請求書の未払いへの対応方法｜入金催促メールの書き方・例文も紹介

請求書の未払いには速やかに対応する必要がありますが、「適切な対応方法がわからない」「催促メールはどのように書けばいいだろうか」という声も聞かれます。本記事では、請求書の未払いが発生した場合の対応の流れや、入金催促メールの書き方・例文をご紹介します。

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目次
請求書の未払いが発生する要因
取引先への入金催促の手順
入金催促メールの書き方とポイント
売上回収まで対応したBtoB向け請求・決済システム「Scalebaseペイメント」

請求書の未払いが発生する要因

なぜ、請求書の未払いが発生するのでしょうか。請求書を送付しても支払いが行われない場合、考えられる要因は次の3つです。

請求書の送付ミス

まず確認すべきは、自社側のミスです。具体的には以下のようなケースが考えられます。

• 経理が受注を把握しておらず、請求書が送付されていなかった
• 請求書の宛先を間違え、別の取引先に送付してしまった
• 請求金額や支払期限など、請求内容に誤りがあった

自社側のミスが要因であると判明した場合は、速やかに取引先へ連絡と謝罪をし、請求書の再発行や支払期限の調整などを行います。

取引先のミス

請求書が正しく送付されているにも関わらず支払いが行われないケースでは、取引先によるミスが考えられます。

• 経理担当者に請求書を回し忘れていた
• 請求書を紛失した／破棄した
• 支払期限を勘違いしていた
• 請求書の承認プロセスに遅延があった

取引先側の手違いなどが判明した場合は、いつまでに入金してもらえるのかを確認し、必要に応じて請求書の再発行などの対応を行います。このとき、相手のミスを非難したりせず、冷静に事実確認を行い、協力的な姿勢で対応することが大切です。

故意の不払い

稀なケースではありますが、経営上の理由から故意に支払わない可能性もあります。大きく2つのケースが考えられます。

• 経営状況の悪化で支払えない／支払いを遅らせている
• 支払能力はあるが、意図的に支払わない

経営状態の悪化を理由に入金の催促・督促を行っても支払われない場合、貸し倒れのリスクが高まります。特に取引先が倒産した場合には、未払金の回収は困難になるため、定期的な与信審査で早期にリスクを察知し、取引条件を見直すなどの対応が必要です。

支払能力があるにも関わらず意図的に支払わない取引先に対しては、法的措置を取ることも検討しましょう。

取引先への入金催促の手順

請求書の未払いが判明した際、いきなり取引先に入金の催促をするとトラブルの元になります。未払いに対しては、以下のように順を追って進めましょう。

1. 請求書の内容や送付状況を確認する
2. 取引先に催促メールを送付する
3. 催促状を送付する
4. 督促状を送付する

一つずつ見ていきます。

1.請求書の内容や送付状況を確認する

最初に行うことは、未払いの要因を特定することです。先述の通り、未払いの要因は自社側のミスの可能性もあります。早計に取引先に催促をすると自社への不信を招く可能性があるため、まずは請求プロセスでミスがなかったかを確認しましょう。

特にチェックすべき項目を以下に挙げます。

• 請求書の送付先（会社名、住所、メールアドレス、部署名など）
• 請求内容（金額、品目、支払期限、支払方法など）
• 送付状況（送付日、送付方法、送付履歴など）

上記に問題がなければ、自社のミスである可能性は低いと判断できます。

2.取引先に催促メールを送付する

自社に不手際がなかったことを確認できたら、請求書の未払いがある旨を取引先に連絡しましょう。電話でも構いませんが、証拠を残すためにも最初の連絡はメールがおすすめです。催促のメールは、一般的に支払期日の翌日～数日以内に送付します。午前中に送付すれば、その日のうちに対応してもらえる可能性があります。

