電子請求書とは｜メリット・デメリット・導入するときの注意点を解説 　　

電子請求書は、紙の請求書に代わる効率的な請求方法として注目を集めています。本記事では、電子請求書の概要からメリット・デメリットまで詳しく解説し、導入を検討している企業が注意すべきポイントについてもお伝えします。

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目次
電子請求書とは
電子請求書を導入するメリット
電子請求書を導入するデメリット
電子請求書を導入するときの注意点
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電子請求書とは

電子請求書は、紙の代わりにデジタルの形で作成・送付される請求書のことです。インターネット上で確認できるため、Web請求書とも呼ばれます。電子請求書は、PDFやXMLなどのファイル形式で作られ、メールや専用のシステムを通じて受け取れます。紙の請求書と違って、印刷や郵送の手間がかからないのが特徴です。

日本では長い間、重要な書類にはハンコを押して、送付状とともに郵送するのが一般的でした。しかし近年では、政府がハンコをなくす方針を打ち出したこともあり、ハンコなしで処理できる電子請求書を導入する企業が増えています。

電子請求書を導入するメリット

電子請求書は多くのメリットがあるため、導入する企業が増えています。具体的なメリットは、次の3つです。

• コストの削減につながる
• 社外からも請求書を発行できる
• 過去の請求書履歴を簡単に検索できる

それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

コストの削減につながる

電子請求書を導入することで、さまざまなコスト削減が見込めます。まず、紙の請求書を発行するには、紙・インク・封筒・郵送料など、多くの費用がかかります。電子請求書に移行することで、これらの費用を大幅に抑えられます。また、請求書を印刷して封筒に入れる手間が省けるため、人件費の削減にもつながるでしょう。

さらに、紙の請求書の保管には物理的なスペースが必要ですが、電子請求書はデジタルデータとして保管できるため、保管スペースのコストも削減できます。このように、電子請求書を使えば、印刷や郵送、保管にかかるお金や手間を大幅に減らせるのです。

社外からも請求書を発行できる

電子請求書を導入すれば、社外など場所を問わずどこからでも請求書を発行できます。従来の紙の請求書では、一般的に社内で発行作業を行う必要がありました。切手などは会社のものを使用し、印刷データの郵送時にダブルチェックが求められるケースもあります。

一方、電子請求書はインターネット環境さえあれば、どこからでも発行が可能です。これにより、出張先やリモートワーク中でも迅速に対応できます。たとえば、営業担当者が取引先で契約を締結した直後に、その場で請求書を発行・送付できるようになります。わざわざオフィスに戻る必要がなくなるため、業務効率化につながるでしょう。

電子請求書の導入により、業務の効率化やコスト削減が期待できるだけでなく、昨今ニーズが高まっているリモートワークの推進にも役立ちます。

過去の請求書履歴を簡単に検索できる

電子請求書を導入することで、過去の請求書履歴を簡単に検索できるようになることも大きなメリットです。電子請求書は、データベースやクラウドサービス上に保存されるため、請求書番号・発行日・取引先名などのキーワードを入力すれば簡単に検索できます。

これにより、必要な情報をすぐに見つけられ、顧客からの問い合わせや再発行などにも素早く対応可能です。一方、紙の請求書はファイリングして管理する必要があるため、膨大な量の書類のなかから特定の請求書を見つけ出すのは多くの時間を要します。

過去のデータ管理が容易な点は、紙の請求書にはない電子データならではのメリットといえるでしょう。

電子請求書を導入するデメリット

多くのメリットがある電子請求書ですが、いくつかデメリットも存在します。

【電子請求書を導入するデメリット】 ・業務フローの再検討が必要になる ・電子請求書に対応していない取引先には個別の対応が必要になる ・システムの導入には一定のコストがかかる

電子請求書システムを導入すると、既存の業務フローの変更が不可欠です。特に、これまで手書きの請求書を発行していた企業にとっては、大幅な見直しが求められるでしょう。

また、取引先が電子請求書に対応していない場合、円滑な導入が難しいことがあります。特に中小企業や個人事業主など、電子請求書の導入が進んでいない場合には、紙の請求書との併用が必要となるケースも想定されます。

加えて、電子請求書システムの導入には、一定の初期費用がかかります。システムの購入や従業員のトレーニングなど、さまざまなコストが発生するため、費用対効果を慎重に検討する必要があるでしょう。

