売掛金管理の悩みを解決！エクセル管理の課題とシステム化のメリット

企業の売上や資金繰りを支える売掛金管理は、経営の健全性を左右する重要な業務です。しかし、エクセルを使った管理には多くの課題があり、限界に直面している企業も少なくありません。本記事では、売掛金管理の基本やエクセル管理の課題、そしてシステム化のメリットについて詳しく解説します。

また、特にSaaSビジネスなどの継続課金サービスの事業を成功させるためには、売掛金管理以外にも、押さえるべきポイントがあります。成功のポイントを詳しく知りたい方は「BtoB継続課金ビジネスを成功に導く販売・請求管理」をあわせてお読みください。

目次
売掛金管理の重要性とは？
売掛金管理の基本的な流れ
エクセルによる売掛金管理が抱える課題と解決策
売掛金管理の悩みを解決するシステムの選び方
サブスク事業の契約管理、料金計算、請求・代金回収までを支える「Scalebase」

売掛金管理の重要性とは？

売掛金とは、企業が商品やサービスを提供した際に発生する未回収の代金を指します。これは取引先が将来支払うことを約束している金額であり、企業の資産として帳簿に記録されます。そして、売掛金管理の目的は、「適時かつ確実な代金回収」と「不良債権化の防止」にあります。

売掛金管理は、企業の経営活動を円滑に進める上で欠かせない要素です。それは単なる「未回収の売上代金」の管理にとどまらず、資金繰りや信用リスクの管理に深く関わっているからです。ここでは、売掛金管理が企業経営にとって重要である理由を具体的に解説します。

資金繰りの改善

売掛金は、企業の収益の未回収分として、資産計上されます。この資金が予定通りに回収されなければ、キャッシュフローが悪化し、経営に支障をきたします。売掛金の効率的な管理は、回収率を高め、資金繰りを安定させる要となります。

信用リスクの回避

売掛金は、取引先の信用力を前提とした「信用取引」の結果として発生します。管理が不十分だと、不良債権化するリスクが高まり、経営に深刻な影響を及ぼす可能性があります。

適切な管理は、未払いを未然に防ぎ、取引先との健全な関係維持にも役立ちます。

売掛金管理の基本的な流れ

売掛金管理は、企業が取引先からの未回収売上を適切に管理し、回収するためのプロセスです。売掛金管理には、次の4つのステップがあります。それぞれの内容とポイントを詳しく見ていきましょう。

請求予定表の作成

請求予定表は、取引先ごとの請求内容や支払期日をまとめた一覧表です。これを作成することで、請求漏れを防ぎ、効率的な回収計画を立てることができます。また、月次のキャッシュフロー計画を立てる際にも役立ち、経営判断をサポートします。

（ポイント）

・顧客情報、請求金額、支払期日、商品やサービスの内容を明確に記載します
・取引先ごとに異なる支払条件や期日に対応し、適切に管理します

請求書の発行

請求書は、取引先に代金支払いを促す重要な文書です。正確でわかりやすい内容の請求書を作成することで、支払い遅延やトラブルを防ぐことができます。

（ポイント）
・請求書には、取引先名、請求金額、支払期日、取引内容、振込先情報などを明記します
・必要に応じて契約書の条件や特記事項も記載し、誤解を避けます

入金確認

取引先からの支払いが正しく行われているかを確認するステップです。期日通りの入金が確認できれば問題ありませんが、未入金の場合は速やかなフォロー対応が必要です。

（ポイント）
・銀行口座の入金明細や取引先からの入金通知を確認します。
・エクセルなどで管理する場合は、定期的にデータを更新し、未入金項目を洗い出します
・支払期日を過ぎても入金がない場合は、取引先へ連絡を行い、状況を確認します

入金消込

入金消込は、取引先からの入金情報と売掛金を照合し、帳簿を正確に更新する作業です。このプロセスは財務管理の精度を高める上で重要ですが、特にエクセル管理では手間がかかり、ミスのリスクも高くなります。

（ポイント）
・入金金額と請求書の金額を照合し、一致した項目を売掛金データから消し込みます
・不一致がある場合、その原因を特定してから消込み対応を行います

→サブスクリプションに対応した販売・請求管理システム「Scalebase」

エクセルによる売掛金管理が抱える課題と解決策

売掛金管理において初期投資が不要で手軽なツールとしてエクセルが幅広く利用されています。しかし、顧客数や請求数の増加に伴い、手作業による管理に限界が生じることがあります。ここでは、エクセル管理が抱える具体的な課題とその解決策について解説します。

課題1：顧客数・請求数が増加し、限界に直面する

エクセルでは顧客数や請求データが増えると、スプレッドシートのサイズが膨大になり、過去履歴を含めた管理も煩雑になります。また、複数の担当者が同時に編集する際にはデータの整合性が保てなくなるリスクもあります。

解決策1：データフォーマットの統一を行う

データフォーマットを統一することで、情報の入力ミスや整合性の問題を軽減できます。

例えば、顧客IDや取引コードを導入して、データフォーマットを統一することで、誤入力のリスクを抑え、正確なデータ運用が可能になります。また、フィルタ機能やピボットテーブルを活用した検索や分析も容易になり、付帯する業務効率向上にもつながります。

課題2：料金計算が複雑で請求漏れや誤請求のリスクがある

顧客ごとに取引条件が異なる場合、料金計算や割引適用、税計算などが複雑化します。そのため、エクセルで手動管理する場合、特に計算ミスや請求漏れが発生しやすくなります。

