという課題に直面しています。顧客ごとに異なる契約プランや利用状況、頻繁な契約変更、多様な料金体系など、従来のビジネスモデルでは想定されなかった煩雑な管理業務が日々発生しているためです。こうした課題を解決し、事業の成長を加速させるために不可欠なのが、サブスク管理システムです。

本記事では、サブスク管理の基本から、事業者が陥りがちな課題、サブスク管理システム導入の具体的なメリット、そして自社に最適なシステムを選ぶためのポイントを詳しく解説します。さらに、サブスクリプションビジネスの成長を強力に支援するScalebaseについてもご紹介します。

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目次
サブスク管理とは？
事業者が陥るサブスク管理の課題
サブスク管理で押さえるべき項目
サブスク管理システムとは
サブスク管理システムの「Scalebase」について
まとめ

サブスク管理とは？

サブスク管理とは、サブスクリプションサービスの提供において必要な、顧客管理、契約管理、請求管理など、一連の管理業務全般を指します。これらの業務は、顧客との長期的な関係構築と安定した収益確保に不可欠です。

具体的には、以下のような業務がサブスク管理の対象となります。

・サービス提供に関する業務：顧客の登録情報、契約情報の管理、契約更新時期の管理など

・料金の請求に関する業務：利用料金の計算、請求書発行、決済処理、売上集計など

・顧客との関係構築：KPI管理、LTV分析、解約率のモニタリングなど

サブスクリプションとSaaS・定額制の違い

なお、「サブスクリプション」「SaaS」「定額制」は混同されがちですが、それぞれ異なる概念です。

用語	説明
サブスクリプション（サブスク）	月額・年額など定期的な料金で商品・サービスを継続的に利用するモデル。動画配信や定期購入など幅広い分野で普及。
SaaS（Software as a Service）	クラウド上で提供されるソフトウェアを利用期間に応じて利用。多くはサブスク型課金だが、すべてが該当するわけではない。
定額制	毎月一定の料金でサービスを受ける点ではサブスクと同義。ただし従来はサービス内容が固定的で、柔軟性が少ない傾向があった。

サブスク管理に潜む課題

サブスクリプションビジネスが成長するにつれて、事業者は以下のような複雑な管理課題に直面し、従来の管理手法では限界が生じます。

1. 請求の複雑化
顧客ごとに異なる契約内容、契約期間、請求のタイミング、金額が存在するため、請求漏れや金額ミスが発生しがちです。個別値引きや無料キャンペーン期間など、イレギュラーな対応も多く、管理が煩雑になります。また、請求と計上のタイミングが異なる場合もあり、正確な管理が求められます。

2. 契約変更に伴う手作業の発生
プランの追加、ライセンス数の変更、オプションの有無など、契約内容は随時変更される可能性があります。これらの変更に個別に対応しようとすると、手作業による業務が発生しやすく、時間や手間がかかるだけでなく、人的ミスの原因にもなりかねません。

3. KPI分析の困難さ
日々の請求管理や契約管理で手一杯となり、解約率（チャーンレート）顧客生涯価値（LTV）、月次経常収益（MRR）などの重要なKPIをタイムリーに算出し、分析することが難しい場合があります。正確なデータに基づいた経営判断や販売戦略の立案が遅れるリスクがあります。

4. 業務の属人化
管理内容が複雑化すると、特定の担当者しか業務プロセスや顧客情報を把握できなくなり、業務が属人化しやすくなります。また、担当者の異動や不在時に業務が滞るだけでなく、ミスや不正を誘発するリスクも高まります。

5. データ不整合リスク
顧客情報、契約情報、請求情報などを複数のExcelファイルやシステムで管理していると、データ連携の不備や、情報の重複・食い違いが発生しやすくなります。これは誤った請求やサービス提供に繋がり、顧客とのトラブルの原因となります

Excelやスプレッドシートでの管理の限界

事業開始当初はExcelやスプレッドシートでサブスク管理を行う企業も多いですが、事業が成長し、顧客数やプラン、オプションの種類が増えるにつれて、以下のような限界に直面します。