電子請求書を導入するときの注意点

電子請求書は、ペーパーレス化による業務効率化やコスト削減など、多くのメリットがありますが、導入するときにはいくつかの注意点があります。具体的には、以下の3つです。

• 取引先の承認を得てから進める
• 電子帳簿保存法に対応する
• セキュリティ対策を講じる

スムーズな導入のために、それぞれの注意点について詳しく見ていきましょう。

取引先の承認を得てから進める

電子請求書を導入するときは、事前に各取引先の意向を確認して、同意を得ることが重要です。すべての取引先が電子請求書に対応しているわけではないためです。

請求書の電子化は、発行側と受取側の両方の業務フローに影響を与えるため、一方的に進めるのではなく、双方の合意が必要です。取引先のなかには電子請求書に対応できない企業もあるかもしれません。その場合は、該当の企業のみ紙の請求書を発行するなど、柔軟に対応することが求められます。

電子帳簿保存法に対応する

電子請求書を導入するときは、電子帳簿保存法への対応が必要です。電子帳簿保存法とは、企業が電子的に作成した帳簿や書類を保存するための法律です。

2024年1月から、電子的にやりとりした請求書などの取引関係書類は、電子データのまま保存することが義務付けられます。電子帳簿保存法では、電子データで保存する場合、以下の要件を満たす必要があります。

真実性の要件	以下のいずれかの措置を行うこと
	①タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
	②取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付す
	③記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う
	④正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う
可視性の要件	保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
	電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
	検索機能※を確保すること※「前々年または前々会計年度の売上高が5,000万円以下の事業者」、「電子取引データをプリントアウトした書面を、取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理された状態で提示･提出できる事業者」は、検索機能不要

出典：国税庁 PDF「電子帳簿保存法が改正されました」
出典：国税庁PDF「電子帳簿保存法の内容が改正されました」

電子請求書を導入する際は、電子帳簿保存法に対応したシステムを使うことで、業務の効率化と法令遵守を実現できます。

セキュリティ対策を講じる

電子請求書を導入するときは、セキュリティ対策も忘れずに行うことが重要です。電子請求書はインターネットを通じてやり取りされるため、情報漏洩や不正アクセスの危険性があるためです。

電子請求書を安全に使うためには、たとえば以下のようなセキュリティ対策が必要です。

▼データの暗号化：請求書データを暗号化することで、不正アクセスやデータ漏洩を防ぎます。 ▼アクセス制御　：データにアクセスできるユーザーを限定し、適切な権限管理を行います。 ▼バックアップ　：データの定期的なバックアップを行い、データの消失や破損に備えます。 ▼定期的なセキュリティ監査：システムの脆弱性を定期的にチェックし、必要に応じてセキュリティ対策を更新します。

電子請求書を使う際には、セキュリティリスクを理解し、安全な運用を行いましょう。

請求書発行から、売上回収までを「確実に」「ローコスト」で実現！「Scalebase ペイメント」

「Scalebase ペイメント」は、法人向けビジネスの主流な決済手段である請求書の発行・送付機能、クレジットカードや口座振替など決済による代金回収、その後の消込や催促をサポートするペイメントシステムです。
・請求書の電子化
・請求書の郵送代行
・請求書に関連する法改正対応（インボイス制度や電子帳簿保存法など）
・決済対応（クレジットカード決済、口座振替）
・各種決済システムへの連携
・入金消込、催促の自動化

電子請求書発行システムとして紙の業務や費用を削減するだけでなく、売上回収までを「確実に」「ローコスト」で実現するための入金管理機能を備えています。ご興味のある方はぜひお問い合わせください。

まとめ

本記事では、電子請求書の概要・メリットとデメリット・導入を検討している企業が注意すべきポイントについて解説しました。電子請求書は、紙の請求書に代わる効率的な請求方法として注目を集めています。

コスト削減・業務効率化・リモートワーク推進など多くのメリットがある一方、業務フローの見直しや取引先への対応、セキュリティ対策など導入時の注意点もあります。電子請求書の導入を検討している企業は、自社の状況を見極めながら慎重に進めることが重要です。

また、請求書の電子化、入金消込の自動化にご興味がある方は、「Scalebase ペイメント」をぜひチェックしてみてください。