解決策2：料金計算ルールをテンプレート化する

料金計算に関するルールや計算式をテンプレート化することで、誤りを防ぎながら効率的に対応できます。

例えば、エクセルのVLOOKUPやSUMIFといった関数や条件付き書式を活用することで、計算作業を自動化できます。また、標準料金や割引ルールをテンプレートに組み込むと、入力作業も簡略化されるため、業務精度とスピードも向上します。

課題3：請求予定の把握が難しく、事業の見通しも立てづらい

エクセルでは、複数の取引先や請求スケジュールを一括で管理するのが難しく、全体像を把握するのに手間がかかります。そのため、キャッシュフローの予測や経営判断に支障をきたすことがあります。

解決策3：請求予定や支払期限を含めて管理する

請求予定表や支払期限管理を組み込んだシートを作成することで、全体の見通しを可視化し、請求予定を正確に把握できます。これにより、キャッシュフローの予測精度も向上します。

例えば、各取引先の請求予定日、金額、支払期限を一元的に管理する表を作成し、さらに入金予定と実績を比較できるシートを用意することで、請求予定や支払期限の管理が効率的に行えます。

課題4：信用リスク回避のための支払い遅延確認にも手間がかかる

エクセルでは支払い遅延の確認や、未入金データの洗い出しが手作業になるため、取引先ごとの支払状況を効率的に追跡するのが困難です。

解決策4：取引先ごとに支払い状況を可視化する

取引先ごとの支払い状況を一元的に管理する仕組みを構築することで、遅延の有無を即座に確認できる環境を整えます。この仕組みにより、信用リスクを早期に察知し、適切なフォローアップを実施することで未回収リスクを軽減することが可能になります。

例えば、各取引先の支払い履歴や未入金額を記録した専用シートを作成することに加え、支払期限を過ぎた取引先を自動的に強調表示する書式設定を行えば、視覚的にも分かりやすく支払い状況の可視化ができるようになります。

売掛金管理の悩みを解決するシステムの選び方

売掛金管理システムは、煩雑な業務を効率化し、経営の見通しを改善する強力なツールです。しかし、自社に最適なシステムを選ぶには、課題に合致した機能を見極めることが重要です。以下では、システム選定時に注目すべきポイントを解説していきます。

従量課金や日割りなど複雑な料金計算の対応ができること

従量課金や日割り計算に対応できるシステムは、特にSaaSビジネスなど複雑な料金体系を扱う企業にとって不可欠です。この機能により、請求漏れや誤請求のリスクを削減し、手動作業を軽減して業務を効率化します。また、正確な請求処理が可能になることで、顧客満足度の向上にもつながります。

契約情報に基づいた請求データを生成・管理ができること

契約内容に基づいて正確な請求データを自動生成できるシステムは、請求実績や予定の把握を容易にします。これにより、経営計画の策定がスムーズになり、支払い遅延や未回収といったリスクへの迅速な対応が可能になります。さらに、データ管理の正確性が向上することで、信頼性の高い経営判断を下すための基盤が整います。

煩雑な入金管理を自動化するマッチング機能にも対応していること

入金確認や消込作業は、売掛金管理業務の中でも特に労力を要する部分です。これらを自動化するマッチング機能を備えたシステムを導入することで、作業負担を大幅に軽減できます。また、自動化によりミスを防ぎ、未回収の状況を即座に把握できるため、迅速な未収金の回収や信用リスクの回避が可能になります。

サブスク事業の契約管理、料金計算、請求・代金回収までを支える「Scalebase」

SaaS事業における既存顧客の契約管理や請求業務の効率化には、継続課金ビジネスに対応した販売・請求管理システムの導入が挙げられます。ここで、SaaS企業を中心に約200社以上の導入実績を持つ販売・請求管理システム「Scalebase」を紹介します。

Scalebaseは、営業が使用するSalesforceなどのCRM・SFAと、経理が使用する会計ソフトの間に位置するサービスです。サブスクリプションビジネスならではの複雑な契約形態、従量課金において取引量に応じて変動する料率設定、オプション機能の追加などを踏まえた契約変更の履歴管理に対応しています。

請求管理では、Scalebaseで設定した計算式（商品マスタ）と使用量データのインポートによる料金計算、サービス・オプションを組み合わせた合計請求額などを自動で算出し、請求書発行にまで対応。前受収益の管理や会計ソフト連携にまで対応しています。

さらにScalebaseでは、契約・請求データをもとに毎月のMRRや解約率の可視化にも対応しています。毎月、顧客に出す請求のデータをそのまま活用するため、正確な数字を設定なしで可視化します。

継続課金ビジネスの販売戦略・プライシング戦略に最適化された販売・請求管理システムとして、BtoB継続課金ビジネスを展開する200社以上の企業に導入いただいています。

まとめ

売掛金管理は、企業の健全な資金繰りを維持し、信用リスクを回避するために欠かせない重要な業務です。しかし、エクセルによる管理では業務が煩雑化し、ミスが発生しやすいといった限界があります。この機会に、企業の成長を支える基盤として、売掛金管理システムの導入をぜひ検討してみませんか。

また、SaaS事業の成長を支える請求管理業務の効率化でお悩みの場合は、サブスク企業が多く使用する、販売・請求管理システム「Scalebase」をぜひチェックしてみてください。サービスの詳細について知りたい方は「Scalebase（スケールベース）請求書管理の業務効率化」から資料をダウンロードできます。