契約管理業務における課題と解決策とは？事例を交えてわかりやすく解説

契約管理システムは、ビジネスリスクを最小化し、収益の最大化を実現するための重要なツールです。本記事では、契約管理業務の効率化における課題とその解決策を事例を交えて解説し、さらに導入システムの選び方とポイントについてもご紹介します。

サブスクリプション事業を成功させるためには、契約管理業務の効率化の他にも従量モデルでの具体的な金額の算出方法、プライシングの見直しの重要性など、事業成長に役立つポイントがあります。ご興味のある方は「サブスクリプションにおける料金設計（プライシング）の基本」もあわせてお読みください。

目次
契約管理業務とは
契約管理業務の効率化における課題と解決策
導入システムの選び方とポイント
事業継続に欠かせない契約管理を料金計算、請求までを支える「Scalebase」

契約管理業務とは

契約管理業務とは、企業が顧客やパートナーと交わす契約を正確かつ効率的に管理するプロセスです。これには、契約の作成から契約終了までの一連のライフサイクルが含まれます。契約管理を効果的に行うことで、ビジネスリスクを最小化し、収益の最大化を図ることが可能となります。

契約管理業務の流れ

契約管理業務は契約書の作成、契約内容の確認、契約の締結、更新、契約終了までが一連のサイクルとなります。契約管理業務の全体を通して、適切な管理を行うことにより、契約リスクの軽減と効率的な業務運営が実現できます。

例えば、次のようなチェックリストを作成し、進捗状況を定期的に確認する習慣を持つと良いでしょう。これらを意識することで、契約の進行状況を可視化し、管理の漏れや遅延を未然に防ぐことができるようになります。

・契約書の準備は完了しているか ・契約締結のタイミングは適切か ・契約更新の準備は進んでいるか ・関係者間での情報共有はスムーズに行われているか

契約管理業務の重要性

契約管理業務は、企業の利益やリスク管理に直接的な影響を与える重要な業務です。特に契約更新のタイミングを逃すと、取引が停止したり、顧客との信頼関係に悪影響を及ぼしたりするリスクが高まります。

例えば、次のようなチェックポイントを押さえることで、契約管理におけるリスクを軽減することができるようになります。

・契約条項を定期的に見直す	ビジネスの状況や法改正に応じて契約内容を更新することで、リスクを低減できます。
・自動通知機能を活用する	契約の更新時期や期限に関するリマインダー機能をシステム化することで、更新漏れを防ぎます。
・契約書の保管場所を統一する	紙の契約書や複数のシステムに契約情報が散在することでリスクを増大させないように、一元管理システムで重要書類をまとめて保管します。

契約管理業務の効率化における課題と解決策

多くの企業担当者から契約管理業務が効率化しきれていないという話を伺います。特に手作業やExcelによる管理は、契約数が増えるにつれて管理が複雑化します。

課題1：Excelやスプレッドシートによる契約更新管理の限界

多くの企業で、Excelやスプレッドシートを使った契約管理が手軽で便利だと感じられていますが、実際には課題も少なくありません。例えば、契約更新のリマインダー機能がないため、更新漏れが起きやすくなることがあります。また、複数のシートに契約情報を分けて管理していると、どれが最新の情報か分からなくなり、ミスが生じやすいという問題もよく耳にします。

ある広告代理店では、複数のクライアントとの契約をExcelで管理していた結果、契約更新の確認漏れが多発し、大口顧客の信用を失うリスクに直面してしまいました。更新タイミングを逃したことで、重要な取引が危機に陥り、業務にも大きな影響が出たという事例です。

解決策1：契約更新管理のシステム化

契約更新管理のシステム化により、手動での管理ミスを防ぎ、更新の漏れを回避できます。契約管理システムを導入する際は、自動リマインダー機能を活用しましょう。更新期限だけでなく、契約内容の確認や修正が必要なタイミングにも通知を設定することで、契約がスムーズに継続できる環境を整えることができます。

課題2：顧客ごとにリスト化された台帳がなく業務効率が低下

契約情報が一元管理されていないと、複数の部門で同じ契約情報をそれぞれ管理することになり、どの情報が最新かを判断するのが難しくなるケースはよく見受けられます。その結果、契約業務の効率が低下し、ミスやトラブルが発生しやすくなるというご相談をしばしば耳にします。

ある物流会社では、顧客ごとの契約情報を営業担当が個別に管理していたため、社内で最新の契約情報が正確に共有されていませんでした。その結果、古い契約条件でサービスを提供してしまい、会社が損失を被る事態に陥ったという事例があります。このようなケースは、契約情報が適切に管理・共有されていない企業で頻繁に見られる事例です。

解決策2：顧客ごとの契約情報管理

顧客ごとの契約情報を管理できるようになると、顧客対応が迅速化され、契約の進捗や顧客からの要望に対する柔軟な対応が可能になります。顧客ごとのダッシュボードを設定し、現在の契約ステータスや次のアクションを「見える化」することができると、ミスや漏れを防ぎ、スムーズな対応が可能となります。

