2024.10.16

売上／請求管理業務の効率化における課題とは？システム導入のメリットと選び方を解説

販売管理システムは、業務の効率化とタイムリーな経営判断を実現するための重要なツールです。本記事では、売上／請求管理業務の効率化における課題と改善方法から、システム導入のメリットと選び方までご説明します。

BtoB向け継続課金サービスの事業を成功させるためには、顧客管理システムの導入以外にも、いくつか押さえるべきポイントがあります。成功のポイントを詳しく知りたい方は「BtoB継続課金ビジネスを成功に導く販売・請求管理」をお読みください。

目次
売上／請求管理業務とは
 売上／契約管理業務の効率化における課題と改善点
 請求管理業務の効率化における課題と改善点
 システム導入のメリットと選定ポイント
 サブスク事業の契約管理、料金計算、請求・代金回収までを支える「Scalebase」

売上／請求管理業務とは

売上や請求管理業務は、企業が収益を管理し、顧客との取引を正確に処理するために欠かせない業務です。しかし、取引先ごとに契約書を締結して請求書を発行したり、売上債権と入金を照合して消し込み作業を行ったりする際、管理作業に多くの時間が取られていませんか。特に、企業が成長し取引数が増えてくると、管理業務が複雑化し、ミスや遅延が発生しやすくなります。

売上／契約管理業務と流れ

売上／契約管理業務には、顧客とのサービスや商品の契約の締結から、サービスや商品の納品、そして毎月の売上計上までが含まれます。特に、顧客ごとに提供するサービスの内容が異なり、契約期間が複数年にわたるサービス事業では、この売上／契約管理業務はさらに複雑化します。

1.契約締結
2.サービスや商品の提供
3.売上計上
4.請求書発行
5.契約更新

請求管理業務と流れ

請求管理業務は、顧客や契約ごとに正確な請求額を計算して請求書を発行し、顧客からの入金を確認するまでの一連の流れです。お客様へ適切なタイミングで請求書を発行するだけでなく、入金の確認や未払いのフォローアップも行う必要があります。特に、取引件数が多い事業では、手作業によるミスや遅延が発生しやすくなります。

1.取引内容の確認
2.請求書の作成
3.請求書の送付
4.入金消し込み（未払いフォロー）
5.記帳

売上／契約管理業務の効率化における課題と改善点

売上／契約管理業務は、企業の成長とともに複雑化するため、業務の効率化を模索している方も多いのではないでしょうか。この章では、業務の効率化における具体的な課題と、それに対する改善点を解説していきます。

エクセルでの売上／契約管理の限界

エクセルは依然として多くの企業で売上や契約管理の基本ツールとして利用されていますが、管理業務の複雑化に伴い、複数のファイルにデータが分散したり、データの一貫性が失われやすくなったりします。そのため、管理業務を属人化させずにチーム間で情報共有ができるよう、ファイルの更新や共有をリアルタイム化させたいというご要望をよく耳にします。

ある広告代理店では、クライアントごとに異なる多数のプロジェクト契約をエクセルで管理していました。しかし、プロジェクトの進行状況や追加料金の発生をリアルタイムで反映することができず、最終的には売上計上のタイミングにずれが生じてしまいました。

契約状況の更新や共有をリアルタイム化することで改善が図れます。

商品の料金設定などが複雑化

企業の事業領域が拡大するにつれて、取扱商品数や料金体系が増加していくため、契約管理業務はさらに複雑化します。特に、商品ごとに異なる料金設定や顧客ごとのカスタマイズ料金がある場合、それらをエクセルで一元的に管理することは難しくなります。

サブスクリプション型のサービスを提供しているある企業では、顧客の契約内容に応じて異なる料金体系を適用する必要がありました。特に、利用頻度や期間によって異なる料金プランが多様化していたため、料金設定の変更が煩雑になり、間違った料金が適用されるケースが頻発してしまいました。

顧客ごとの売上料金計算を一元管理することで改善が図れます。

タイムリーな意思決定ができない

売上データをもとにKPI（重要業績評価指標）を算出することは、経営判断において欠かせない重要な業務です。しかし、手作業でデータを集計する方法では、リアルタイムな数値を把握することが難しく、経営戦略の策定に時間がかかり、タイムリーな意思決定ができないというご相談をいただくこともあります。

