請求書をデジタル化するメリットと導入時のポイントを解説

法改正や郵便料金の値上げなどに伴い、請求書のデジタル化に取り組む企業が増えています。企業にとって、請求書をデジタル化するメリットは大きいですが、導入にあたっては注意点もあります。本記事では、請求書をデジタル化するメリット・デメリットや、電子請求書の導入をスムーズに行うポイントについて解説します。

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目次
請求書のデジタル化とは？
請求書をデジタル化するメリット・デメリット
請求書のデジタル化をスムーズに行うポイント
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請求書のデジタル化とは？

請求書のデジタル化とは、請求書の発行・保存を紙から電子データへと移行することです。デジタル化された請求書は「電子請求書」「Web請求書」「電子インボイス」などと呼ばれ、インターネットを介してやりとりをします。

電子請求書は紙の請求書と同様の法的効力を持ち、税務調査においても証拠書類として認められています。

請求書のデジタル化が進む背景

近年は請求書のデジタル化が急速に進んでいます。その背景には、以下のような要因が挙げられます。

＜電子取引データの保存が義務化＞

改正電子帳簿保存法の施行に伴い、2024年1月1日より電子取引データの保存が完全義務化となりました。電子データで受領した請求書は、紙で印刷せずにデータのまま保存する必要があるため、多くの企業が請求書のデジタル化に取り組んでいます。

＜郵便料金の値上げ＞

2024年10月に郵便料金が改定され、定型の郵便封書は84円から110円に値上がりしました。請求書を紙で郵送している場合は約3割のコスト増加となるため、請求書のデジタル化に舵を切る企業が増えています。

電子請求書の主な種類

電子請求書は、「メール型」「ダウンロード型」「システム型」の3種類に大別されます。

＜メール型＞

Excelなどで作成した請求書をPDF形式に変換し、メールに添付して送付する方法です。手軽に導入できますが、誤送信やデータ管理に留意する必要があります。

＜ダウンロード型＞

PDF化した請求書を、クラウドストレージやファイル転送サービスなどのクラウドサービス上でやりとりする方法です。データの管理や検索がしやすく便利ですが、共有範囲の設定や、ダウンロード期限の管理などを適切に行う必要があります。

＜システム型＞

請求書の作成から送付までシステム上で一元管理する方法です。導入にあたっては従来の業務プロセスを変える必要がありますが、多くの工程を自動化できるため請求業務の正確性やスピードが向上します。

それぞれの特徴を踏まえ、自社に合ったやり方で請求書のデジタル化を進めましょう。

請求書をデジタル化するメリット・デメリット

紙ベースで行っていた請求書業務をデジタル化することは、企業にどのような影響をもたらすでしょうか。ここでは、メリットとデメリットに分けて見ていきます。

メリット

請求書をデジタル化すると、以下のような様々なメリットが得られます。

• 請求書の作成や送付における手作業の削減による業務効率化
• 作業の自動化による人的ミスの削減
• 請求書の印刷代や郵送代、保管場所などのコスト削減
• ペーパーレス化の推進
• 請求書の検索・管理の利便性向上
• 顧客対応や監査対応の円滑化
• テレワークの推進

また、電子請求書ではスピーディに受領ができるため、取引を迅速に完了できます。受領した請求書の保管スペースも不要となるため、電子請求書は発行側・受領側の双方にメリットがあります。

デメリット・注意点

請求書のデジタル化は企業に多くのメリットをもたらしますが、デメリットや注意点も存在します。

• システムの導入やソフトウェアの購入などの初期投資を必要とする
• 従業員をトレーニングする手間や時間がかかる
• 事前に取引先の了承を得る必要がある
• 取引先によっては紙の請求書を発行する必要がある
• セキュリティ対策を十分に行う必要がある

従来の慣れ親しんだやり方を変えることで、担当者の負担が一時的に増える可能性があります。また、すべての取引先がデジタル化に即対応できるとは限らないため、取引先の事情に合わせた柔軟な対応が求められます。

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請求書のデジタル化をスムーズに行うポイント

請求書のデジタル化は、以下のような点に留意しながら進めましょう。

取引先や従業員に周知する

請求書をデジタル化すると、請求書の形式や送付方法などが変わるため、導入にあたっては取引先への通知や説明が不可欠です。請求書がいつから・どのように変わり、取引先にどのような対応をしてもらう必要があるかを丁寧に説明しましょう。その際、デジタル化によるメリットもあわせて伝えると、受け入れてもらいやすくなります。ただし、郵送を希望する取引先に対しては、引き続き紙で発行・送付する必要があります。

また、従業員へ周知することも重要です。請求業務は経理や営業など多くの人が関わるため、説明が不十分なまま運用を始めると混乱を招いてしまいます。新たにシステムやソフトウェアを導入する場合は、操作方法や運用方法を習得するためのトレーニング期間も必要です。

社内外へ周知し理解を得るプロセスを抜かりなく行うことで、電子請求書への移行をスムーズに進めやすくなります。

段階的に導入する

請求書をデジタル化する際は、特定の取引先や部門から順に導入するなど、段階的に進めることが効果的です。一度にデジタル化を進めようとすると、システムや業務プロセスに慣れていない従業員が対応しきれず、請求業務のミスや遅延につながります。また、導入当初は取引先から問い合わせが増えることが想定されるため、その対応やサポートに必要なマンパワーを確保しておかなければ、トラブルが生じることも考えられます。

請求書のデジタル化をスモールスタートで徐々に進めることで、問題が発生した場合も早期に対処できます。その際に得られた知見をもとに運用方法を改善できるため、導入規模をスムーズに拡大しやすくなります。

適切なシステムを選ぶ

請求書のデジタル化を円滑に進めるためには、適切なシステムを選ぶことも重要です。請求書の発行や送付に対応したシステムは数多く存在しますが、電子帳簿保存法やインボイス制度などの法的要件に適合しているかどうかを必ず確認しましょう。

また、請求書には取引先情報や金額などの機密情報が記載されているため、強固なセキュリティ対策が求められます。データの暗号化やアクセス権の制限、認証の強化など、セキュリティ基準を満たしたシステムを選定しましょう。

加えて、他システムとの連携性もチェックしておきたいポイントです。既存の販売管理システムや会計システムと連携できるシステムであれば、一連の請求業務をさらに効率化できます。

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まとめ

請求書をデジタル化することで、手間のかかる請求書の発行・送付を大幅に効率化でき、人的ミスやコストを削減できます。その一方で、移行期には担当者の負担や取引先からの問い合わせが一時的に増える可能性があるため、デジタル化にあたっては社内外へ周知を行い、段階的に進めることをおすすめします。

また、請求書の発行・送付に対応したシステムを導入する際は、法対応の状況やセキュリティ性、連携性をチェックしましょう。

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