入金催促のメールには、以下のような項目を記載しましょう。

• 対象の請求書の内容（請求書番号、金額、品目など）
• 対応期限
• 振込先情報
• 自社の連絡先

参考までに、催促メールの一例をご紹介します。

【件名】○月分のお支払いについてのご確認 ○○○○株式会社 ○○○部　○○○○様 平素より大変お世話になっております。 先月末に○月分の請求書をお送りしましたが、ご確認いただいておりますでしょうか。 お支払い期日は○月○日でしたが、○月○日現在、当方にてご入金の確認が取れておりません。 お忙しいところ恐れ入りますが、ご状況を確認のうえ、未納の場合は○月○日までに下記へお振り込みいただきますようお願い申し上げます。 請求書番号：○○○○ 金額：○○○○円 品目：○○○○ 支払期限：○○月○○日 お支払いに関してご不明点等がございましたら、お気軽にご連絡ください。 なお、行き違いでお支払いいただいておりました場合は、失礼をご容赦くださいませ。 株式会社○○○○ 住所：○○○○○○ Tel：○○-○○○○-○○○○ e-mail：○○＠○○○○

3.催促状を送付する

メールや電話をしても対応してもらえず、未払いの状態が続いている場合は、催促状を送付します。催促状には法的効力はありませんが、内容証明郵便として送ることで法的手続きを進めるうえでの重要な証拠となります。

催促状では催促メールと同様の項目（請求内容や支払期限など）を記載し、改めて支払いを促します。その際、過去の催促の経緯に触れる一文を添えておきましょう。

＜例＞

○月○日にメールをお送りしましたが、現時点でご入金が確認できておりません。 ○月×日までに、ご連絡または入金をお願いいたします。

4.督促状を送付する

催促状を送付しても入金されない場合は、督促状を送付します。督促状も催促状と同様に取引先に支払いを促す文書ですが、法的措置に進む前の最終通告の意味合いがあります。

法的措置を示唆する一文を添えることで、支払いをさらに強く促すことができます。

＜例＞

○月○日までに入金の確認が取れなかった場合は、やむを得ず法的手続きを進めさせていただきます。

入金催促メールの書き方とポイント

入金催促メールの記載方法に決まりはありませんが、書き方が不適切だと取引先との関係に支障が出る可能性があるため注意が必要です。

催促の連絡をする際は、以下のポイントを意識しましょう。

件名をわかりやすく

多くのメールの中に埋もれてしまわないよう、わかりやすい件名にすることが重要です。一目で用件が伝わる件名であれば、取引先がメールに気づきやすくなり、優先的に対応してもらえる可能性があります。ただし、初回の通知段階であるため、「催促」や「督促」といった強い言葉は控え、以下のようなソフトな表現にしましょう。

＜例＞

・○月分の請求書に関するご確認 ・お支払い状況についてのご確認とお願い

宛名に担当者名も記載する

メールの冒頭に記載する宛名には、社名や部署名だけではなく担当者名も明記しましょう。特に、部署などの代表メールアドレスに送付する場合、担当者名が記載されていないと責任の所在が明確にならず、先方の対応が遅れる可能性があります。メールが担当者に直接届くことで、速やかな確認と対応が期待できます。

クッション言葉を使う

入金催促のメールにはクッション言葉を用い、角が立たないように配慮しましょう。クッション言葉とは、直接的な表現を和らげるために使う言葉やフレーズのことです。

＜例＞

・お手数をおかけしますが ・お忙しいところ恐れ入りますが ・ご対応いただけますと幸いです ・ご確認いただけますでしょうか

催促メールは伝え方によっては相手に不快感を与えることがありますが、クッション言葉を織り交ぜることで相手に過度なプレッシャーを与えずに対応を促すことができます。

行き違いの可能性も考慮する

取引先側の支払い手続きが完了していても、入金が反映されるまでタイムラグが発生することがあります。その間に催促メールを送付する可能性もあるため、本文の最後に行き違いを考慮した一文を入れましょう。

＜例＞

・なお、本メールと行き違いでご送金いただいていた場合は、何卒ご容赦いただけますと幸いです。 ・なお、行き違いでご入金済の場合は、何卒ご容赦くださいませ。

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まとめ

請求書の未払いが発生した場合、自社の請求プロセスに問題がないことを確認した上で取引先に連絡を入れましょう。最初に送付する入金催促のメールでは、支払期限が過ぎていることと、速やかに入金してほしいことを丁寧かつ明確に伝える必要があります。未払いへの対応は骨が折れるものですが、本記事で紹介した手順やポイントを参考に、適切に進めましょう。

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