2024.10.16

法人間取引における入金管理の業務内容と効率化について詳しく解説

法人間取引において、取引先への請求から入金消込、未入金の場合の対応まで行う入金管理は、売上を回収し企業活動を維持させていくために非常に重要な業務です。その一方で、販売データと入金のデータを正確に処理しなければならず、経理担当者の負担になりやすいです。

今回は、入金管理の業務内容と効率化について解説しました。

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目次
入金管理とは
 入金管理の業務内容
 入金管理のイレギュラー
 入金管理を効率化する方法
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入金管理とは

入金管理とは、取引先に請求した金額の入金がきちんと行われているかを確認する作業のことです。

都度払いの請求では、代金受領後にサービス提供を行うケースもあり、請求から入金確認までの一連の業務はよりスピード感を求められます。掛け売りの場合も、一定期間における、サービス提供内容の取りまとめが必要になり、また継続した取引を行うためにも入金の有無について正しく管理する必要が生じます。

入金管理の業務内容

入金管理の業務内容は下記の通りです。

①請求書・入金管理表の作成

請求管理表などに、取引先ごとに対象取引を集計して、取引先ごとに請求データを作成します。請求データとして必要な情報が主な下記になります。

・請求先の企業名、部署、担当者名
・取引内容（商品やサービスの内容、プラン、単価や数量、合計金額）
・取引年月日や契約期間
・請求タイミングや入金期限

その請求管理表を基に、請求書を作成・送付します。なお、請求書には、請求者の企業名、振込先、インボイス制度の登録番号など、所定の様式に従った項目の記載が必要です。

②入金消込

取引先からの入金が行われたら、入金消込を行います。入金日・入金名義・入金金額などの情報をまとめ、この入金データと請求管理表を照合して、消込を行います。請求データと合致すれば、入金済みのチェックを行いましょう。

なお帳簿上は、取引先からの注文後、未入金の間は「借方」に「売掛金」、「貸方」に「売上」とあげ、入金が確認できたら「借方」を「預金」、「貸方」を「売掛金」として処理します。これで最終的に、売掛金を消すことになります。入金消込は月末などの締め日にまとめて行われることが多く、取引件数が多くなればなるほど、作業も膨大です。正確でスピーディな処理能力が求められます。

→【参考】入金消込とは？注意すべき点と効率化のポイントについて解説

③未入金への対応

入金金額に不足がある場合や、請求書の期日を過ぎても入金が行われない場合には、取引先へ確認し、入金してもらえるよう働きかけなければなりません。期日を過ぎると取り立てが行いにくくなるため、入金確認にはスピード感が求められます。ただし、請求漏れや入金消込漏れなど、必ず自社側にミスがないか確認をして行いましょう。

入金管理のイレギュラー

請求書の金額と入金金額が同じ場合はスムーズに消込を行えますが、なかには入金が行われない、入金は行われたが金額が異なる、などのトラブルが発生することもあります。そのような場合は素早く原因を特定し、対応しなければなりません。

入金が確認できない場合

取引先が忘れている場合もありますが、請求漏れの可能性も考えられます。また、請求書を紛失した（または届いていない）、期限を間違っていたというケースや、相手に支払い能力がないケースも考えられます。企業によっては請求書を送った企業名と、入金に使用された口座の名義が異なる場合があります。
いずれにしろ、まずは自社から送付した請求書とその内容を確認し、取引先への確認を行いましょう。場合によっては契約の見直しをしなければなりません。

入金された金額が請求金額と異なる場合

入金された金額が少ない場合には、振込手数料が勝手に引かれているケースや、経費と買掛金の相殺が行われたケースなどが考えられます。入金された金額が多い場合、複数の取引の金額がまとめて入金された可能性があります。また、端数切り上げ、切り捨てなどの消費税による増減が生じる場合や、単に振込金額を間違えた場合もあります。まずは増減の額がいくらなのかを確認し、素早く原因を解明しましょう。

入金管理を効率化する方法

入金管理の問題点は、以下の2点です。

①業務の属人化
②ヒューマンエラーの可能性

入金消込は月末などの締め日に集中して行われる場合が多く、規模が大きく取引件数の多い企業の場合、消込件数は膨大です。そのため経験値の高い人に業務が回りやすく、業務が属人化すると、担当者が異動や退職をした場合に対応できなくなります。また、エクセルのデータを人の手で突き合わせる過程で、ヒューマンエラーが生じます。

入金管理の効率化には、システムの導入が効果的です。システムの導入により、入金情報の取り込みや、売掛金と入金金額を突き合わせる作業を自動化できます。請求データと入金金額が合わない部分のみ。担当者が確認するだけになるため、対応件数が圧倒的に削減されます。、システムの導入により経験の浅い人でも簡単に入金消込を行うことが可能になり、業務の属人化とヒューマンエラーを防止につながります。