2024.10.16

スクール運営者必見！効率的に請求・回収するための月謝管理とは？

月謝は、学校・学習塾・習い事などスクール系の事業で主に採用されています。スクール事業者にとって月謝は、毎月の収益になりますが受講者数が増えれば増えるほどその管理は煩雑になります。

ここでは、月謝管理の難しさと、効率化する方法についてまとめました。

目次
月謝管理の煩雑さ
 Excelで月謝管理を行う方法
 月謝の集金手段は？
月謝管理におけるシステム導入のメリット
 スクール事業の月謝管理に対応「Scalebase」

月謝管理の煩雑さ

月謝を請求するにあたり求められる管理のポイントは、主に3つあります。

①受講者と請求先の管理

生徒1人ひとりの生徒情報と受講内容の管理がまず必要です。特に子どもの習い事では保護者への請求になるため、受講者と請求先が異なる場合もあり注意が必要です。

②受講内容の変化

学習塾や習い事などでは、受講者のレベルアップや年齢を重ねることで、クラスや受講コースが上がっていくことが考えられます。その場合、対象者に紐づく受講内容や請求内容に変更が生じることになります。特に年度が変わるタイミングは、退会、新規入会、学年が上がることでのコース変更といった手続きが多く発生します。

③入金の確認

請求と入金確認はセットです。特に、銀行振込で入金される場合は、現金管理の必要はなくなりますが、どの生徒が支払いを完了していてどの生徒が完了していないのか把握するのも一苦労です。振込名義と金額を1件ずつ確認を行う必要がありますが、生徒数が増えると入金確認に時間がかかり、支払い漏れの特定までに大幅な時間がかかります。

Excelで月謝管理を行う方法

煩雑な月謝管理の負担を減らすために、Excelを活用する方法があります。ここではExcelでの活用イメージを説明します。

①生徒基本データの入力

氏名、連絡先、生年月日など、受講者の基本情報を入力します。受講コースや金額、請求先などの項目を用意し、毎月の請求履歴を記録する欄も作成しましょう。退会者のチェックなど必要な項目を設定しましょう。また、学年やクラスごとにファイルやタブを分けて作成するなども有効です。

②支払い状況の管理

請求履歴と対応し、支払い状況に応じてセルの色を変えるなど、視覚的な表示を工夫しましょう。エクセルの計算式を利用して、自動的に支払い状況や残高を計算するシートを作成すれば、全体の収支把握も可能です。

③集計と分析

請求履歴から集計や分析を行い、月次や年度ごとの収支状況を把握しましょう。グラフやチャートを活用して、データを視覚的に分かりやすく表現することも可能です。

④データのバックアップとセキュリティ

最後に、個人情報や支払い情報の管理のため、パスワードやセキュリティ対策は確実に行いましょう。定期的なバックアップを行い、データの破損や損失を防止することも大切です。

Excelを活用することで効率的に月謝管理が行えます。しかし、全ての入力を手作業で行うため、生徒数が多くなると業務量が膨大になり、入力ミスも生じやすくなります。複数人で目視を行う対策も考えられますが、Excelシートを共有する場合には、誤ってデータを上書きしてしまったり、古いバージョンと混同してしまう懸念も大きくなります。

→学習塾やインターナショナルスクールでの導入実績あり！サブスクリプションに対応した販売・請求管理システム「Scalebase」

月謝の集金手段は？

月謝は、毎月定期的に発生するため、決済（集金）をいかに効率化できるかも重要です。その際、生徒側の負担、事業者側の負担それぞれの視点で考えるようにしましょう。ここでは4つの集金手段を説明します。

・現金（月謝袋）

個人教室の場合で、誰からいつ分の月謝を受け取っているかだけを把握するのであれば、月謝袋で管理する方法もあります。ただし、受講者数や受講コースが増えたり、支払いの遅延が多くなると難しくなるでしょう。
大きな懸念になるのは紛失や盗難です。月謝袋をなくしてしまった場合、すでに支払い済みかどうかの証明が難しく、トラブルの原因にもなりかねません。子供が月謝袋を持ってきてくる場合、金額が大きくなればなるほど保護者の方の不安も大きくなります。

・銀行振込

生徒側から指定の銀行口座に直接振り込みを行ってもらう方法です。一般的な手段ですが、近年はATMに立ち寄る必要もなくアプリから振込を行えるため、利便性の高いものになりました。
懸念は、生徒側に毎月振込の手続きをしてもらう必要があり、振込漏れがある点です。また、「どの生徒から、いつ、いくらの入金があったか」入金明細を細かく確認する必要があり、業務負担が多くなります。

