【図表あり】販売管理の業務フローと販売管理システムのメリットを解説

販売管理は、企業の売上を最大化し、利益を確保するために欠かせない業務です。適切な販売管理を行うためには、業務フローを正しく把握することが重要です。本記事では、販売管理の業務フローを図表でわかりやすく解説し、効率化を図る販売管理システムの導入がもたらすメリットについて解説します。

BtoB向け継続課金サービスの事業を成功させるためには、販売管理システムの導入以外にも、いくつか押さえるべきポイントがあります。成功のポイントを詳しく知りたい方は「BtoB継続課金ビジネスを成功に導く販売・請求管理」をお読みください。

目次
【図表あり】販売管理の業務フロー
業務の効率化を図るなら「販売管理システム」の導入が効果的
販売管理システムを導入するメリット
サブスクビジネスを成功に導く販売管理システム「Scalebase」

【図表あり】販売管理の業務フロー

販売管理業務とは、企業が商品やサービスを販売するときに発生する一連の業務を管理することです。具体的な業務フローは、以下のとおりです。

業務フロー	主な業務内容
1. 受注管理を行う	・見積もり作成・契約の締結・受注
2. 出荷管理を行う	・出荷業務・納品業務
3. 請求管理を行う	・請求書の発行・請求書の送付・入金確認
4. 在庫管理を行う	・在庫の把握
5. 仕入管理を行う	・見積もり作成・契約の締結・発注

それぞれの業務内容について、詳しく解説します。

1. 受注管理を行う

受注管理は、顧客から注文を受けてから実際に出荷するまでの一連の業務を管理することです。主に以下の3つのステップに分けられます。

・見積もりの作成
・契約の締結
・受注業務

顧客に商品やサービスの価格を示すために、注文内容にもとづいて見積書を作成します。見積書には、商品の数量や納期、それに応じた金額が記載されます。顧客が見積書の内容に同意すれば、正式な注文が確定し、契約を結びます。

最後に、契約内容に従って実際の注文を受け付けます。この段階では、注文の詳細を明細書や受注伝票に記録する事務作業が中心です。通常、営業部門の担当者が受注業務を行います。

受注管理は販売管理の出発点であるため、お金の流れを正確に把握するために欠かせない工程です。適切な受注管理により、円滑な商品やサービスの提供を実現します。

2. 出荷管理を行う

出荷管理は、顧客から受注した商品を出荷し、納品までの一連の業務を管理することです。大きく「出荷業務」と「納品業務」の2つに分けられます。

「出荷業務」は、注文に応じて商品を準備し、出荷の手配をする業務です。納期遅れや納品忘れを防ぐ重要な業務になります。具体的には、以下のような業務を行います。

・出荷に必要な書類を作成（出荷指示書や納品書など）
・在庫管理の担当者と連携し、出荷情報の共有

「納品業務」は、商品を顧客の手元へ届け、納品の確認を行う業務です。具体的には、以下のような業務を行います。

・倉庫内で商品をピッキング
・商品の包装、ラベリング
・出荷先に商品を納品し、サインを受領

適切な出荷管理により、顧客の満足度向上と信頼関係の構築につながります。

3. 請求管理を行う

請求管理は、請求書の発行から商品やサービス提供の代金を回収するまでの一連の業務を指します。請求管理の一般的な流れは、以下のとおりです。

業務	内容
1．請求の締め	・当月の請求金額を確定させる作業。 ・前月の締め日翌日から当月の締め日までの取引内容を確認し、請求金額を確定する。
2．請求書の発行	・取引先に対して請求する内容を明らかにするために請求書を発行する。 ・請求書には、取引年月日・取引内容・税率ごとに区分した税込対価の額などが記載される。
3．請求書の送付	・請求書を取引先に送付する。 ・紙で郵送する場合もあるが、近年ではメールや電子化システムを活用する方法も増えている。
4．入金確認	・請求書送付後に請求先からの入金額と請求額を突合して確認する。 ・入金額が一致しない場合や期日内の入金がない場合には、取引先に連絡して確認を行う。
5．入金消込	・入金確認後、請求先ごとの代金回収予定を消し込む作業。 ・取引の特定と消込作業には時間がかかり、高い精度が求められる。
6. 入金伝票の作成	・販売管理システム上の売掛金残高と実際の残高を一致させるため、入金伝票を作成し、システムに入力する。

請求管理は、企業間の取引において資金繰りを左右する重要な業務です。販売管理業務のなかでも、特に期日厳守が求められます。

4. 在庫管理を行う

在庫管理とは、商品や資材を適切な状態で保管し、在庫の量を最適な状態に維持する業務です。在庫管理は、販売管理のなかでも重要な役割を果たします。

営業部門から在庫数についての問い合わせがあった場合、迅速に回答できれば営業部門の効率がよくなります。そのため、在庫管理の工程では、商品の在庫状況を把握し、問い合わせにスムーズに対応できる体制の構築が求められます。

在庫管理の基本的な業務とポイントは以下のとおりです。

業務	内容・ポイント
在庫の把握	現在の在庫数を正確に把握することが重要。定期的な棚卸しやシステムを使ったリアルタイムの在庫管理が有効になる。
入荷管理	発注した商品が入荷した際に、数量や品質を確認し、正確に在庫に反映させる。
在庫の最適化	過剰在庫や欠品を防ぐために、需要予測や在庫回転率の分析を行い、在庫を最適化する。

