入金消込とは？起こりがちなトラブルやシステム化のメリットを解説

入金消込は経理業務の中でも骨の折れる仕事です。エクセルなどのアナログな管理方法では手間がかかり、ヒューマンエラーも発生しやすくなりますが、システム化をすれば自動化が可能です。本記事では、入金消込でよくあるトラブルや注意点、システムを導入するメリットを解説します。

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目次
入金消込とは
入金消込で起こりやすいトラブル
エクセルを用いた入金消込の注意点
入金消込はシステム化がおすすめ！メリット4つ
入金消込を自動化・効率化するなら「Scalebaseペイメント」

入金消込とは

多岐にわたる経理業務の中でも、とくに煩雑でミスが生じやすい作業が入金消込です。まずは、入金消込の流れを見ていきましょう。

入金消込の意味と仕訳処理

入金消込とは、掛売りで提供した商品・サービスについて取引先から入金が行われた際に、帳簿上の「売掛金」を消去する会計処理のことです。

例えば、100万円の商品を販売した場合、入金予定の100万円（売掛金）は売上債権となるため、以下のように仕訳をします。

借方		貸方
売掛金（資産）	1,000,000	売上　（収益）	1,000,000

取引先からの入金を確認できたら、売掛金を取り消す処理を行います。

借方		貸方
預金　（資産）	1,000,000	売掛金（資産）	1,000,000

このように、売掛金を入金確認後に相殺する作業が入金消込です。

エクセルを用いた入金消込の手順

実務上はどのような流れで入金消込を行うのでしょうか。企業の入金消込ではエクセルを用いることが多く、以下のような流れで実施します。

1. 銀行口座の入金情報を確認する（入金日・入金名義・入金金額など）
2. エクセルに入金情報を入力する
3. エクセル上の入金情報と売掛金との突き合わせを行う
4. 売掛金と入金金額が合致している取引について、入金消込を行う

消込作業を効率化するために、エクセルの関数機能（COUNTIF、VLOOKUPなど）やマクロ機能が活用されています。

入金消込で起こりやすいトラブル

入金消込業務では、さまざまなトラブルが発生することがあります。よくあるトラブル例を3つ紹介します。

トラブル例①請求額と入金額に差額が発生

請求書の金額と入金額が一致せず、差額が生じているケースです。主に以下のような原因が考えられます。

• 振込金額のミス
• 振込手数料が引かれている
• 消費税の端数処理が行われている
• 複数の取引分について一括で支払われた

差額がある場合は正しく処理をし直す必要があるため、まずは差額の金額を把握し、取引先と連携しながら発生原因を突き止めます。原因が判明したら、差額分の請求・返金などの処理を行います。

トラブル例②消込忘れ

入金消込作業は月末の締め日にまとめて行われる場合が多く、作業の抜け漏れが発生することがあります。取引先や請求件数が多い企業の場合、消込件数も膨大になります。業務プロセスもより複雑になるため、見落としや入力ミスなどのヒューマンエラーが起こるリスクが高まります。

ヒューマンエラーを防ぐにはダブルチェックを行うことが有効だといえますが、相応のマンパワーが必要となります。

トラブル例③入金が確認できない

期日までに入金が確認できないというトラブルも、入金消込業務ではよく発生します。考えられる主な原因は以下の通りです。

• 支払いを忘れていた
• 請求書を紛失した
• 請求書が届いていない
• 請求書の宛名と振込人名義が異なる
• 支払い能力がない

自社で原因が特定できない場合は速やかに取引先に連絡し、支払い状況を確認する必要があります。取引先のミスであることが判明すれば、改めて入金を依頼します。必要な対処方法は入金が確認できない原因によって変わってきますが、誤って入金の催促をすると信用低下につながるため、正確な情報に則って判断することが重要です。

エクセルを用いた入金消込の注意点

エクセルは導入コストが低く、豊富な機能を駆使することで管理表などを自由にカスタマイズできる、といった利点があります。その一方で、入金消込をエクセルで管理する際は注意すべきポイントがあります。ここでは3つの注意点を紹介します。

注意点①手間がかかる

エクセルを用いた入金消込では、データの入力・転記作業や目視によるデータ照合などにマンパワーを要します。関数やマクロ機能を活用すれば作業を効率化できるとはいえ、人手を介した作業は残ります。そのため、取引先や請求件数が多い場合や、差額などのイレギュラー発生時は処理工数が膨れ上がり、担当者の負担も大きくなってしまいます。

注意点②ヒューマンエラーが発生しやすい

エクセル管理では手入力や目視チェックといった人手を介した作業をゼロにすることは難しいため、ヒューマンエラーが発生しやすいといえます。よくあるトラブル例でご紹介した消込忘れに限らず、単純な入力・転記ミス、データの見間違い、関数の設定ミスなど、様々な人的ミスが起こり得ます。

ミスが発生した場合、原因究明や管理表の修正、関係各所との調整などに多くのマンパワーを費やすことになります。取引先との信頼関係にも関わることですから、ヒューマンエラーは限りなくゼロにしたいところです。

注意点③業務が属人化する

入金消込はミスなく速やかに遂行することが求められるため、経験値やスキルの高い人が担当するケースが多く見受けられます。担当者は管理表に関数やマクロを組み込んで効率化を図りますが、「担当者以外は管理表を理解できない」「担当者が異動や退職をすると業務が回らなくなる」といった状況も生まれやすくなります。

業務が属人化すると共同作業や引き継ぎがしづらく、入金管理業務が滞る要因にもなります。

入金消込はシステム化がおすすめ！メリット4つ

入金消込のさまざまな課題やトラブルは、入金管理業務に対応したシステムを導入することで大幅に改善できます。ここでは、システム導入によって得られるメリットを4つ紹介します。

メリット①消込作業を自動化できる

システムを導入することで、データの入力や突き合わせなど、これまで人の手や目視で行っていた作業の大半を自動化できます。外部のシステムとデータ連携ができるシステムであれば、手間のかかる転記作業も不要になります。作業工数が減り、消込作業をスピーディに遂行できるようになることで、人的リソースをコア業務に振り向けられます。

メリット②ヒューマンエラーを無くせる

システム化によって消込作業を自動化すれば、ほとんどのヒューマンエラーを回避できます。一連のプロセスを正確に処理できるようになることで、二重請求や請求漏れといった取引先の信用低下を招くようなリスクが格段に減りますし、担当者の精神的な負担も軽くなります。

メリット③コストを削減できる

人手を介した作業が減り、入金消込を必要最小限のマンパワーで遂行できるようになるため、人件費を抑えることができます。業務が集中する時期でもスピーディな処理が可能になり、残業代の削減にもつながります。

また、多くの作業がシステム上で完結することで、ペーパーレス化が進み、用紙代や印刷代などのコストも削減可能です。

メリット④誰でも簡単に入金消込ができるようになる

入金消込を自動化できるシステムを導入すれば、業務の属人化を解消できます。複雑なプロセスを踏むことなく、ミスなくスピーディに消込作業を遂行できるようになるため、経理の経験やスキルが不足している人にも業務を任せられます。配置換えや退職などで担当者が代わることになっても、引き継ぎをスムーズに行えることも大きな利点です。

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まとめ

入金消込は重要な経理業務の一つですが、工程が複雑で手間がかかるため、ヒューマンエラーや業務の属人化を招きやすい点に注意が必要です。とくに消込業務をエクセルで管理している場合、繁忙期やトラブルが発生した際は担当者の負担がさらに増大してしまいます。

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