課題	内容
ヒューマンエラーの増加	手作業による入力や更新が多く、誤入力・入力漏れ・更新忘れなどの人的ミスが起こりやすくなります。
履歴管理の困難さ	情報が上書きされやすく、契約プラン変更などの履歴を正確に追跡することが難しくなります。
動作の遅延と機能不全	データ量の増加によりファイル動作が重くなったり、関数のセルずれによって機能しなくなるケースが発生します。
データ分析の限界	情報が複数ファイルに分散されているため、集計・分析に時間がかかり、迅速な戦略判断が困難になります。

サブスク管理システム導入のメリット

サブスク管理システムを導入することで、上記のような課題を解決し、サブスクリプションビジネスの成長を強力に後押しする様々なメリットが得られます。

バックオフィス業務の自動化と効率化

サブスク管理システムは、契約情報の管理、見積もり作成、料金計算、請求書の自動発行、入金消込といったサブスクビジネス特有の煩雑な事務作業を効率化・自動化します。

• 人的ミスと工数の削減
複雑な計算の自動化や管理工数の低減により、手作業によるミスやそのチェックにかかる時間を大幅に削減できます。

• 担当者の負担軽減
事務作業の効率化により、担当者は顧客分析や新たな企画立案など、より付加価値の高いコア業務に注力できるようになります。

収益の安定化と最大化

サブスク管理システムは、継続課金ビジネスにおいて収益の安定化と最大化に貢献します。

• 継続率の向上
自動更新機能や契約更新時期のアラート通知により、契約の更新漏れを防ぎ、高い継続率を実現します。

• 未払いの防止
支払いリマインダー機能を活用することで、未払いを未然に防ぎ、健全なキャッシュフローを維持できます。

• アップセル・クロスセルの促進
柔軟な料金プラン設定や顧客ごとの利用状況分析を通じて、新規契約の獲得や既存顧客へのアップセル・クロスセルを効果的に促進し、収益拡大につなげます。

データ活用による戦略的な意思決定

サブスク管理システムは、顧客の契約履歴、利用状況、支払い傾向といった様々なデータを一元的に集約し、経営判断に不可欠な情報を提供します。

• 解約リスクの特定と対策:
解約リスクのある顧客を早期に特定し、適切なアプローチを行うことで、解約防止策を講じることが可能です。

• KPIのリアルタイム把握
MRR、LTV、チャーンレート、新規契約数などの重要KPIをダッシュボード上でリアルタイムに可視化し、客観的なデータに基づいた正確な経営判断を支援します。

• 販売戦略の立案
顧客の利用傾向や収益データの分析から、最適な価格設定やプラン改定、マーケティング施策の立案が可能になります。

顧客満足度の向上と競争優位性の確立

顧客情報を一元管理し、個別最適化されたサービスを提供することで、顧客満足度を向上させ、市場での競争優位性を確立します。

• パーソナライズされたサービス
顧客一人ひとりのニーズや行動履歴を把握し、個々に最適化されたサービスやコミュニケーションを提供することで、顧客満足度を高めます。

• 迅速な顧客対応:
顧客の契約内容や利用状況をすぐに確認できるため、問い合わせや要望に迅速かつ的確に対応し、顧客体験を向上させることができます。

• ブランド力の強化
満足度の高い顧客はサービスを継続利用する可能性が高く、口コミや評判を通じてブランド力の強化、ひいては新規顧客獲得の促進にも繋がります。

サブスク管理システムの主要機能

サブスク管理システムには、サブスクリプションビジネスの効率的な運営を支える多岐にわたる機能が搭載されています。

機能	内容
顧客管理	顧客の基本情報、契約内容、支払い履歴、問い合わせ履歴を一元管理。属性に応じたセグメント分けも可能。
契約管理	契約プラン、期間、オプション、請求サイクル、割引情報を一括管理。プラン変更やオプション追加などの履歴も記録可能。
価格体系管理	定額・従量・段階・多段階課金、日割、キャンペーン、無料トライアルなど、多様な料金体系に柔軟対応。
請求・支払い管理	請求書の自動作成・送付、複数決済手段（カード、振込、口座振替）に対応。入金消込や未払いリマインダー、督促も自動化。
売上・収益管理	MRR/ARR、LTV、解約率、新規契約数などのKPIをリアルタイムで可視化し、レポート作成や売上分析に活用。
API・外部連携	CRM、ERP、会計ソフト、決済システムなどの外部ツールと柔軟に連携し、二重入力を防止。
ワークフロー管理	見積〜契約締結までの各承認プロセスをシステムで管理。社内の対応漏れ・請求遅延の防止に貢献。

