請求書のメール送付は可能？｜例文・記載する項目・注意点まで解説　

請求書のメール送付は、ビジネスにおいて一般的なものとなりつつあります。しかし、メールで請求書を送る際には、適切な文面の作成や必要事項の記載、注意点を押さえておくことが重要です。本記事では請求書のメール送付について、具体的な例文や記載すべき項目、送付する際の注意点を解説します。

また、BtoB向け継続課金サービスの事業を成功させるためには、ほかにもいくつか押さえるべきポイントがあります。成功のポイントを詳しく知りたい方は「BtoB継続課金ビジネスを成功に導く販売・請求管理」をお読みください。

目次
請求書をメールで送付することは可能？
請求書をメールで送付する際に記載する項目
請求書をメールで送付する際の例文を紹介
請求書をメールで送付する場合の注意点
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請求書をメールで送付することは可能？

請求書のメール送付は、法的にも税務上も問題ありません。PDFファイルなどの電子データをメールに添付したり、専用のシステムを使ってインターネット上で送信したりすることは、紙の請求書を郵送するのと同等の効力があります。

ただし、取引先の中には請求書処理の都合上、メールでの送付に対応できない場合があります。そのため、メールで請求書を送付する前に取引先への確認と了承を得ることが重要です。

多くの企業では、取引において請求書の原本送付が必須とされており、原本がないと取引が進まない場合もあるため、事前の確認がトラブル防止につながります。特に、新規の取引先とのやりとりでは、請求書をメールで送付してもよいかどうかを事前に確認し、了承を得ておくことが望ましいでしょう。

請求書をメールで送付する際に記載する項目

請求書をメールで送付する際に記載する一般的な項目は、以下のとおりです。紙の請求書を郵送する場合もメールで送る場合も、基本的に記載する項目は変わりません。

• 請求書の宛名
• 請求者の名前
• 請求書作成日
• 取引の内容
• 請求金額
• 支払期限
• 振込先

また、適格請求書（インボイス）を出している場合は、以下の項目も記載しましょう。

• インボイス発行事業者の登録番号
• 税率ごとに区分して合計した金額と適用税率
• 消費税額など

これらの項目は、取引先が支払い時に確認するだけでなく、後から取引を特定するのにも役立ちます。

請求書をメールで送付する際の例文を紹介

メールで請求書を送付する場合には、件名や本文が重要です。これは、郵送の場合は送付状を同封しますが、メールでは件名と本文が送付状の役割を担うためです。

ここでは請求書をメールで送付する場合の例文をご紹介します。ケースごとに異なる文例を紹介するので、参考にしてください。

原本を郵送しない場合

メールで請求書を送付し、原本は郵送しない場合の例文は以下のとおりです。

件名【請求書送付】〇月分の請求書 〇〇株式会社 〇〇様 いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇と申します。 〇〇のお取引について、〇月分の請求書を添付ファイルにてお送りいたします。ご確認の上、請求書記載の振込先に〇月〇日までにお振込みいただくようお願い申し上げます。 【請求書情報】 請求書番号：12345 請求金額：100,000円 支払期限：2024年12月31日 請求書の原本は郵送いたしませんが、必要であれば遠慮なくお申し付けください。 ご不明な点がございましたら、以下の連絡先までお問い合わせください。  何卒よろしくお願い申し上げます。 株式会社〇〇　〇〇 TEL：03-1234-5678 MAIL：xxxx@example.com

原本も郵送する場合

取引先企業によっては、保管方法や商習慣の関係で請求書の原本が必要な場合があります。そのため、取引先の希望があれば請求書をメールで送った後に原本も郵送しましょう。

請求書をメールで送付し、原本も郵送する場合の例文は以下のとおりです。

件名【請求書送付】〇月分の請求書 〇〇株式会社 〇〇様 いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇と申します。 〇〇のお取引について、〇月分の請求書を添付ファイルにてお送りいたします。ご確認の上、請求書記載の振込先に〇月〇日までにお振込みいただくようお願い申し上げます。 また、請求書の原本を郵送しておりますので、あわせてご確認いただければ幸いです。 【請求書情報】 請求書番号：12345 請求金額：100,000円 支払期限：2024年12月31日 ご不明な点がございましたら、以下の連絡先までお問い合わせください。  何卒よろしくお願い申し上げます。 株式会社〇〇　〇〇 TEL：03-1234-5678 MAIL：xxxx@example.com

請求書をメールで送付する場合の注意点

請求書をメールで送付する場合には、法律的な観点だけでなく、データの取り扱いや送付方法について3つ注意すべき点があります。

• 電子帳簿保存法に対応する
• 請求書はPDF形式で送る
• 押印の有無を確認しておく

それぞれの内容について詳しく見ていきましょう。

電子帳簿保存法に対応する

請求書をメールで送る際は電子帳簿保存法に対応しておくことが重要です。2022年に施行された電子帳簿保存法の改正により、電子的にやり取りした請求書は、電子データのままで保存することが義務化されました。

2023年12月末までは、経過措置として紙媒体での保存も認められていますが、2024年1月以降はすべての事業者が改正電子帳簿保存法に対応することが求められます。

請求書をメールで送受信する場合や請求書のPDFデータをダウンロードする場合でも、電子帳簿保存法に従った電子保存が必要です。法改正に適切に対応するために、システムの導入・社内ルールの整備・従業員への教育など、必要な準備を計画的に進めていきましょう。

請求書はPDF形式で送る

請求書をメールで送る際は、送付データをPDF形式に変換してから送るようにしましょう。一般的に請求書はWordやExcelを用いて作成されますが、そのまま送ると受信者が誤って編集してしまうなどのトラブルを招く恐れがあります。

そのため、請求書データをメールで送る際にはPDF形式で添付することが望ましいです。これにより、請求書の内容が意図せずに変更されるリスクを避けられます。

押印の有無を確認しておく

請求書をメールで送付する際には、押印が必要かどうかを確認しましょう。多くの企業では、正式な書類であることを証明するために押印を求めることがありますが、法的には必須ではありません。

ただし、取引先によっては押印のない請求書を受け付けない場合もあるため、事前に確認しておくとよいでしょう。押印が必要な場合には電子印鑑を活用することも可能です。電子印鑑を用いることで、法的効力のある押印を行えます。

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まとめ

本記事では請求書のメール送付について、具体的な例文や記載すべき項目、そして送付する際の注意点について解説しました。

請求書のメール送付は法律上問題なく、紙の請求書と同様に有効です。ただし、取引先への事前確認が必要で、原本の郵送も求められることがあります。また、電子帳簿保存法への対応・PDF形式での送付・押印の有無の確認など、いくつかの注意点があります。

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