5. 仕入管理を行う

仕入管理は、在庫管理で明らかになった在庫数と適正な数量の差を解消するために、商品の製造・発注を行う業務です。在庫数が適正な範囲内であれば、仕入管理の業務は発生しません。

仕入管理を適切に行うことで、在庫数を最適化できます。仕入管理の流れは、自社が商品を販売するときの「見積もり・契約・発注」と同様です。発注した商品を受領し、支払いを行うまでが仕入管理の業務範囲です。

業務の効率化を図るなら「販売管理システム」の導入が効果的

これまでお伝えしてきたように、販売管理業務は多岐にわたり複雑です。また、企業の売上や利益に直結する重要な業務であるため、情報の正確性が求められます。

しかし、従来のExcelや手書きでの管理では、ミスが発生しやすく、非効率な部分が出てしまいます。そこで、販売管理業務を効率化するために「販売管理システム」があります。これは、販売管理の業務フローを自動化するシステムです。

たとえば、営業部門が作成した見積書の情報をシステムに入力しておけば、その情報をもとに自動で請求書や納品書を発行できます。また、情報の一元管理が実現し、データの可視化やリアルタイムでの業務進捗の効率化が図れます。

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販売管理システムを導入するメリット

販売管理システムを導入するメリットは、次の3つです。

・業務の効率と精度を高められる
・正確な経営判断とコスト削減が見込める
・業務の属人化を防げる

それぞれのメリットについて詳しく解説していきます。

業務の効率と精度を高められる

販売管理システムを利用すれば、業務の効率化や精度の向上が見込めます。

販売管理のプロセスは、情報の入力作業をはじめ反復作業が多いです。販売管理システムを導入して自動化することで、入力ミスや抜け漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、作業時間の短縮や業務の質の向上が見込めます。

また、販売管理業務のすべてを一元管理できるため、部門間でさまざまな情報を共有でき、各業務のスピードアップや担当者の負担を軽減できるでしょう。たとえば、営業担当者や顧客から商品の在庫数についての問い合わせがあった場合、素早く対応しなければなりません。販売管理システムを導入していれば、画面上で商品名や品番を入力するだけで、リアルタイムの在庫数がわずか数秒で表示されるため、迅速かつ正確な対応ができます。

正確な経営判断とコスト削減が見込める

販売管理システムを活用することで在庫状況や売上データをリアルタイムで把握できるため、正確で迅速な経営判断が可能になります。経営会議の議論の質が一層向上するだけでなく、必要な資料を準備する時間も軽減できるなど、さまざまな効果が見込めます。

また、商品の受注状況と在庫数をあわせて管理できるため、過剰在庫や在庫切れを防ぎ、保管コストの削減にもつながります。

業務の属人化を防げる

販売管理システムを導入すると、業務の属人化を防げます。販売管理システムは、決められた範囲内でしかカスタマイズができないため、誰でも利用できる状態を維持できるためです。

一方、Excelのような自社で作成・カスタマイズできるツールを使用すると、担当者が自分のやりやすいようにカスタマイズしてしまうこともあり、属人化の原因となります。また、システム化によって業務のやり方を統一することで、浮いた時間やリソースをコア業務へ集中させられます。

サブスクビジネスを成功に導く販売管理システム「Scalebase」

サブスクリプション・従量課金ビジネスを成功に導く販売・請求管理システム「Scalebase」を紹介します。

Scalebaseは、営業が使用するSalesforceなどのCRM・SFAと、経理が使用する会計ソフトの間に位置するサービスです。サブスクリプションビジネスならではの複雑な契約形態、従量課金において取引量に応じて変動する料率設定、オプション機能の追加などを踏まえた契約変更の履歴管理に対応しています。

請求管理では、Scalebaseで設定した計算式（商品マスタ）と使用量データのインポートによる料金計算、サービス・オプションを組み合わせた合計請求額などを自動で算出し、請求書発行にまで対応。前受収益の管理や会計ソフト連携にまで対応しています。

さらにScalebaseでは、契約・請求データをもとに毎月のMRRや解約率の可視化にも対応しています。毎月、顧客に出す請求のデータをそのまま活用するため、正確な数字を設定なしで可視化します。継続課金ビジネスの販売戦略・プライシング戦略に最適化された販売・請求管理システムとして、BtoB継続課金ビジネスを展開する200社以上の企業に導入いただいています。

まとめ

本記事では、販売管理の業務フローやシステムを導入するメリットについて解説しました。販売管理業務の効率化は、企業の成長と発展に直結する重要な経営課題です。業務フローを理解しシステム導入することで、業務の効率化やコスト削減を実現できます。特にサブスクリプションや従量課金ビジネスでは、複雑な契約形態や料金設定に対応できる販売管理システムが不可欠です。

販売管理業務でお悩みの方は、サブスク企業が多く使用する請求書発行システム「Scalebase」をぜひチェックしてみてください。サービスについて詳しく知りたい方は「販売管理の業務効率化 | Scalebase（スケールベース）」から資料をダウンロードできます。