サブスク管理システムの選び方：失敗しないための7つのポイント

多種多様なサブスク管理システムの中から、自社に最適なシステムを選ぶためには、以下の7つのポイントを慎重に検討することが重要です。

1. 自社ビジネス規模や業種、提供サービスへの適合性

自社が提供するサブスクサービスの内容や規模、業種に合った機能が搭載されているかを確認しましょう。

• 小規模ビジネスであれば基本的な機能で十分かもしれませんが、大規模ビジネスや複雑な料金体系を持つ場合は、柔軟な料金プラン設定、多通貨対応、詳細な収益分析機能などが必須です。

• SaaS業界ではアップセルやクロスセルの管理、ECサイトでは物理的な商品管理も含まれるなど、業種ごとの特性に対応できるかも確認が必要です。

2. 既存システムとの連携性と拡張性

現在社内で使用しているCRM、SFA、会計ソフト、基幹システム、BIツールなどとスムーズに連携できるかが重要です。

• API提供の有無やCSV連携の可否を確認し、データの二重入力や管理の手間を削減できるかを確認します。

• 将来的な事業拡大や新たなサービス追加、複雑な料金プランの導入など、変化するビジネスニーズに柔軟に対応できる拡張性を備えているかどうかも長期的な視点で重要です。

3. 現場にとっての使いやすさ（UI/UX）

実際にシステムを利用するバックオフィスや営業部門などの現場メンバーが、直感的で使いやすいと感じるかが定着の鍵となります。

• 導入前にデモやトライアルを活用し、実際の操作画面やUI（ユーザーインターフェース）を確認し、業務フローに沿っているか、習熟に過度な時間がかからないかを評価しましょう。

4.セキュリティ体制

顧客情報や契約内容、売上金額といった機密情報を扱うシステムであるため、堅牢なセキュリティ体制が不可欠です。

• 提供元が国際標準規格であるISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）やJISのプライバシーマーク認証を取得しているか確認しましょう。

• 通信の暗号化、アクセス制限、多要素認証、バックアップ体制、ユーザーごとの権限設定など、具体的なセキュリティ対策もチェックポイントです。

5. サポート体制

初めてシステムを導入する場合や、業務に精通していない担当者がいる場合など、導入から運用までのサポート体制が充実していると安心です。

• 導入時の初期設定支援、操作指導、導入後の問い合わせ対応（電話、メール、チャット）など、自社にとって適切なサポート方法が提供されているかを確認しましょう。

6. 費用対効果と料金体系

導入コストだけでなく、長期的な運用を見据えた費用対効果を検討する必要があります。

• 初期費用、月額利用料、従量課金、オプション追加費用、決済手数料など、全ての料金要素を把握し、総コストを算出しましょう。

• 利用人数や契約件数、商品金額などに応じた料金プランが提供されていることが多いため、自社の状況に合わせた見積もりを複数社から取得し、比較検討することが重要です。

7. 目的別に見るサブスク管理システムのタイプ

サブスク管理システムは、解決したい課題や目的に応じていくつかのタイプに分けられます。自社の優先順位を明確にして選びましょう。

タイプ名	特徴・適した企業
業務効率化特化タイプ	請求・契約業務を効率化し、バックオフィスの負担を軽減したい企業に最適。
解約防止・LTV最大化支援タイプ	継続率やLTVを高めたい企業向け。利用傾向の分析やアラート機能が充実しており、解約リスクを事前に察知しやすい。
販売管理対応タイプ	顧客・案件・見積・契約など、販売管理全体を一元化したい企業におすすめ。請求管理以外のフローも包括的にカバー。
決済機能重視タイプ	多様な決済手段に対応し、柔軟かつ迅速な決済インフラを整えたい企業に向いている。
複雑な課金モデル対応タイプ	従量課金や多段階課金、キャンペーン価格など、複雑な料金体系を自動処理したい企業に最適。人的ミス削減と正確な請求を両立できる。