課題3：関係者間での契約・請求情報共有に手間がかかっている

契約書や請求情報を手動で共有している場合、関係者全員に正確な情報が行き渡るまでに時間がかかり、業務に支障が出るケースはよく見受けられます。この結果、顧客対応に遅れが生じてしまうという問題も少なくありません。

ある不動産会社では、契約書の更新や請求情報を営業担当者と経理担当者がそれぞれ別々に管理していたため、社内で最新の情報が正確に共有されていませんでした。このため、契約書の内容に基づく請求処理が遅れ、顧客からクレームが発生したという事例があります。こうした状況は、契約や請求の手動管理を行っている多くの企業でよく見られる課題です。

解決策3：契約・請求情報の一元保管

契約と請求情報を一元的に保管することで、関係者間での情報共有がスムーズになり、迅速な対応が可能です。文書のフォーマットを統一し、バージョン管理を徹底することも重要です。関連する契約書や請求書がリンクで結びついていると、特定の情報を簡単に参照でき、業務のスピードも向上します。

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導入システムの選び方とポイント

契約管理システムの導入を検討する際、最適なシステムを選ぶためには、自動リマインダー機能やカスタマイズ可能なダッシュボード、直感的なユーザーインターフェースなど、業務に直結する機能を備えたシステムを選定しましょう。

以下の様なポイントに注意して選定をおこなうことで、導入後の運用がスムーズに進むだけでなく、業務効率を最大化し、リスクを最小限に抑えることが可能になります。

・自社の業務フローに対応しているか ・契約書や請求書のフォーマットをカスタマイズできるか ・必要な人数での利用が可能か ・サポート体制は整っているか ・コストパフォーマンスは適切か ・契約管理から請求管理までワンストップで管理できるか

特に、契約から請求までのプロセスをワンストップで管理できるかというポイントは重要です。これにより、契約内容に基づいた迅速な請求処理が可能となり、業務フローが大幅に改善できるようになるからです。

契約と請求を一元的に管理することで、情報の整合性が保たれ、データの二重管理や入力ミスを防ぐことができます。また、契約内容に基づいて自動的に請求書を発行できるシステムを活用することで、請求書発行の遅延を回避し、顧客への対応が迅速になります。さらに、契約から請求までの業務フローを見直し、システム化することで、無駄な手作業を削減し、全体の業務効率を大幅に向上させることができます。

事業継続に欠かせない契約管理を料金計算、請求までを支える「Scalebase」

ストックビジネスで求められる既存顧客の管理、毎月の継続請求、請求を正確に行うための契約管理は、フロービジネスにはない概念のため多くの事業者が戸惑う部分になります。ここで、SaaSをはじめとしたサブスク企業が多く使用する、販売・請求管理システム「Scalebase」を紹介します。

Scalebaseは、営業が使用するSalesforceなどのCRM・SFAと、経理が使用する会計ソフトの間に位置するサービスです。継続課金ビジネスならではの複雑な契約形態、従量課金において取引量に応じて変動する料率設定、オプション機能の追加による契約変更の履歴管理など、誰がどのサービスをいつからいつまで利用する契約なのかを顧客ごとに正確に管理することができます。

請求管理では、Scalebaseで設定した計算式（商品マスタ）と使用量データのインポートにより従量計算、サービス・オプションを組み合わせた合計請求額などを自動で算出するため、ミスなく迅速に請求データの確定が行えます。作成された請求データをもとに請求書が発行され（他請求書システムや決済システムへの連携可能）、毎月の請求業務の効率化に貢献します。

Scalebaseは、レポート機能も充実しています。契約・請求データをもとに毎月のMRRやChurn Rateといった事業指標の可視化だけでなく、対象月における契約改定一覧や、契約更新一覧などのレポーティングにも対応しています。毎月、顧客に出す請求のデータをそのまま活用するため、SFAやSRMと比較してより正確なデータであることが大きな特徴です。

継続課金ビジネスの販売戦略・プライシング戦略に最適化された販売・請求管理システムとして、BtoB継続課金ビジネスを展開する100社以上の企業に導入いただいています。

まとめ

契約管理業務は、ビジネスの根幹を支える重要な業務であり、その効率化は企業の成長に直結します。手作業での管理には限界があり、契約管理システムの導入は、業務効率化とリスク軽減の鍵となります。本記事を参考に、自社のニーズに合った適切な管理体制を構築し、ビジネスの成功につなげましょう。

また契約管理業務でお悩みの場合は、サブスク企業が多く使用する、販売・請求管理システム「Scalebase」をぜひチェックしてみてください。サービスの詳細について知りたい方は「契約管理の業務効率化 | Scalebase（スケールベース） | クラウド販売・請求管理システム - Scalebase」から資料をダウンロードできます。