2024.12.10

請求業務は複雑で大変！効率化するシステムの特徴と選び方

請求業務は財務管理を行う上で重要な仕事ですが、「工程が多くて大変」という声も聞かれます。顧客や取引件数が多くなるほど煩雑さは増大するため、効率化が求められます。本記事では、請求業務における課題と業務効率化を実現するシステムの特徴、選び方について解説します。

請求業務における入金管理や入金消込を自動化するシステムにご興味がある方は、サービスの特徴や基本機能がわかる「Scalebase ペイメントサービス資料」をご一読ください。

目次
請求業務は多岐にわたる
 何が大変？アナログな方法で請求業務を行う問題点
 請求業務を効率化するシステムの特徴・選び方
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請求業務は多岐にわたる

請求業務は企業の健全な財務管理に欠かせない業務です。顧客との信頼関係を維持するためにも適切に行う必要がありますが、その業務内容は多岐にわたります。

まずは、請求業務の内容や流れを見ていきましょう。

請求業務とは

そもそも請求業務とは、企業が提供した商品やサービスの代金を、取引先から回収するまでの一連の業務プロセスを指します。収益の正確な計上やキャッシュフローを管理する基盤となるため、取引内容に合わせて正確かつタイムリーに行う必要があります。

企業間の取引において、債権者（売主）が債務者（取引先）に対して支払いを請求する際、一般的な手続きとして請求書を発行します。請求書の発行は法律で義務付けられているわけではありませんが、請求書は取引内容や支払い条件などを明確にし、認識のズレやトラブルを防ぐ役割を果たします。税務処理を正しくスムーズに行うためにも必要不可欠であるため、請求書を発行することが商習慣として定着しています。

請求業務の流れ

請求業務では具体的に何をするのか、一般的な流れを6つのステップに分けてご紹介します。

＜ステップ①＞請求内容の確定

最初に、提供した商品・サービスや単価、数量などの取引内容を確認し、その内容に基づいて請求金額を算出します。この段階でミスがあると誤請求や請求漏れに繋がるため、正確に行う必要があります。

＜ステップ②＞請求書の作成

確定した請求内容をもとに請求書を作成します。請求書の記載内容に法的なルールはありませんが、下記の項目を記載することが望ましいです。

取引先情報（請求先の会社名、住所、担当者名、電話番号など）
取引内容（提供した商品・サービスの詳細、単価、数量など）
請求金額（内訳、総額、消費税額）
発行日
支払い期日
振込先情報

また、請求書を識別しやすくするために、請求書番号を記載するとよいでしょう。

＜ステップ③＞請求書の送付

作成した請求書について社内の承認が得られたら、取引先に送付します。従来は郵送による送付が一般的でしたが、近年はメールや請求書発行システムなどオンラインで送付するケースも増えています。取引先や社内の方針に合わせて、適切な送付方法を選択しましょう。

＜ステップ④＞入金確認

次に、取引先が期日までに支払いを行ったかどうかを確認します。このとき、入金額が請求額と一致しているかも確認しましょう。入金額が合っていない場合は取引先に連絡し、状況に応じて差額分の入金依頼や返金対応などを行います。

＜ステップ⑤＞消込処理

入金確認ができた取引について、消込処理を行います。消込処理とは、会計帳簿に記載した売掛金を消す作業のことで、これにより月次決算や締め作業が行えるようになります。

＜ステップ⑥＞未回収金の催促

期日までに入金確認ができない取引については、取引先に支払いの催促をします。電話やメールで連絡し、それでも支払われない場合は督促状を送付します。

上記のように、請求業務は工程が多く、取引件数が増えれば業務量も増大します。

何が大変？アナログな方法で請求業務を行う問題点

Excelやスプレッドシートなど、手作業が多い管理方法で請求業務を行っている場合、様々な問題が発生しやすくなります。ここでは、3つの問題点をご紹介します。

手間と時間がかかる

Excelやスプレッドシートによる管理では手入力が多くなる上、請求金額の計算も手動で行う必要があります。関数やマクロを用いれば部分的な自動化はできますが、契約形態や課金体系が複雑なビジネスモデル（SaaS、サブスクリプションなど）では限界があり、多くの工程を人手を介して管理しなければなりません。

また、紙の請求書を扱っている場合、印刷・封入・送付の作業にも手間と時間がかかります。顧客数や取引件数が少ない段階ではアナログな管理方法でも事足りますが、事業の成長に伴って請求業務担当者の作業負担は増大します。

ヒューマンエラーが発生しやすい

手作業が多い管理方法では、入力ミスや計算ミスなどのヒューマンエラーが起こる可能性が高まります。些細な入力ミスであっても、請求金額の誤りや請求書の誤送付などの重大なミスに繋がりかねません。また、誤請求や誤送付が発生した場合、請求書の再発行やお詫びの対応などを行う手間もかかります。取引先からの信用低下やトラブルに発展する可能性もあり、アナログな管理方法はリスクが高いと言えるでしょう。

請求書を適切に管理する必要がある

法人の場合、発行した請求書は最低7年間保存することが法律で義務付けられています（欠損金の繰越控除を適用する場合は10年間）。そのため、紙の請求書を扱っている場合、相応の保管スペースを確保し、適切に管理する必要があります。管理方法が不適切だと請求書の紛失や情報の取り出しに時間がかかり、顧客からの問い合わせや監査、税務調査の際にスムーズに対処しづらくなります。