Web請求書とは？導入メリットや注目される背景、法的な有効性などを徹底解説！

近年、紙の請求書に代わってWeb請求書が多くの企業で採用されています。ペーパーレス化や業務効率化の観点から注目されているWeb請求書ですが、慣れ親しんだ紙の請求書から簡単に導入できるのか心配な事業者も多いはずです。

ここではWeb請求書について、導入のメリットや注目される背景、法的な有効性などを詳しく解説しました。

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目次
Web請求書とは？
Web請求書の有効性
Web請求書が注目される理由
Web請求書のメリット
Web請求書システムを選ぶときのポイント
ストックビジネスのための販売・請求管理システム「Scalebase」

Web請求書とは？

Web請求書は、インターネットを介して送受信される形式の請求書で、「電子請求書」とも呼ばれます。従来の紙の請求書は郵送という手段で対応していましたが、WEB請求書では電子メール、ウェブサイト、Web請求書システムなどのデジタル媒体を通じて行われます。

Excel等で作成した請求書をPDF形式にしてメールに添付する方法や、Web請求書システム上で請求書を発行・送付し、メールないしはサービス管理画面上から取引先にダウンロードしてもらう方法など様々な形があります。

Web請求書の有効性

Web請求書の有効性

請求書は、取引先に提供した商品やサービスの対価を請求するために発行する書類です。そのためWEB請求書は法的に有効なのかという心配もあると思いますが、Web請求書は紙の請求書と同じく有効です。また、請求書に限らず見積書や納品書を電子化しても、紙の請求書と有効性は変わらないとされています。

押印の有無と電子印鑑

押印については、請求書などの文書に押印が法的に義務付けられているわけではありません。ただ、取引先や業界の慣習によって重視されることがあり、押印により発行元が明らかになるため、不正や改ざんのリスクを抑えられるメリットもあります。

Web請求書でも押印を行うことで、取引相手に対する信頼性や安心感を提供できます。また、電子印鑑の使用も問題ありません。ただし、本人性と存在性・非改ざん性が証明される場合に、法的効力が発揮されます。方法としては、印鑑の作成者・押印者・押印日時といったタイムスタンプ情報を含んだ電子印鑑を使用する、第三者機関によって発行された電子証明書によって本人性が証明された電子署名を付与するなどが考えられます。

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Web請求書が注目される理由

テレワークの急速な普及

テレワークの普及により、紙や印鑑を扱わなければならない業務が見直されました。出社を前提としない、テレワーク環境下でも請求書業務を処理できるWeb請求書は、柔軟性や効率性の面で適していると認識されています

電子帳簿保存法改正による要件緩和

請求書については、発行企業と受領企業の双方で保存しておく義務があります。請求書などの証憑書類の保存期間は7年間と定められており、紙の請求書保存を電子データ保存でも可能とした法律が「電子帳簿保存法」です。

ただし以前は要件が厳しく、仮にWEB請求書を活用しても、最終的に紙で保管するといったことが多くありました。近年の電子帳簿保存法の改正では要件が緩和され、さらに（WEB請求書など）電子取引された請求書は、電子データ保存することが義務化されるほどになりました。こうした時代の流れもあり、WEB請求書は大きく普及しています。

インボイス制度（適格請求書等保存方式）の開始

インボイス制度の開始により、その要件として請求書の記載項目などに変更が生じています。法対応による業務フローの変更やシステムの改修と、業務効率化を目的に、Web請求書への移行が進んでいます。

郵便料金の値上げ

2024年秋以降に郵便料金の値上げが行われます。例えば、これまで84円であった定形郵便は110円に、63円であったはがきは85円になることが発表されました。これにより紙の請求書発送にかかるコスト増加が懸念されています。紙の請求書は、郵送料金以外にも用紙やインクなどにも費用がかかるため、Web請求書はコスト削減の観点からも注目されています。

Web請求書のメリット

業務効率化

まず郵送の必要がないことが大きなメリットです。紙の印刷、押印、封入、投函などの手続きが一切不要になり、発行および送付にかかる負担を大幅に削減できます。紙や印鑑を扱わないWEB請求書は、出社を前提としないため、働き方改革にも繋がります。また取引先から見ても、請求書受領のためにわざわざ出社をする必要がなくなる点も注目です。

コスト削減と環境への配慮

紙やインク、封筒、郵送料金などの金銭的なコストが不要になります。またWeb請求書は紙の使用を大幅に削減するため、Web請求書は地球環境にやさしい運用といえます。

保管・管理のしやすさ

請求書は一定年数の保管義務がありますが、紙の場合はスペースをとる、さがしにくいなどのデメリットがあります。Web請求書の場合は、物理的なスペースを必要とせず、フォルダ分けや検索により保管・管理がしやすくなります。他の部署や担当者とのやりとりもデータで行えるため、社内連携がしやすくなります。

リスクの低減

紙の請求書の場合、書類の紛失や送付漏れなどの懸念があります。Web請求書はWeb上に履歴が残り、データ送付の際にパスワード設定なども行えます。そのため、セキュリティ面や対応漏れなどでのリスクを低減できます。

Web請求書システムを選ぶときのポイント

以下に、Web請求書システムを選ぶときのポイントを紹介します。

必要機能の確認

WEB請求書システムは、請求書の発行・送付を大前提として、企業規模やニーズに応じて求める機能は変わります。機能によって価格面も大きく変わるため、改善したい領域を明確にしてから選択しましょう。

・郵送代行に対応しているか
・サブスク向けに毎月の自動請求に対応しているか
・口座振替サービスと連携しているか
・入金消込や催促などの債権回収機能も備わっているか
・大量の発行処理に耐えられるか
・請求書の受領機能はあるか　など

JIIMA認証やインボイス制度対応の有無

JIIMA認証は、電子帳簿保存法の要件を満たす電子取引ソフトウェアに与えられる認証です。この認証を受けたシステムは、法的要件を満たしており、安全かつ信頼性の高い運用が期待できます。
また、インボイス制度への対応状況も確認が必要です。将来的にデジタルインボイスの標準規格であるPeppolに対応しているかどうかもチェックのポイントになりそうです。

外部システム・ツールとの連携

請求書データの決済システムや会計システム連携は見逃せないポイントです。請求における一連の業務をスムーズに行えるかどうかを確認し、業務の効率化を図ります。連携が円滑に行えるシステムを選択することで、作業が重複することなく、情報の一元化が可能になります。

サポート体制

システムの使いやすさもポイントです。使いやすいインターフェースや柔軟なカスタマイズ性があるシステムの選択は、業務の効率化を促します。また、請求書業務ではイレギュラー対応が発生することがあります。決められた期日に確実に請求書を送れるよう、サポート体制が充実しているかも確認しましょう。

セキュリティ対策

電子メールを通じたやりとりでは誤送信や改ざんも考えられます。セキュリティ対策が施されているWeb請求書システムを導入するようにしましょう。通信の暗号化や改訂ログなどをはじめとした改ざんの防止・検知など、システムの利用でより安全性を高められます。

紙の郵送代行にも対応！WEB請求書システム「Scalebase」

「Scalebase ペイメント」は、WEB請求書発行システムです。法人向けビジネスの主流な決手段である請求書の発行・送付機能に加え、クレジットカードや口座振替など複数の決済手段・情報を一元管理し、代金回収のサポートまで対応しているのが特徴です。

<主な機能>
・請求書の電子化
・請求書の郵送代行
・インボイス制度や電子帳簿保存法など、請求書に関連する近年の法改正
・各種決済システム連携、請求情報の一元管理
・入金消込、催促の自動化　

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