販売管理システム導入で業務効率化｜メリット・デメリットを徹底解説　

販売管理システムの導入は、多くの企業にとって業務効率化の鍵となります。販売管理業務を自動化し、データの一元管理を実現することで、業務の生産性を大幅に向上させられます。本記事では、販売管理システム導入のメリットと、考慮すべきデメリットについて詳しく解説します。

BtoB向け継続課金サービスの事業を成功させるためには、販売管理システムの導入以外にも、いくつか押さえるべきポイントがあります。成功のポイントを詳しく知りたい方は「BtoB継続課金ビジネスを成功に導く販売・請求管理」をお読みください。　

目次
販売管理業務を支援する販売管理システムとは
販売管理システムを導入するメリット
販売管理システムを導入するデメリット
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販売管理業務を支援する販売管理システムとは

販売管理システムは、受注から納品までの商品やお金の流れを管理するためのシステムです。具体的には、以下のような機能を持っています。

• 受注管理：受注情報の登録・管理
• 在庫管理：在庫の状況をリアルタイムで把握
• 購買管理：発注や仕入れの管理
• 売上管理：売上データの集計・分析
• 請求管理：請求書の発行や入金の管理

これまで、販売に関する売上・在庫・購買などのデータは個別に管理されていました。しかし、近年ではこれらのデータを一元管理する販売管理システムが広まり、導入する企業が増えています。

販売管理システムを導入するメリット

販売管理システムを導入するメリットは、次の5つです。

• 業務の効率化が進む
• コストを削減できる
• 人的なミスを減らせる
• 属人化を解消できる
• 経営上の意思決定ができる

それぞれのメリットについて、詳しく見ていきましょう。

業務の効率化が進む

販売管理システムを導入する大きなメリットは、業務の効率化が進むことです。販売管理は非常に幅広い業務を含んでいます。たとえば、「受発注の管理・見積書の作成・請求書の発行・支払いのスケジュール管理・在庫の確認」などです。

販売管理システムを導入すれば、これらの情報を一元管理でき、必要な情報をいつでも確認できます。また、共通のフォーマットで見積書や請求書を作成できるため、業務の効率化が図れます。

さらに、部門間で正確な情報をスムーズに共有できるようになり、部門間の連携が強化され、業務時間の短縮にもつながるでしょう。

コストを削減できる

販売管理システムを導入すれば、手作業の負担を減らし、コストを削減できます。たとえば、データ入力や見積もり情報の検索、売上管理情報の出力などの手間を軽減できます。さらに、部門間でのデータの重複入力が不要となり、作業の無駄を省けます。

これまで人の手で行っていた業務を自動化・効率化できれば、人的コストや時間コストを削減できます。販売管理に割いていた時間をコア業務に充てることで、利益の拡大にもつながるでしょう。

人的なミスを減らせる

販売管理システムの導入は、人的なミスの軽減にもつながります。人の手で行う業務には、どうしてもミスが発生しがちです。発注や在庫管理でミスが起きると、売上に大きな影響を与える可能性があります。

その点、システムを導入して業務を自動化すれば、手作業によるデータ入力や確認作業が減り、人的ミスの発生を抑えられます。その結果、無駄なコストの増加を防ぎ、正確な情報管理が実現できます。

属人化を解消できる

販売管理システムを活用することで、属人化を解消する効果が期待できます。システムにより書類の様式や管理手法が統一され、業務の標準化が促進されるためです。

標準化により誰もが同じ方法で業務を行えるようになり、特定の人に依存せずに業務の引継ぎや代行がスムーズになります。Excelで管理することも可能ですが、標準化までに時間がかかるため、システムを導入する方が最短かつ効率的に標準化を実現できます。

経営上の意思決定ができる

販売管理システムを導入するメリットは、経営上の意思決定が迅速かつ正確に行えることです。具体的には、以下のような効果が期待できます。

• リアルタイムな情報把握
• データ分析の強化
• 迅速な意思決定

販売・在庫・購買などのデータを一元管理することで、最新の状況をリアルタイムで把握できます。売上データや在庫データを分析し、収益率や経費の動きを把握することで、経営戦略の立案に役立ちます。

正確なデータに基づいた意思決定が可能になり、ビジネスチャンスを逃さずにリスクを最小限に抑えられます。たとえば、在庫状況をリアルタイムで把握することで、過剰在庫や欠品を事前に防げます。

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販売管理システムを導入するデメリット

販売管理システムには、先ほどお伝えした多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットもあります。主なデメリットは、次の2つです。

• 導入にコストがかかる
• 定着までに時間がかかる

システムを導入する際には、メリットとデメリットを理解して慎重に検討することが重要です。それぞれのデメリットについて、詳しく見ていきましょう。

導入にコストがかかる

販売管理システムの導入にはコストがかかることがデメリットのひとつです。特に、自社サーバーやネットワークを利用する「オンプレミス型」のシステムを導入する場合、初期費用が数百万円から数千万円に達することがあります。

ただし、クラウド型の販売管理システムを選ぶことで、初期費用やランニングコストを抑えられます。クラウド型の販売管理システムのコストは、システムの種類や提供される機能によって異なりますが、一般的な費用目安は以下のとおりです。

• 初期費用：0円～150,000円程度
• 月額費用：0円～70,000円程度

クラウド型のシステムは、オンプレミス型に比べて初期費用を抑えられることが多く、月額料金で利用できるため、導入しやすいのが特徴です。

定着までに時間がかかる

システムの導入や運用に時間がかかることもデメリットとして挙げられます。できるだけ早く使いこなすには、操作性に優れた製品を選んだり、事前に使用方法を社員にレクチャーしたりするとよいでしょう。

また、クラウド型の販売管理システムなら、導入時のシステム設計や大規模なサーバーが必要ないため、比較的導入しやすいでしょう。

サブスクビジネスで陥りやすい販売管理の課題を解決するなら「Scalebase」

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まとめ

本記事では、販売管理システム導入のメリットと、考慮すべきデメリットについて解説しました。販売管理システムは、業務の効率化・コスト削減・人的ミスの防止など、多くのメリットをもたらし、企業の成長をサポートする強力なツールです。一方で、導入コストや定着までに時間がかかるなどのデメリットもあります。

サブスクリプションや従量課金ビジネスでは、複雑な契約形態や料率設定、オプション機能の追加など、販売管理に独自の課題があります。これらの課題を解決するには、専用の販売・請求管理システムが必要不可欠です。
販売管理業務でお悩みの方は、サブスク企業が多く使用する請求書発行システム「Scalebase」をぜひチェックしてみてください。サービスについて詳しく知りたい方は「販売管理の業務効率化 | Scalebase（スケールベース）」から資料をダウンロードできます。