データ集計のシステム化によって改善が図れます。

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請求管理業務の効率化における課題と改善点

請求管理業務も売上管理と同様、手作業による管理には限界があります。特に、請求書の作成や入金管理は企業のキャッシュフローに直結するため、迅速かつ正確な処理が求められます。また、近年ではインボイス制度や電子帳簿保存法などの法改正への対応も必須です。

従量料金計算があるため請求書をエクセルで作成

従量制の料金体系を持つ企業では、利用量に応じた料金を計算し請求書を発行する必要があります。しかし、エクセルで従量計算を行うのは手間と人件費がかかり、月末には業務が集中するため、残業や計算ミスが発生しやすいという話をよく耳にします。

ある通信会社では、顧客が使用したデータ通信量に基づき、月次で請求書を作成していました。しかし、手動での従量計算では、データの入力ミスや計算エラーが頻繁に発生し、顧客からの問い合わせが増加しました。この結果、社内リソースが対応に追われ、業務効率が低下してしまいました。

顧客ごとの従量料金計算を仕組み化することで改善が図れます。

入金消し込み作業が複雑で時間がかかっている

入金確認後に行う「入金消し込み」は、売上データと照合し、どの取引が完了したかを確認する作業です。取引件数の多い企業では、この作業が特に煩雑で時間がかかります。

あるBtoB向けのサプライチェーン管理会社では、毎月数百件の取引があり、取引先ごとや支払期日ごとに入金消し込み作業をエクセルを使って手動で行っていました。しかし、膨大なデータの照合作業に時間がかかり、月末の決算処理が遅れることがありました。

取引先ごとや支払期日ごとの効率的な「入金消し込み」で改善が図れます。

インボイス制度や電子帳簿保存法などの法改正対応が大変

近年、インボイス制度や電子帳簿保存法など、会計や請求業務に関連する法改正が相次いでおり、これらに対応するための業務フローの見直しが必要です。特に、エクセルで管理している場合、法改正に対応するための柔軟性が欠けており、リスクが高まっています。

法改正に対応したシステム導入によって改善が図れます。

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システム導入のメリットと選定ポイント

売上・請求管理の効率化を図るためには、システム導入が近道です。特に、システムのアップデートやメンテナンスをサービス提供者にお任せできるクラウドサービスが注目されています。以下では、システム導入のメリットと選定ポイントをご紹介します。

複雑な管理業務を一元化して効率化できること

システムを導入することで、売上・契約・請求の管理を一元化できます。これにより、エクセルなどの手作業で発生していたミスや業務の重複を解消し、効率化を図れます。また、売上データをもとにリアルタイムにKPI（重要業績評価指標）を算出できるため、経営判断のスピードも向上します。

売上管理・請求管理をワンストップで対応できること

売上管理と請求管理が一つのシステムで完結することで、売上・請求間でもデータが一元化できるため、業務プロセス全体もシンプルかつスピーディになります。また、ヒューマンエラーも削減され、請求に関わる問い合わせ件数も大幅に削減されます。

サブスク事業の契約管理、料金計算、請求・代金回収までを支える「Scalebase」

ストックビジネスで求められる既存顧客の管理、毎月の継続請求、請求を正確に行うための契約管理は、フロービジネスにはない概念のため多くの事業者が戸惑う部分になります。ここで、BtoB継続課金ビジネスを展開する100社以上の企業で導入実績のある、販売・請求管理システム「Scalebase」をご紹介します。

Scalebaseは、営業が使用するSalesforceなどのCRM・SFAと、経理が使用する会計ソフトの間に位置するサービスです。継続課金ビジネスならではの複雑な契約形態、従量課金において取引量に応じて変動する料率設定、オプション機能の追加による契約変更の履歴管理など、誰がどのサービスをいつからいつまで利用する契約なのかを正確に管理するサービスです。

請求管理では、Scalebaseで設定した計算式（商品マスタ）と使用量データのインポートにより従量計算、サービス・オプションを組み合わせた合計請求額などを自動で算出するため、ミスなく迅速に請求データの確定が行えます。作成された請求データをもとに請求書が発行され（他請求書システムや決済システムへの連携可能）、毎月の請求業務の効率化に貢献します。

Scalebaseは、レポート機能も充実しています。契約・請求データをもとに毎月のMRRやChurn Rateといった事業指標の可視化だけでなく、対象月における契約改定一覧や、契約更新一覧などのレポーティングにも対応しています。毎月、顧客に出す請求のデータをそのまま活用するため、SFAやSRMと比較してより正確なデータであることが大きな特徴です。