サブスク管理システムの「Scalebase」について

最後に、アルプが提供するサブスク管理サービス「Scalebase」を紹介します。

Scalebaseは、SaaSやサブスクリプションビジネス、リカーリングなど、あらゆる継続課金ビジネスに特化した販売・請求管理システムです。AIを活用して企業の収益プロセスを最適化し、事業の持続的な成長を支援します。Scalebaseは、見積もり・契約管理から、複雑な料金計算、請求書発行、決済、入金消込、売上管理、さらには経営指標の分析まで、サブスクリプションビジネスの販売プロセス全体を一気通貫でサポートします。これにより、「いつ、いくら、誰に」を明確にし、月次請求を効率化しながら、販売・プライシング戦略を実現しやすい環境を提供します。

Scalebaseの強み

• 柔軟な料金モデルと複雑な料金計算の自動化
単発課金、定額課金、従量課金、多段階従量課金に加え、日割計算や完全従量、複合商材など、多種多様な料金モデルに標準機能で対応できます。また、使用量データをインポートするだけで、事前に設定した計算式に基づき自動で請求金額を算出するため、ミスなく迅速に請求データを確定できます。

• 時系列での契約データ管理
新規契約からプラン変更、オプション追加、解約といった契約変更履歴までを時系列でタイムライン形式で管理し、契約全体の正確な把握と適切な対応を可能にします。

• 多様な外部システムとの連携
SalesforceやHubSpotなどのSFA/CRM、会計システム、請求書発行システム、決済システムなど、既存の多様なSaaSや自社システムと柔軟に連携できます。

• KPIの可視化と分析機能
MRR（月次経常収益）、ARR（年次経常収益）、チャーンレート（解約率）、LTV（顧客生涯価値）などの重要指標をリアルタイムで把握し、ダッシュボードで可視化します。これにより、販売戦略の策定や事業成長に向けた意思決定を強力に支援します。

• 請求・決済業務のワンストップ対応「Scalebaseペイメント」
請求書の発行・送付から、クレジットカード決済、口座振替、入金消込、督促まで、請求・決済プロセス全体をScalebaseペイメントで一元管理。アナログな作業を排除し、精神的負荷の高い業務をテクノロジーで軽減します。 郵送代行機能も提供しており、請求書発送業務の効率化にも貢献します。

• 豊富な導入実績
創業期のスタートアップからエンタープライズ企業まで、300社を超える多様なサブスクリプションビジネスへの導入実績があります。NTT東日本、TOPPANなどの大手企業にも選ばれています。

Scalebaseはこんな企業におすすめ

Scalebaseは、以下のような課題を持つ企業、または目指す成長を実現したい企業に最適なサブスク管理システムです。

• 従量課金やオプション、キャンペーンなど、複雑な料金体系を持つサービスを提供しており、請求業務のミスや工数削減に課題がある企業。

• 事業成長を見据え、MRRやLTVなどの重要KPIをリアルタイムで把握し、データに基づいた経営判断や販売戦略に活用したい企業。

• 既存のCRM、会計ソフトなどとの連携を強化し、業務効率を最大化しながらサブスク管理を一元化したい企業

まとめ

サブスクリプションビジネスの拡大に伴い、サブスク管理の重要性は増すばかりです。顧客ごとの契約変更、複雑な料金計算、毎月の請求業務など、従来の管理手法では対応しきれない課題が山積しています。
サブスク管理システムを導入することは、これらの煩雑な業務を自動化・効率化し、人的ミスを削減するだけでなく、収集したデータを活用して戦略的な意思決定を支援し、事業成長を加速させるための強力なパートナーとなります。

特にScalebaseは、柔軟な料金モデル、時系列での契約管理、多様な外部システム連携、KPI可視化など、サブスクリプションビジネスに特化した機能を網羅し、企業の持続的な成長を支えます。Scalebaseの詳細についてご興味をお持ちいただけましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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