2024.10.16

入金消込とは？注意すべき点と効率化のポイントについて解説

経理の重要な業務のひとつに「入金消込」があります。企業間の取引では、一定期間後に代金を受け取る掛売りが一般的ですが、その際に生じる入金消込は、非常に煩雑でミスが生じやすい作業です。ここでは、入金消込において注意すべき点と効率化のポイントを解説しました。

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目次
入金消込とは
 入金消込の流れ
 消込作業で注意すべきポイント
 入金消込を効率化する方法
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入金消込とは

入金消込とは、取引先から入金が行われた際に、売掛金を消していく作業を指します。取引先から未入金の間は、「売上」ではなく「売掛金」として会計上処理します。そのため、入金確認後に、改めて「売掛金」を消し、「売上」として計上しなければなりません。売掛金を、通帳やネットバンキングの情報と照らし合わせて、取引先、入金金額などを1件1件確認することが求められます。

なお、取引先に支払った金額と、請求書に記載された金額の突き合わせを行い、相違がなければ買掛金として処理する作業は支払消込といいます。

入金消込は、取引先からの未回収の請求を把握でき、非常に重要な業務です。しかし、取引先が増えるほど作業が煩雑になりやすく、経理担当者には正確な作業が求められます。

入金消込の流れ

ここで、エクセルを利用した入金消込の流れについて解説します。

①請求データの作成

「締め請求」と「都度請求」の2種類の請求方法があり、「締め請求」は取引先とあらかじめ決めておいた締め日に該当期間の取引についてまとめて請求を行うもの、「都度請求」は商品やサービスを提供する度に請求を行うものです。継続課金ビジネスの場合、「締め請求」が一般的ですが、「締め請求」では、締め日と歌う語に、その期間中の取引金額をエクセルで集計し、請求金額を確定させます。

②請求書の発行・送付

請求金額が確定したら、請求書の発行・送付に入ります。請求書に記載すべき主な項目は下記の通りです。

・請求書を発行する請求者の企業名、氏名
・請求先の企業名、部署
・取引内容（商品やサービスの内容、単価や数量、合計金額）
・取引金額
・取引年月日
・振込先
・支払い期限

インボイス制度に対応した適格請求書の場合は、登録番号、適用税率ごとに区分した合計金額、消費税等の記載などが必要で注意しましょう。

請求書を発行したら、社内での確認を経て、郵送やメールで送付します。

③入金情報の記録

銀行口座に取引先からの入金を確認したら、入金日・入金名義・入金金額など、記載のある情報を全てエクセルに記録します。企業によっては請求書を送った企業名と、入金に使用された口座の名義が異なる場合があります。事前に振込に使用する口座の名義について確認しておくことが望ましいです。

④売掛金と入金金額の突き合わせ作業

エクセルに記載したデータをもとに、売掛金との突き合わせ作業を行います。同じ企業と複数の取引を行っている場合には、同じ口座から複数回入金が行われることや、まとめて入金が行われることがあります。どの取引に対する入金なのかを、突き合わせ作業によって把握しなければなりません。

取引先からの注文完了の段階では、帳簿の「借方」は「売掛金」、「貸方」は「売上」になっています。入金が確認できたら、「借方」を「預金」、「貸方」を「売掛金」として計上します。

⑤売掛金と入金金額が合致しているか確認

売掛金と入金金額が合致し、消込ができた場合は、作業完了です。入金金額に不足がある場合や、請求書の期日を過ぎても入金が行われない場合には、取引先への確認を行う必要があります。例えば、振込手数料が引かれている場合や、消費税の端数切り捨て、切り上げにより金額が異なる場合があります。

また、請求書が届いていない、忘れていた、期日を勘違いしていた、支払い能力がない、などの理由で入金が行われない場合もあります。

消込作業で注意すべきポイント

①入金消込が正確に行われなかった場合

入金消込は月末などの締め日に集中して行われる場合が多く、「消込忘れ」が生じることがあります。取引件数の多い企業の場合、消込件数は膨大です。入金明細とエクセルのデータを人の手で突き合わせる過程で、ヒューマンエラーが生じます。万が一、消込忘れによって取引先に催促を行ってしまうと、取引先に不信感を与えてしまいかねません。

②消込作業はスピード感が大事

入金消込は、未回収リスクを下げるという点で非常に重要です。取引先から入金が行われなかった場合、迅速に把握し取引先への確認を行わなければ、期日を過ぎれば過ぎるほど取り立てを行えなくなります。売上を確実なものとするためにも、消込作業には高い正確性とスピードが求められます。

③業務の属人化、担当者の負担増加

正確にスピーディに行うべき消込作業は、経験値の高い人に業務が回りやすいです。業務が属人化すると、担当者が異動や退職をした場合に対応できなくなる恐れがあります。

入金消込を効率化する方法

入金消込を効率化するには、2つの方法があります。

・決済手段の変更

銀行振込は入金消込の負担が大きく、ミスも生じやすいですが、他の決済方法の利用することで負担の解消につながります。例えばクレジットカード決済や口座振替では、事前の登録作業が必要ですが、継続的な代金回収に向いている決済手段です。自動で引き落としが行えるため未入金リスクが下げられるだけでなく、請求と決済を紐づけて処理するため、消込作業が効率化します。

コンビニ決済では、請求と決済情報の紐づけが可能ですが、取引先がコンビニに出向いて手続きを行う必要があり、未入金リスクがある点でデメリットです。クレジットカードや口座振替に向いていない若年層、高齢層向けの、単発の決済では重宝することになります。

いずれにしても、決済方法を考慮することで、消込作業の効率化が期待できます。