担当者依存からの脱却。Scalebaseが変える複雑化した請求管理。

請求管理をExcelで行うことの問題点や、Scaebaseによって実現する請求管理の効率化とは。顧客や法務部門とのやり取りの記録、締結した契約の管理などを効率化するサービス「ContractS CLM」を提供するContractS株式会社から、経営管理部 部長の山本裕貴様とメンバーの新井孝志様に、お話を伺いました。

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-導入前に抱えていた課題を教えてください。

新井様：
以前はExcelで請求額を計算し、膨大なデータを決済システムに手入力していたので時間と労力がかかっていました。また、お客様によって支払いや請求書を送る時期などが異なったり、定額と従量サービスで決済のタイミングが違ったりと管理も複雑でした。

加えてこれらの業務をマニュアル化できておらず、1人の担当者に頼りきりになり、ミスのリスクや業務負荷の増加も課題でした。 今後、契約件数が増加することを見据えて、早急に請求管理を効率化する仕組みを整えなければと思い、Scalebaseについて問い合わせました。

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複雑化したExcel管理の負担から抜け出す、Scalebaseが変えた請求から会計までのプロセス

-Scalebaseを選定したポイントは？

新井様：
Scalebaseの問い合わせをする前に、請求書発行や見積作成などもできる契約管理サービスをいくつか検討していたのですが、いずれもSalesforceとの密な連携が前提でした。当社もSalesforceユーザーではあったのですが、当時は請求管理の負荷を軽減することが最優先で、Salesforceの取引先や商品マスタまで整理すると膨大な時間を費やす恐れがありました。いずれSalesforce構成の見直しがあっても良いように、スタンドアローンで利用できる請求管理サービス導入するほうがよい、と考えてScalebaseに決定しました。

お客様ごとに異なる決済タイミングや料金体系などに合わせて柔軟に管理できることに加えて、担当者と密接にコミュニケーションが取れ、疑問や不安をすぐに解消してくれる手厚いサポートも魅力だと思います。導入が始まってから3ヵ月で必要な情報を整理し、その後の1ヵ月でデータ移行と稼働テストを行いました。

-導入効果はいかがですか。

新井様：
これまでExcelで行っていた業務 を、システム化したことで特定の担当者の負担が、大きく軽減できました。細かく変動するお客様の情報や課金モデルの管理、請求額の算出も簡単になったことに加えて、担当者依存の体質から抜け出し、負荷も軽減できました。これで、請求先のマスタはScalebase上で完結できたと思います。

山本様：
副次的なものですが、それまで使っていた決済代行システムを、導入に合わせてScalebaseと連携できる請求書発行・会計サービスに切り替えました。Scalebaseを中心にした環境に整備したことで、請求から会計までのプロセスを効率化できたと思います。

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柔軟な販売と課金管理はすべての企業に必要な要素

-今後のScalebaseに期待することは何ですか。

新井様：
現在は請求書払いのみの対応ですが、当社は請求書とクレジットカードの2種類の支払い方法をご案内しているので、今後、複数の決済方法に柔軟に対応できると非常に助かります。

山本様：
Scalebaseから請求書を発行できないですか？(笑)　そこまでできれば、「Scalebaseさえあればいい」という企業が増えそうですよね。あと、これは個人的な考えですが、契約業務を一元管理する当社のContractS CLMと組み合わせたら、新しい提案ができるんじゃないかと思います。

山本様：
当社は、顧客や法務部門とのやり取りの記録、締結した契約の管理などを効率化するCLM（契約ライフサイクル管理）サービスを提供しています。Scalebaseとは親和性がとても高いと思っています。CRM（顧客管理）サービスで案件を視覚化し、CLMサービスで契約締結、Scalebaseで請求するという流れを作れたら面白いんじゃないかなと。

新井様：
当社では、法務部門に向けたサービス提供にとどまらず、契約締結を軸にした総合的な業務効率化を提案していきたいと考えています。「契約を締結するまで」と「請求して会計処理するまで」がひとつのプラットフォームになれば、企業に必要不可欠なシステムとして市場でさらなる存在感を発揮できるのではないでしょうか。

-それは素敵ですね。ぜひ、企業同士の相乗効果を発揮していきましょう。 最後に、SaaSの管理に困っている会社に向けたメッセージがあればお願いします。

山本様：
現在のScalebaseは、「サブスクリプション向けの契約管理サービス」という印象が強いですが、実際には継続的な課金が発生するビジネスなら、もっと広い領域に価値を示せると思います。BtoBの請求業務をより効率化・改善できるので、「SaaS」や「サブスクリプション」という言葉のイメージに囚われずに、まずはScalebaseを検討してみてはいかがでしょうか。