請求書のペーパーレス化によるメリット、デメリット、進めるポイントについて解説！

請求書のペーパーレス化は、業務効率の向上やコスト削減を実現するだけでなく、法改正や社会環境の変化に対応するための重要な取り組みです。この記事では、請求書ペーパーレス化がすすむ背景やメリットを解説するとともに、実現するための具体的なポイントを分かりやすく紹介します。

請求書の電子化、入金消込の自動化にご興味がある方は、ぜひ「Scalebase ペイメント」にお問い合わせください。

目次
請求書ペーパーレス化の背景
請求書ペーパーレス化のメリット
請求書ペーパーレス化のデメリット
請求書ペーパーレス化を進めるポイント
売上回収まで対応したBtoB向け請求・決済システム「Scalebase ペイメント」

請求書ペーパーレス化の背景

請求書のペーパーレス化が進んでいる背景には、以下のような理由が考えられます。

・法改正による推進
「電子帳簿保存法」の施行により、請求書などのビジネス文書を電子データで保存することが認められるようになりました。特に、2022年の電子帳簿保存法改正では、電子データとして受け取った請求書は電子保存が義務化されるなど、多くの企業が請求書の電子化、ペーパーレス化に取り組む状況になっています。

・新型コロナウイルス感染拡大の影響
コロナ禍でリモートワークが普及したことにより、電子化の必要性が急速に高まり、経理部門のデジタルトランスフォーメーション（DX）が促進されました。

・郵便料金の値上げ
日本郵便は2024年10月に郵便料金の値上げを行いました。これに伴い紙の請求書を郵送するコストが増加したため、請求書の電子化を進める企業が増えています。

請求書ペーパーレス化のメリット

請求書のペーパーレス化には、次のようなメリットがあります。

・業務効率の向上
請求書の作成や送付をシステム化することで、紙の請求書の発行や郵送に伴う手間を省き、作業負担を軽減できます。クラウドサービスを利用すれば、複数の担当者が同じ時間にアクセスして作業や確認を行うことも可能です。請求書作成や送付だけでなく、入金状況の反映も自動化でき、業務全体のスピードアップが実現します。

・コスト削減
ペーパーレス化を行うことで、印刷コストや郵送費を削減できます。さらに、電子請求書はクラウドに保存できるため、保管スペースも必要なく、物理的なスペースの削減も可能です。請求書を郵送で送付した場合には紛失のリスクもありますが、ペーパーレス化を行えば、クラウド保管のため紛失リスクもなくなります。

・発行のしやすさ
電子帳簿保存法に準拠した運用が可能になることで、監査や税務調査の際にスムーズな対応が可能です。また、過去に発行した請求書の検索、再発行や修正も容易に行えます。請求書発行に関する手作業が必要なくなるため、担当者が出社せずとも発行可能であり、リモートワークへの対応がしやすいというメリットもあります。

請求書ペーパーレス化のデメリット

請求書のペーパーレス化には多くのメリットがありますが、同時にデメリットや課題も存在します。

・初期導入コスト
電子請求書システムやクラウドサービスを導入するための初期費用が発生します。同時に、従業員に新しいシステムの操作方法を習得させるための教育コスト、移行に当たっての一時的な工数増加も想定しましょう。

・技術的な課題
システム障害やサーバーダウン、インターネット環境に問題が発生すると、請求書の作成や閲覧が一時的に停止する可能性があります。また、権限者によるアクセス制限を設けたり、一定のセキュリティ要件を満たしているか入念に確認するなどの対策が必要です。

請求書ペーパーレス化を進めるポイント

実際に請求書のペーパーレス化を進める際には、次のような点に注意して行いましょう。

・社内外への周知
請求書のペーパーレス化を実現させるには、取引先の受け入れ準備も必要です。社内外へあらかじめ周知を行い、導入スケジュールや導入メリットなどを共有し理解を得られるようにしましょう。ただし、取引先に紙の請求書を希望された場合は、従来通り郵送を行うなど柔軟な対応が必要です。

・運用ルールの策定
単に請求書の発行を紙から電子媒体へ切り替えるだけでなく、請求書の電子発行をスムーズに行うための社内フローの構築も重要です。現状の業務フローを見直しながら、電子請求書導入に併せて新たな運用ルールの策定を行いましょう。

・セキュリティ対策
請求書には取引先情報や金額などの機密情報が含まれているため、不正アクセスや漏洩が重大なトラブルにつながります。データの暗号化やアクセス権の制限、認証の強化などのセキュリティ対策を行い、安心してペーパーレス化を行える環境を整えましょう。

売上回収まで対応したBtoB向け請求・決済システム「Scalebase ペイメント」

「Scalebase ペイメント」は、法人向けビジネスの主流な決済手段である請求書の発行・送付機能、クレジットカードや口座振替など決済による代金回収、その後の消込や催促をサポートするペイメントシステムです。

・請求書の電子化
・請求書の郵送代行
・請求書に関連する法改正対応（インボイス制度や電子帳簿保存法など）
・決済対応（クレジットカード決済、口座振替）
・各種決済システムへの連携
・入金消込、催促の自動化　

電子請求書発行システムとして紙の業務や費用を削減するだけでなく、売上回収までを「確実に」「ローコスト」で実現するための入金管理機能を備えています。ご興味のある方はぜひお問い合わせください。