・口座振替

口座振替は、指定口座から定期的に引き落としを行う方法です。入会時に手続きを行い、毎月引き落とし金額を設定するだけで、口座残高が足りない場合を除きほぼ確実に引き落としができます。生徒側の負担もなく、事前の設定に沿って引き落としが成功しているかどうかを見るだけなので、事業者の業務の効率化につながります。
口座振替の売上は、収納代行会社を通して決まった日に入金されます。そのため売上の管理がしやすくなりますが、即時入金ではない点に注意が必要です。

・クレジットカード決済

指定のクレジットカードに決済をかける方法です。特にウェブとの相性がよく、受講の申込からクレジットカード決済登録までを一気に対応できます。毎月の決済処理は必要ですが、生徒側の負担はなく、確実な入金が実現できます。
ただし、決済手数料が高いのがネックです。また口座振替同様、クレジットカード決済の売上はカード会社や決済代行会社を通して決まった日に入金されます。そのため売上の管理がしやすくなりますが、即時入金ではない点に注意が必要です。クレジットカードの所有率が低い若年層や高齢者が多い場合は、優先度は下がります。

ストックビジネスを考える担当者必見
「BtoB継続課金ビジネスを成功に導く販売・請求管理」

資料の無料ダウンロードはこちら

月謝管理におけるシステム導入のメリット

月謝管理を効率よくミスなく行うためには、システムを導入することが選択肢にあります。特に、顧客管理・契約管理、請求、決済を包括的に対応できるシステムが事業者にはおすすめで、そのメリットを紹介します。

①生徒管理が容易に

Excelの管理では、受講者が増えた場合には、行や列を整えたり追加することになります。システムを導入することで、顧客の基本情報を項目に沿って入力するだけで、綺麗な一覧表を作成することが可能です。
また、年度が切り替わるタイミングで、対象生徒の絞り込みから、クラスや受講内容・金額の一括変更等も可能で、業務を大幅に効率化することが可能です。

②口座振替、クレジットカードなど決済接続

口座振替、クレジットカード決済は専用システムを別途契約する必要がありますが、受講者、事業者共に利便性はあがります。決済システムにデータを連携するだけで対応でき、回収率も高く、決済結果も一目でわかるため、効率的に月謝の回収を行えます。

③口座振替の入金情報が自動で反映

銀行振込の場合は、口座の入金情報を取り込み、請求を照らし合わせることで消込まで自動で行うことが可能です。また、消込が漏れた場合は未入金の請求として、自動で催促メールなども送れるため、精神的な負荷を減らせます。

④売上状況が可視化

レポート機能がついているシステムであれば、月ごと、年ごとの収支を自動で反映可能です。グラフやチャートを作成しなくてもレポートが自動で作成できます。

⑤人的ミスの削減

システム導入により作業を大幅に減らすことができ、ヒューマンエラーも起こりにくくなります。データ保護やアクセス制限、定期的なバックアップも自動化できます。万が一担当者が変わった場合にも仕組みがわかりやすく、引継ぎも容易になります。

学習塾やインターナショナルスクールでの導入実績あり。スクール事業の月謝管理にも対応可能な「Scalebase」

月謝は、継続課金、サブスクリプションと同じモデルで、毎月利用者から料金を回収するモデルです。
生徒の受講コースや請求先の管理は正確に行う必要があり、その後大量の入金を処理することになります。どれだけ担当者が気をつけていても、見間違いや見落としによるチェックミスは起こり、受講者数が多ければ、それだけチェック工数も増え確認作業は煩雑になります。

そこで月謝管理にも対応したサブスクリプション販売・請求管理システム「Scalebase」を紹介します。Scalebaseは、月謝などを含むサブスクビジネスならではの顧客管理・契約管理、請求書・決済連携に対応しています。

生徒の情報、請求先の情報、受講内容の情報を正確に紐づけて管理することで、毎月の月謝の請求額を算出します。学年が上がることや受講コースが変わることでの請求額の変更、一時的な追加料金の請求、なども一括対応を含め簡単に対応することが可能です。また請求書の発行から、クレジットカード決済や口座振替に対応したシステムへのデータ連携、口座入金明細の取り込みによる請求との消込などにも対応しています。